ENG-19 Confirmer les BVEE et CRSEE dans GEP

But

Mettre à jour et confirmer dans GEP les données relatives aux endroits concernés par les BVEE et CRSEE, incluant les horaires.

Cette opération est essentielle pour actualiser les données du site WEB. Les endroits du BVEE et de la CRSEE ne figurent pas sur les Avis à l’électeur ni sur les cartes de rappel.

 

Informations préalables

Au décret, les données saisies en activités préparatoires sont reprises pour être associées au nouvel événement.

 

Procédure

1. Mettre à jour les données dans GEP

À partir des vérifications faites à ENG-15, se référer à ENG-0.32 – points 1 à 4 seulement

 

2. Mettre à jour l’horaire pour chaque BVEE et CRSEE, s’il y a lieu

Établissements et endroits de gestion  >  Gestion des endroits de gestion  >  Enregistrer les endroits de gestion

Sélectionner, tour à tour, chaque établissement pour lequel il y a un changement à l’horaire :

Pour saisir la dérogation du BVEE :

• Cliquer sur le bouton « Ajouter » dans la section « Dérogation(s) à l’horaire BVEE et CRSEE »;
• Sélectionner le BVEE concerné :
  • Sélectionner le jour approprié dans le champ « Jour calendrier »;
  • Saisir l’heure de début et l’heure de fin de la période non couverte;
  • Cliquer sur « Ajouter », s’il y a lieu, afin d’ajouter d’autres dérogations pour ce BVEE;
• Cliquer sur « OK »;
• Cliquer sur « Sauvegarder » au bas de la fenêtre.

Pour saisir la dérogation de la CRSEE :

• Cliquer sur le bouton « Ajouter » dans la section « Dérogation(s) à l’horaire BVEE et CRSEE »;
• Sélectionner la CRSEE concernée :
  • Sélectionner le jour approprié dans le champ « Jour calendrier »;
  • Saisir l’heure de début et l’heure de fin de la période non couverte;
  • Cliquer sur « Ajouter », s’il y a lieu, afin d’ajouter d’autres dérogations pour cette CRSEE;
• Cliquer sur « OK »;
• Cliquer sur « Sauvegarder » au bas de la fenêtre.

 

3. Confirmer les bureaux et commissions des endroits reliés aux BVEE et CRSEE

La confirmation indique au DGE les choix définitifs pour chaque endroit de gestion.

Établissements et endroits de gestion  >  Gestion des endroits de gestion  >  Enregistrer les endroits de gestion

Dans la liste déroulante du champ «Bureau, commission», choisir la valeur « BVEE ».

• Cliquer sur le bouton « Rechercher »;
• Cliquer sur chaque endroit de gestion concerné par cette valeur;
• Pour chaque bureau/commission BVEE et CRSEE, choisir dans la liste déroulante le statut « C » (confirmé);
• Cliquer sur le bouton « Sauvegarder » au bas de l’écran.

 

Si le statut était à SV (Sélectionné-Validé) à la suite des activités préparatoires, le message suivant s’affichera: OEP2301A: I0006 – Veuillez prendre note que le statut des couvertures ont été validés automatiquement par le système. Une fois enregistrée, la valeur passera automatiquement à CV (Confirmé-Validé). Aucune autre action n’est nécessaire de votre part pour cet endroit de gestion.
Si la valeur demeure à C (Confirmé), le coordonnateur fera une dernière validation et sélectionnera le statut CV (Confirmé-Validé).

 

4.  Vérifier les mises à jour

4.1 Produire les rapports suivants :

Rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés  (OEP2306BR1)	Établissements et endroits de gestion  >  Bureaux, commissions de révision et sections de vote  >  Produire le rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés Sélectionner les bureau(x), commission(s) : CRSEE, BVEE
Rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés  (OEP2306AR1)	Établissements et endroits de gestion  >  Endroits de gestion – Listes et rapports >  Produire le rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés Sélectionner: toutes les vérifications bureau(x), commission(s) : CRSEE, BVEE
Horaire des BVIH et des CRI établis dans une installation d’hébergement ou en milieu rural et dérogations à l’horaire BVEE, s’il y a lieu	Établissements et endroits de gestion  >  Endroits de gestion – Listes et rapports >  Listes de travail Sélectionner dans l’encadré des listes de travail : Horaire des BVIH et des CRI établis dans une installation d’hébergement ou en milieu rural et dérogations à l’horaire BVEE, s’il y a lieu Ce rapport ne présente pas les dérogations à l’horaire CRSEE; seules les dérogations à l’horaire BVEE y sont consignées.

 4.2  Prendre connaissance des données et anomalies relevées sur chacun des rapports

Se référer aux documents suivants :

• Le rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés OEP2306BR1 – Explications des anomalies 

• Le rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés OEP2306AR1 – Explications des anomalies

 

4.3 Au besoin, corriger les données dans GEP en reprenant les étapes précédentes

 

Produire les rapports et ajuster les données autant de fois que nécessaire pour vous assurer de leur justesse.

 

5. Informer son coordonnateur de la fin du travail de mise à jour

Transmettre un courriel à votre coordonnateur avec le libellé suivant : « ENG-19 TERMINÉ ».

Le coordonnateur produira à son tour les rapports de vérification, validera les bureaux et commissions modifiés depuis les activités préparatoires, et modifiera la valeur du statut en la faisant passer de C (Confirmé) à CV (Confirmé-Validé).