Enregistrer les informations financières et effectuer le suivi des séances de formation du personnel du BVA et du BVIH : étape 5a

Échéancier: Premier jour : -10; Dernier jour : -1

Intervenant et mandat: Rémunération et finances

Thème: Rémunération

Références

Tableau des taux et modalités de rémunération du personnel électoral

Politique sur les frais de déplacement remboursables au personnel électoral (sauf DS et DAS)

But

Gérer les informations financières qui permettront de payer le personnel électoral pour les heures travaillées et effectuer le suivi des séances de formation pour s’assurer que le personnel y ayant participé soit rémunéré. Cette procédure doit aussi être suivie pour tout personnel du bureau principal qui entrerait en poste après la première étape de paiement.

Procédure

1. Récupérer les formulaires de nomination et d’assermentation DGE-2.3, de Statut indien ainsi que les spécimens de chèque, s’il y a lieu.

Récupérer, après chaque séance de formation en présentiel, les formulaires d’assermentation et de nomination DGE-2.3 accompagnés des spécimens de chèque.

Pour les séances d’autoformation, les formulaires d’assermentation et de nomination DGE-2.3 seront disponible le lendemain des jours de travail prévu par le personnel concerné. Les spécimens de chèque peuvent être reçu à divers moments, soit par courriel ou en personne.

Pour se prévaloir du dépôt direct, il est OBLIGATOIRE de fournir un spécimen de chèque. Aucun autre document ni coordonnée bancaire manuscrite ne doit être acceptée.

Si des personnes ont demandé de se prévaloir de l’exonération d’impôt (aucune retenue d’impôt), récupérer leurs formulaires TD1 et TP-1015.3 dûment complétés et signés.

2. Corriger les coordonnées erronées ou manquantes, ajouter le consentement et enregistrer les informations financières du personnel électoral dans le système GEP

Suivre les instructions du document Enregistrer les informations financières pour mettre à jour les informations d’identification et enregistrer les informations financières du personnel électoral (coordonnées bancaires, exonération d’impôt…) dans GEP.

3. Produire la liste des informations financières et effectuer les vérifications requises

Il est important de vérifier adéquatement les coordonnées bancaires afin de diminuer le risque d’erreur. En effet, une erreur de saisie dans le numéro de compte bancaire d’une personne, que ce soit dans le numéro de succursale, d’institution ou de compte, engendre des délais de paiement plus long et une augmentation des coûts de traitement.

Personnel électoral > Rémunération – Listes et rapports > Liste des informations financières

Produire la liste des informations financières en sélectionnant l’étape de paiement visée par le personnel traité.

La première section du rapport identifie les personnes dont l’adresse est incomplète ou absente ou dont le NAS est absent. Apporter les corrections nécessaires, car la paie ne pourra être autorisée si les informations sont incomplètes.

Personnel électoral > Rémunération > Enregistrer l’information financière

Procéder ensuite à la vérification des coordonnées bancaires pour le dépôt direct à l’aide de la 2^e section de ce rapport. Comparer les informations inscrites sur les spécimens de chèque à celles contenues dans le rapport. Apporter les corrections, s’il y a lieu.

Après avoir terminé la vérification des coordonnées bancaires, produire de nouveau la liste des informations financières et demander au DS ou au DAS d’identifier une personne pour faire la seconde vérification. Remettre cette liste à cette personne, accompagnée de tous les spécimens de chèque ainsi que de la dernière page de la marche à suivre où on retrouve un exemple de chèque.

Cette personne doit comparer les numéros contenus dans la liste des informations financières avec ceux inscrits sur les spécimens de chèque. Si elle trouve des différences, elle doit les noter sur la liste. Quand la vérification est terminée, cette personne remet tous les documents à l’aide aux finances, qui apporte les derniers correctifs dans GEP, s’il y a lieu.

4. Effectuer le suivi des séances de formation tenues en présentiel

S’assurer que les corrections inscrites manuellement sur les formulaires DGE-2.3 ainsi que sur les Feuilles de présence (OEP1311R1) que l’assistant au recrutement a reçus ont été enregistrées dans GEP avant de faire le suivi de formation.

Attention : Il est primordial d’effectuer adéquatement le suivi des séances de formation avant de commencer à enregistrer les feuilles de rémunération (Produire la paie).

Se servir de la Feuille de présence (OEP1311R1) complétée que vous avez récupérée après la formation pour faire le suivi des séances de formation.

Il est important d’enregistrer la durée réelle de la formation et non la durée prévue. Le temps d’arrêt pour le dîner n’est pas rémunéré. En tenir compte lors du suivi de formation.

Suivre les instructions du document Effectuer le suivi des séances de formation pour effectuer le suivi des séances de formation.

Afin de bien planifier son temps, il est possible d’imprimer en tout temps le calendrier des séances de formation pour connaître à quel moment des suivis devront être effectués.

Personnel électoral > Formation > Produire le calendrier des séances de formation

Quand toutes les données ont été saisies et vérifiées dans GEP, classer tous les documents dans un classeur verrouillé.

5. Effectuer le suivi des séances d’autoformation

Attention : Il est primordial d’effectuer adéquatement le suivi des séances de formation avant de commencer à enregistrer les feuilles de rémunération (Produire la paie).

Certaines séances de formation s’adressant aux scrutateurs, aux secrétaires, ainsi qu’aux membres de la table de vérification de l’identité de l’électeur sont offertes en ligne.

L’assistant à la formation vous transmettra, plusieurs fois pendant l’événement, un fichier de type Excel contenant la liste des personnes ayant suivi la formation en ligne au lieu de la formation en salle.

Chaque fois que vous le recevrez, il s’agira du même ficher, mais avec des personnes supplémentaires à la suite.

Le fichier ressemblera à l’image ci-dessous :

Comme le suivi de ces séances devra se faire à plusieurs reprises pendant l’événement en partant du même fichier, il est donc conseillé, quand vous avez terminé de saisir une série de personnes, de noter le numéro de la dernière ligne dont le suivi a été fait afin de poursuivre à la ligne suivante lors de la réception d’une nouvelle version du fichier.

Pour les séances d’autoformation, la durée réelle est égale à la durée prévue dans la séance.