But
Enregistrer dans GEP le calendrier des séances de formation du personnel de la révision et du vote élaboré en activités préparatoires par le DS et imprimer deux exemplaires (un pour la rencontre avec les délégués officiels et un pour la rencontre avec les candidats).
Informations préalables
Lors des activités préparatoires, le DS a planifié le calendrier des séances de formation du personnel de la révision et du vote. À cet effet, prenez connaissance de la procédure PER-0.8 pour vous familiariser avec les concepts importants derrière l’élaboration du calendrier.
Pour l’utilisation de GEP, consultez le document de référence Enregistrer et imprimer le calendrier des séances de formation.
Procédure
1. Recevoir du DS le calendrier des séances de formation élaboré en activités préparatoires
2. Imprimer l’index des formations à partir de GEP
Personnel électoral > Formation > Produire l’index des formations
Ce document comprend notamment le nombre d’heures prévues et les catégories d’emploi visées par une formation donnée. Essentiellement, il vous sert de document de référence afin de vous assurer que rien n’a été oublié. En effet, pour certaines catégories d’emploi, plusieurs formations sont requises. Il est donc essentiel de prendre connaissance de l’index des formations pour vous assurer ultimement qu’une personne est convoquée à toutes les séances la concernant.
3. Valider les informations auprès des personnes responsables de dispenser les formations
Vous devez valider :
- les dates et les heures des séances de formation;
- les lieux de formation.
4. Enregistrer les séances de formation dans GEP
Personnel électoral > Formation > Enregistrer les séances de formation
Une fois la saisie effectuée, prendre le temps de vérifier les données enregistrées dans la Liste des séances de formation.
Pour l’autoformation, vous devez d’abord créer une seule séance de formation. Lorsque vous aurez produit les fiches d’appel pour le personnel qui est inscrit à la séance, vous pourrez en créer une seconde et y assigner le nouveau personnel. Procédez de la même façon à chaque fois que vous produirez les fiches d’appel afin d’éviter de générer des doublons.
Attention : Lorsque vous créez une séance pour l’autoformation, vous devez seulement indiquer les informations suivantes :
- Nom du formateur
- Date de la séance (nous recommandons de mettre la date à partir de laquelle vous commencerez à enregistrer du personnel dans la séance de formation)
- Heures : Prévoir une durée de 3 heures, par exemple 8:30 à 11:30.
5. Produire et imprimer le calendrier des séances de formation
Personnel électoral > Formation > Produire le calendrier des séances de formation
Vous devez imprimer un exemplaire :
-
pour la rencontre avec les délégués afin de les informer des séances pour le personnel de la révision;
-
pour la rencontre avec les candidats afin de les informer des séances pour le personnel du vote (BVA, BVIH, BVI-BVDE et BVO).
Prévoyez aussi une copie de cette liste pour l’équipe d’aides qui vous donnera un coup de main pour le recrutement ou encore pour l’assistant responsable du mandat « Soutien administratif ».