Embaucher et former l’assistant à l’accessibilité et aux endroits de gestion

Échéancier: Premier jour : Aucun; Dernier jour :

Intervenant et mandat: Directeur du scrutin

But

Embaucher et former l’assistant responsable du mandat accessibilité et endroits de gestion sur ses tâches en vue des activités préparatoires et lui présenter le mandat qu’il assurera en activités préparatoires ainsi qu’en événement.

Informations préalables

Le temps accordé pour la préparation de la rencontre est de 3 heures, elles peuvent être partagées entre le DS et le DAS. Cette rencontre doit se tenir rapidement puisque l’assistant responsable du mandat accessibilité et endroits de gestion doit visiter et évaluer l’ensemble des établissements dans lesquels se tiendront les activités électorales de la circonscription au cours de la première phase des activités préparatoires.

La durée à prévoir pour la rencontre est de 3 h. Le DS et le DAS peuvent être présents. Ces heures sont incluses dans la banque d’heures allouées pour les activités préparatoires.

Pour l’assistant responsable du mandat accessibilité et endroits de gestion, les heures allouées à cette formation sont en sus du nombre d’heures allouées en activités préparatoires. Notez que le temps de déplacement pour se rendre à cette formation et en revenir n’est pas rémunéré, mais le kilométrage est remboursable. Un espace est prévu à cet effet sur la Feuille de présence DGE-520.

Procédure

1. Prendre connaissance de la description du mandat accessibilité et endroits de gestion et des conditions de travail

2. Identifier une personne qui pourrait occuper le poste

Pour ce faire, nous vous suggérons d’avoir recours – dans vos archives – à la liste du personnel ayant travaillé à votre bureau lors du dernier événement. Vous pouvez également faire appel à votre réseau de connaissances. S’il y a lieu, vérifiez auprès d’organismes dont la vocation est de fournir des services aux personnes handicapées. Certaines personnes qualifiées pourraient vouloir s’impliquer et prendre en charge ce type de mandat.

Communiquez avec la personne pressentie pour valider :

son intérêt;
sa disponibilité;
sa qualité d’électeur.

Un modèle de guide d’entrevue est disponible au besoin.

Informez la personne de ses conditions de travail.

3. Convoquer la personne sélectionnée à une rencontre

Après avoir pris connaissance des disponibilités de la personne, établir la date, l’heure et l’endroit où la rencontre aura lieu.

4. Préparer le contenu de la rencontre

Les sujets à aborder sont notamment :

L’accessibilité universelle, les besoins et les particularités des personnes à mobilité réduite (comprendre leur réalité);

la visite des endroits de gestion;
la vérification et l’évaluation de l’accessibilité des locaux pour la tenue d’un événement;
les critères d’évaluation;
la signalétique.

Les documents à préparer et à remettre à l’assistant à l’accessibilité sont :

la description d’emploi du mandat Accessibilité et endroits de gestion;
le Guide accessibilité des locaux pour la tenue d’un événement électoral (DGE-94) – Un exemplaire a été livré dans chaque Kit accessibilité que vous aurez reçu
des exemplaires de la Grille d’évaluation de l’accessibilité (DGE-94.1) en nombre suffisant (selon le nombre d’endroit de gestion à visiter)
- Arbre de décision (DGE-94.3) – aussi dans le Guide
les formulaires suivants :

Les formulaires peuvent aussi être envoyés par courriel à l’assistant après la rencontre.

la liste des endroits de gestion ciblés, c’est-à-dire, ceux utilisés lors du dernier événement et d’autres endroits que vous pourriez convoiter à partir des listes produites DGE-3.4 et DGE-3.5 (les installations d’hébergement et les établissements d’enseignement n’ont pas à être visités au plan de l’accessibilité).

Les liens de documents Médias à préparer pour présentation lors de la rencontre :

le module de formation Analyser l’accessibilité aux endroits de gestion lors du scrutin provincial (le module sera disponible au cours du mois de novembre)
la vidéo Accueil des personnes handicapées lors d’élections provinciales au Québec
la vidéo d’explication pour l’utilisation de l’inclinomètre

5. Préparer des outils à sa disposition pour réaliser ses tâches

Une carte d’identification (ou cocarde) – La personne devra en tout temps porter son identification lors des visites;

Le kit accessibilité comprend :

- 1 Guide Accessibilité des locaux pour la tenue d’un événement électoral
- 1 inclinomètre
- 1 ruban à mesurer
- 1 Surligneur et 2 stylos (bleu et noir)
- 1 tablette rigide
- 1 roulette de ruban adhésif

Des exemplaires de cartes d’affaires pour l’assistant à l’accessibilité DGE-1516

- L’assistant à l’accessibilité visitera des endroits de gestion où la sécurité est primordiale (ex : écoles). Il est aussi recommandé que cette personne puisse laisser ses coordonnées au moyen d’une carte d’affaires.

N.B. Pour produire cette carte (DGE-1516), vous devrez :

télécharger le formulaire DGE-1516 que vous trouverez dans la section Formulaires de la bibliothèque;
ouvrir le formulaire téléchargé avec l’application Adobe Acrobat Reader (clic-droit de souris sur fichier et sélectionner Ouvrir avec Adobe Acrobat Reader);
remplir le formulaire pour l’assistant à l’accessibilité;
insérer un papier approprié/prédécoupé ou cartonné dans la bac lettre de votre imprimante;
imprimer à l’aide de l’icône d’imprimante du formulaire (la page 2 contient 10 exemplaires de cartes).

