PER-1.2 Engager le personnel du bureau principal et secondaire

Référence légale

Articles 136, 144, 510 et 512 de la Loi électorale

But

Engager, nommer et assermenter le personnel du bureau principal et secondaire.

Informations préalables

L’embauche et la nomination du personnel du bureau principal et secondaire sont de votre responsabilité. Par contre, vous pouvez déléguer les actions décrites ci-dessous à des membres du personnel de votre bureau (ex. : l’assistant responsable du recrutement peut s’initier à sa tâche en réalisant ces étapes).

Procédure

1. Appeler et engager les assistants et les aides immédiatement ou en cours d’événement lorsque vient le temps, par exemple, d’aménager la salle de formation, de monter les urnes, etc.

Lorsque vous effectuez les appels, n’oubliez pas de mentionner aux personnes qu’elles doivent apporter un spécimen de chèque lors de leur nomination et de leur assermentation si elles désirent se prévaloir du dépôt direct. 

Si le NAS d’une personne débute par un 9, cela signifie que celle-ci n’est pas de citoyenneté canadienne et ne possède pas la qualité d’électeur. Vous devez informer immédiatement la personne qu’elle ne pourra pas travailler pour les élections en cours pour cette raison, et ce, peu importe la catégorie d’emploi. Une fois que ces personnes ont été avisées, assurez-vous que leur dossier soit supprimé de la réserve et, le cas échéant, du module Personnel électoral du système GEP.

Rappel : Séparation des tâches incompatibles – L’assistant responsable de la rémunération et des finances ne peut effectuer, sous aucune considération, les tâches de saisie suivantes dans le système GEP : 1) la création ou la modification d’un dossier d’employé; 2) l’assignation ou la modification d’assignation à un poste ou à une formation. Un assistant ne peut pas être responsable des mandats Rémunération et finances et Recrutement ni avoir un poste d’aide occasionnel (saisie) – préposé au recrutement. 

 

2. Mettre à jour les informations sur le personnel du bureau dans GEP

L’assistant responsable du recrutement met à jour les informations sur le personnel du bureau principal et secondaire dans GEP. Il vous avise dès que la mise à jour est terminée. Par contre, si l’assistant responsable du recrutement n’est pas encore présent en début d’événement, référez-vous à la procédure PER-1.5.

 

3. Autoriser l’utilisation de votre signature électronique sur les formulaires Nomination et serment DGE-2.3 afin de nommer le personnel du bureau

Pour que l’assistant responsable du recrutement soit en mesure de produire les formulaires DGE-2.3 en lot, vous devez autoriser l’utilisation de votre signature électronique sur ceux-ci avant leur impression. En apposant votre signature sur ces formulaires, vous procédez ainsi à la nomination du personnel du bureau principal et secondaire. 

Personnel électoral > Gestion du personnel > Apposer la signature électronique ou destituer le personnel électoral

1. Sélectionner le choix « Apposer la signature électronique » dans la section « Action à effectuer ».
2. Faire un choix dans la section « Sélection pour ».
3. Cliquer sur le bouton « Ajouter » dans la section « Sélectionner-XXX » pour faire afficher la liste selon le choix fait au point 2.
4. Sélectionner un ou des choix. Pour sélectionner tous les éléments, cocher la case dans la première ligne du tableau.
5. Cliquer sur « Ok ». Une liste de personnes s’affiche dans la section « Personnel concerné ».
6. Cliquer sur le bouton « Apposer la signature électronique ».

4. Donner à l’assistant responsable du recrutement l’autorisation de produire les formulaires DGE-2.3

 

5. Recevoir, de la part de l’assistant responsable du recrutement, les formulaires DGE-2.3, les feuilles de temps du personnel et, s’il y a lieu, les documents en lien avec le statut indien et la demande d’exonération d’impôt

 

6. Inviter chaque membre du personnel de votre bureau à lire attentivement le Code de déontologie du personnel du bureau du DS

Vous avez simplement à imprimer une copie du document pour chacun des membres de votre équipe. Ces derniers devront prendre connaissance du document dans son intégralité, puis devront le signer à l’endroit prévu à cet effet en guise d’acception des dispositions prévus dans ce code. Vous devrez récupérer les copies signées, puis les transmettre à l’assistant responsable du recrutement pour archivage.  

 

7. Suivre la formation sur la protection des renseignements personnels

Tous les membres du personnel de votre bureau principal et secondaire doivent obligatoirement suivre la formation portant sur la protection des renseignements personnels. Celle-ci, d’une durée de 30 minutes, est accessible dans la bibliothèque sous l’onglet « formation ».

 

8. Assermenter le personnel du bureau

Le DAS et les assistants peuvent également recevoir le serment.

N’oubliez pas de brocher le spécimen de chèque de la personne avec son formulaire DGE-2.3 lorsque celle-ci le signe.

 

9. Remettre une feuille de temps à chaque employé et lui demander de la remplir au cours de ses journées de travail

Pour les aides, le détail des activités à inscrire sur la feuille de temps se trouve dans la description d’emploi de l’aide général.

 

10. Identifier le personnel du bureau avec un autocollant d’identification

Le personnel du bureau principal et secondaire doit porter, en tout temps, un autocollant afin qu’on puisse facilement les identifier. Ceux-ci sont fournis par Élections Québec :  

• Carton d’identification Directeur ou directrice du scrutin DGE-600;
• Carton d’identification Directeur adjoint ou directrice adjointe du scrutin DGE-601;
• Autocollant d’identification DGE-605 pour toutes les catégories d’emploi.

Afin de prolonger la durée de vie de l’autocollant, il est suggéré que le personnel du bureau l’insère tout simplement dans leur insigne de convention avec corde ACM-39.   

 

11. Remettre les formulaires DGE-2.3 avec les spécimens de chèque brochés, les copies signées du Code d’éthique et de déontologie du personnel de votre bureau et, s’il y a lieu, les documents remplis en lien avec le statut indien et la demande d’exonération d’impôt à l’assistant responsable du recrutement.