PER-65.2 Effectuer le suivi de l’autoformation en ligne

But

S’assurer que les participants à la formation en ligne (scrutateurs et secrétaires BVO ou membres de la TVI) ont réussi l’examen et offrir le soutien nécessaire au besoin.

Informations préalables

Les personnes ayant choisi de suivre l’autoformation en ligne doivent réussir un questionnaire d’évaluation des acquis. C’est l’assistant à la formation qui doit effectuer le suivi des résultats et offrir le soutien nécessaires aux personnes n’ayant pas atteint le seuil de passage. Par la suite, il doit confirmer à l’assistant responsable du mandat Rémunération et finances que la formation a été suivie et indiquer le kilométrage réclamé, le cas échéant.

Procédure

Consulter au besoin la vidéo explicative.

1. Générer le fichier des résultats

Vous devez produire régulièrement le fichier des résultats afin de vérifier le nom des personnes qui ont terminé l’examen et faire le suivi des résultats. 

À partir du bureau de votre portable, cliquer sur l’icône nommée « Portail ». 

Cliquer ensuite sur les 9 points en haut à gauche de la page et sélectionner ensuite l’application Forms.

Vous trouverez les questionnaires que vous avez créés à cet endroit. Cliquer sur le questionnaire pour lequel vous souhaitez vérifier les résultats et choisir l’onglet « Réponses ».

Cliquer ensuite sur le bouton « Ouvrir dans Excel ».

 

 

 

 

Les résultats seront affichés en ordre de date et heure, du plus ancien au plus récent. 

Prenez en note la date et l’heure du dernier résultat. Lorsque vous vérifierez les résultats à nouveau, commencez votre vérification à partir du prochain résultat.

2. Vérifier les résultats et effectuer les suivis appropriés

Vérifiez le résultat obtenu à la colonne « Total points ».

Le seuil de passage a été fixé à 80 % pour la formation des scrutateurs et secrétaires BVO et à 75 % pour les membres de la TVI. 

2.1 Si l’apprenant à atteint le seuil de passage : 

Vous devez transmettre un courriel de confirmation à toutes les personnes qui ont réussi le questionnaire d’évaluation des acquis. Voici un modèle qui peut être utilisé : Modèle de courriel – Succès

Les adresses courriel des participants se trouvent dans le rapport Excel. Vous pouvez simplement les copier-coller dans les destinataires de votre courriel.

Dans Outlook, cliquez sur le bouton afin de vous assurer que les adresses courriel soient correctement saisies. 

Si vous transmettez le courriel de confirmation à plusieurs personnes en même temps, assurez-vous d’inscrire les adresses courriel dans le champ Cci afin que celles-ci ne soient pas visibles par tous.

Transmettez ensuite la liste des apprenants ayant réussi l’examen à l’assistant responsable du mandat Rémunération et finances afin qu’il puisse faire le suivi des séances de formation dans GEP. Assurez-vous d’y inclure le kilométrage réclamé par les participants. Celui-ci apparaît dans le rapport Excel.

Répétez l’opération autant de fois que nécessaire.

2.2 Si l’apprenant n’a pas atteint le seuil de passage : 

Si l’apprenant a obtenu un résultat inférieur à 80%, vérifiez le résultat obtenu à chacune des questions afin d’identifier les aspects les moins bien compris. Les questions et résultats obtenus sont présentés sur des colonnes différentes. 

Communiquer avec les personnes afin d’apporter un complément de formation et d’évaluer si elles sont aptes ou non à assumer les tâches confiées. 

Ne pas demander aux apprenants de refaire l’examen. Il est de votre responsabilité de fournir le complément de formation nécessaire. Au besoin, vous pouvez offrir à l’apprenant de venir suivre une formation en présentiel. Toutefois, l’apprenant ne sera rémunéré que pour une seule séance de formation.

Effectuer les suivis nécessaires auprès de l’assistant au recrutement et de l’assistant à la rémunération et aux finances selon votre évaluation de la compétence du participant.