À moins que le DS ou le DAS n’accompagne l’assistant à l’accessibilité, fournir à ce dernier une lettre Visite de votre établissement par une personne responsable de l’accessibilité des endroits de vote. Celui-ci devra avoir ce document en sa possession tout au long de la visite de chaque endroit de gestion. Vous devez remplir les champs surlignés en jaune et imprimer la lettre.

6. Lors de la rencontre, présenter les aspects administratifs liés à l’embauche, à la rémunération et aux conditions de travail de l’assistant à l’accessibilité et aux endroits de gestion

Feuille de présence DGE-520	Faire remplir et signer la section « Rencontre de formation en Activités préparatoires »
Statut d’indien	Valider si la personne a le statut indien aux fins des retenues d’impôt. Si oui, le noter pour l’inscrire dans GEP lors de l’enregistrement de la feuille de rémunération
Retenues d’impôt	Mentionner qu’il est assujetti à des retenues d’impôt de 10 % à chacun des paliers, provincial et fédéral. Aucune modification de taux n’est acceptée, seule l’exonération d’impôt (aucune retenue) est autorisée. S’il désire n’avoir aucune retenue d’impôt, lui demander de compléter les formulaires TD-1 – Déclaration des crédits d’impôt personnels de l’Agence du revenu du Canada et TP-1015.3 – Déclaration pour la retenue d’impôt de Revenu Québec. Ces formulaires complétés devront être conservés en circonscription dans votre classeur. La demande d’exonération devra être inscrite dans GEP lors de l’enregistrement des feuilles de rémunération;
Spécimen de chèque	Récupérer son spécimen de chèque s’il désire obtenir le dépôt direct;
Documents à remettre	Votre paie DGE-522
Rappeler les conditions de travail	Taux horaire Déplacements Le temps de déplacement pour se rendre et revenir de la séance de formation n’est pas rémunéré Hors événement : Kilométrage remboursable entre le domicile et le lieu de travail à l’intérieur de la circonscription seulement En événement : Kilométrage remboursable à partir du bureau principal seulement (non remboursable entre le domicile et le lieu de travail ou le bureau principal) Pour les autres frais de déplacement, se référer à la Politique sur les frais de déplacement remboursables au personnel électoral (sauf DS et DAS) Utilisation du cellulaire personnel Allocation de 15 $/jour de travail Maximum 45 $ en activités préparatoires Maximum 45 $ en événement Obligation de l’employeur d’accorder un congé sans rémunération à un employé membre du personnel électoral (art. 144 LE) Périodes d’interdiction du travail partisan (art. 139 LE)

7. Présenter le déroulement de la séance et dispenser la formation

À l’aide du mandat Accessibilité et endroits de gestion :

situer le rôle de l’assistant responsable du mandat accessibilité et endroits de gestion et expliquer les tâches à effectuer;
parcourir le Guide, lire attentivement les procédures, les documents de travail et les formulaires;
présenter tous les critères d’accessibilité qui permettent de déterminer l’accessibilité des endroits de gestion ou de le déclarer non accessible;
présenter la grille d’accessibilité et insister sur l’importance de consigner lisiblement et précisément l’information recueillie pour chaque critère;
vérifier sa compréhension par quelques questions;
répondre à ses interrogations.

8. Nommer et assermenter l’assistant à l’accessibilité et aux endroits de gestion

Remplir un formulaire Nomination et serment DGE-2.3 vierge et lui faire signer le tout en deux copies : l’une pour l’assistant, l’autre pour le DS.

Noter qu’en activités préparatoires, comme GEP ne peut produire les formulaires DGE-2.3, ce formulaire vierge est utilisé et doit être dûment rempli et signé.

9. Imprimer et remettre les feuilles de temps à l’assistant à l’accessibilité afin que celui-ci puisse consigner les heures réelles travaillées et le kilométrage effectué

À votre discrétion, les feuilles de temps remplies pourront vous être remises par l’assistant responsable du mandat accessibilité et endroits de gestion pour :

paiement aux deux semaines ou;
à la toute fin des travaux.

Rappelons que le temps de déplacement est en sus de l’enveloppe des heures prévues en phase 1 des activités préparatoires.

Après la formation

10. Enregistrer et soumettre, par l’entremise de GEP, les informations pour la rémunération de l’assistant à l’accessibilité et aux endroits de gestion à la rencontre de formation

À partir de la Feuille de présence DGE-520, enregistrer ses informations dans GEP afin qu’il soit rémunéré pour sa participation à la rencontre.

Le temps de présence à cette formation et le kilométrage, s’il y a lieu, doivent être enregistrés dans la section Formation.

À ce sujet, consulter le document Enregistrer les feuilles de rémunération de l’assistant à l’accessibilité et aux endroits de gestion.

Noter qu’aucune allocation pour l’utilisation du cellulaire personnel n’est accordée lors de cette formation.

Conserver, dans vos dossiers, les documents relatifs à cette rencontre :

Le formulaire DGE-2.3
La feuille de présence DGE-520
Le spécimen de chèque, s’il y a lieu

11. Durant les activités préparatoires, vérifier régulièrement l’avancement des travaux de l’assistant à l’accessibilité

12. Enregistrer les feuilles de rémunération de l’assistant à l’accessibilité et aux endroits de gestion dans GEP pour le travail effectué

À partir des feuilles de temps que vous aurez récupérées auprès de l’assistant à l’accessibilité et aux endroits de gestion, du formulaire DGE-2.3 (pour le NAS) ainsi que du spécimen de chèque reçu lors de la rencontre de formation, enregistrer ses informations dans GEP afin qu’il soit rémunéré pour son travail en activités préparatoires.

Le temps de travail doit être enregistré avec l’activité TRAV-ACT et le temps de déplacement doit être enregistré avec l’activité DEPL.