CAN-2.1 Examiner la déclaration de candidature en ligne et accuser réception

Référence légale

Articles 59, 237 à 247 et 408 de la Loi électorale
Directives du DGE au DS :  DIR-8

But

S’assurer que la déclaration reçue en ligne est, selon toute apparence, conforme aux exigences de la Loi électorale et que tous les documents connexes sont joints. Cette première vérification donne lieu à la signature d’un accusé de réception.

Informations préalables

Le portail des candidatures en ligne permet aux candidat de déposer le formulaire DGE-42 ainsi que tous les autres documents connexes. Pour sa part, le DS peut télécharger ces documents et procéder à la vérification de la déclaration. Le DS doit accéder au portail à partir de l’application PES en cliquant sur »Piloter déclarations de candidatures provinciales en ligne».

Une demande en ligne est accompagnée de l’un des trois statuts suivants:

• En cours: ce statut indique qu’un candidat a débuté une demande en ligne, mais qu’il ne l’a pas encore transmise. Avec ce statut, la demande est modifiable par le candidat. 
• Transmise: ce statut indique qu’un candidat a transmis sa déclaration en ligne. Le DS peut alors télécharger la déclaration et toutes les pièces qui l’accompagnent. Avec ce statut, la déclaration ne peut pas être modifiée. 
• Reçue: ce statut indique au candidat que sa candidature a bien été reçue par le DS et qu’elle est accompagnée par toutes les pièces justificatives pertinentes. Il est recommandé que le DS contacte le candidat potentiel par le moyen le plus approprié pour l’informer de l’avancement de sa demande.

Si un candidat vous informe qu’il a perdu son mot de passe, informez-le qu’il doit cliquer sur Mot de passe oublié? dans la page de connexion du Service de candidatures en ligne. Le code d’utilisateur que le candidat doit saisir est l’adresse courriel qu’il a utilisé lors de la création de son compte.

Procédure

1. Vérifier l’éligibilité du candidat

Une fois le statut de la demande à Transmise, le DS peut consulter le dossier de candidature et entreprendre le processus de vérification. Il doit vérifier si le nom de la personne qui dépose une déclaration de candidature en ligne apparaît sur les listes suivantes, transmises par note de service au  jour -31 :

• Tableau inéligibilité
• Manœuvre électorale frauduleuse

Pour le traitement à appliquer consulter la DIR-8.

2. Imprimer la déclaration et les documents connexes 

Une fois le statut de la demande à Transmise, le DS peut imprimer les éléments du dossier de candidature à partir du portail. Pour ce faire, il doit appuyer sur Consulter le document soumis, puis imprimer le document qui apparaît à l’écran. Il doit réaliser cette opération pour tous les éléments des sections Documents et Pièces justificatives du portail.

3. S’assurer que le candidat a bien inscrit son adresse courriel dans la section Identification de la personne candidate, à la page 1 du formulaire DGE-42

L’adresse courriel permettra au candidat d’avoir accès à la liste électorale et aux documents connexes par l’entremise d’un portail sécurisé.

4. Utiliser le formulaire « Contrôle de la réception de la déclaration de candidature et des documents joints » (DGE-42.3) pour vérifier la présence de tous les éléments requis dans le dossier de candidature

Le formulaire DGE-42.3 est disponible dans la bibliothèque, dans la section « Outils – Formulaires ».

Imprimer le formulaire, le remplir, le signer et le joindre au dossier de candidature.

Voici plusieurs points à vérifier attentivement :

Vous voulez être certain de n’avoir rien oublié ? Faire réviser votre travail par un autre membre du personnel (ex.: par le DAS) est une excellente mesure de contrôle à mettre en place afin de vous assurer que le dossier de candidature est complet.

5. Récupérer le formulaire Engagement à suivre la formation obligatoire DGE-42.6

L’agent officiel et l’adjoint doivent, dans un délai de 10 jours suivant leur nomination, suivre une formation sur le contrôle des dépenses électorales, donnée par le directeur général des élections. Le formulaire DGE-42.6 est requis pour l’inscription à cette formation. Vous devez donc vous assurer qu’il a été dûment complété et que les adresses courriel ont été fournies.

Attention : un formulaire DGE-42.6 manquant n’est pas un motif pour refuser le dépôt d’une déclaration de candidature ou d’en retarder le traitement. Si le formulaire n’est pas remis lors du dépôt de la déclaration de candidature, il peut être retourné par courriel ou par l’entremise du portail ultérieurement. Vous n’avez pas à faire de suivi pour récupérer ce document signé. Dans certaines situations, le formulaire ne sera pas requis. Par exemple, si la formation a déjà été suivi et qu’elle est toujours valide, ou si la personne a déjà joint son engagement à la déclaration de candidature d’un autre candidat. Enfin, toute question en lien avec cette formation obligatoire doit être référée à la Direction du financement des partis politiques (Nous joindre – onglet Autres – Financement).

Même si vous n’êtes pas responsable du suivi des formations obligatoires, vous pouvez vérifier sur le site d’Élections Québec les noms des personnes qui ont respecté cette exigence. Notez toutefois qu’il peut s’écouler de 24 à 48 heures avant que le nom soit affiché sur le site une fois la formation suivie.

6. Récupérer le formulaire Engagement à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels (DGE-17.1-VF ou DGE-17.1-VA)

Ce formulaire doit être signé par le candidat lui-même et vous devez vous assurer que le document est présent dans son dossier de candidature en ligne. Ce document a été élaboré pour répondre aux préoccupations concernant l’importance de protéger les renseignements personnels et de bien informer ceux qui ont le droit d’y avoir accès.

Attention : le formulaire DGE-17.1 n’est pas obligatoire en vertu de la Loi électorale. Ainsi, vous ne devez pas refuser de délivrer l’avis de conformité (voir CAN-3) ou de remettre les listes électorales pour la seule raison que le candidat ne l’a pas signé. Si le formulaire n’est pas remis lors du dépôt de la déclaration de candidature, il peut être retourné par courriel ou par le portail de candidature en ligne ultérieurement.

7. Traitement d’un dossier de candidature incomplet

Après avoir effectué les vérifications, le DS doit informer le candidat des manquements observés et peut le référer au besoin au document DGE-42.2-VF. Le candidat dispose de deux options pour soumettre les éléments manquants:

• Téléverser à nouveau un document entier en écrasant le document initial;
• Téléverser un nouveau document dans les boîtes Documents à la demande du ou de la DS.

L’option de téléverser un document dans les boîtes Documents à la demande du ou de la DS peut être utilisée, par exemple, dans le cas de signatures d’appui manquantes afin d’éviter d’écraser le fichier de candidature DGE-42 déjà existant.

Le DS devra modifier le statut de la demande de Transmise à En cours pour permettre au candidat d’apporter des modifications dans son dossier. Le candidat ne peut pas modifier lui-même les statuts. Le statut passera de nouveau à Transmise lorsque le candidat aura soumis les documents manquants.

8. Accuser réception de la déclaration de candidature (si complète)

• Inscrire la date et l’heure de réception de la candidature sur la dernière page du formulaire DGE-42, à la section Réception, et apposer votre signature;
• Changer le statut de la demande du candidat de En cours à Reçue.

9. Poursuivre avec la procédure CAN-3 Vérifier les signatures d’appui