- Échéancier
- Premier jour : -31 (14 h)
- Dernier jour : -16 (14 h)
- Intervenant et mandat
- Directeur du scrutin
Référence légale
Articles 59, 237 à 247 et 408 de la Loi électorale
Directives du DGE au DS : DIR-8
But
S’assurer que la déclaration est, selon toute apparence, conforme aux exigences de la Loi électorale et que tous les documents requis sont joints. Cette première vérification donne lieu à un accusé de réception qui est remis au candidat.
Procédure
1. Recevoir la déclaration de candidature (DGE-42) au bureau principal à partir de 14 h le 2e jour qui suit le décret, jusqu’à 14 h le jour -16
Toutes les personnes ayant recueilli des signatures d’appui doivent se présenter devant le DS pour prêter serment si elles n’ont pas été assermentées au préalable.
2. Vérifier l’éligibilité du candidat
Vérifier si le nom de la personne qui dépose une déclaration de candidature apparaît sur les listes suivantes, transmises par note de service au jour -31 :
- Tableau inéligibilité
- Manœuvre électorale frauduleuse
Pour le traitement à appliquer consulter la DIR-8.
3. Prendre une photocopie de la pièce d’identité, la certifier conforme à l’aide du formulaire « Pièce d’identité : copie certifiée conforme » (DGE-42.4) et la joindre au dossier du candidat
Le formulaire DGE-42.4 est disponible dans la bibliothèque, dans la section « Outils – Formulaires ».
Imprimer le formulaire, le remplir, le signer et le joindre à la déclaration de candidature.
4. S’assurer que le candidat a bien inscrit son adresse courriel dans la section Identification de la personne candidate, à la page 1 du formulaire DGE-42
L’adresse courriel permettra au candidat d’avoir accès à la liste électorale et aux documents connexes par l’entremise d’un portail sécurisé.
5. S’assurer que le candidat est bien inscrit sur la liste électorale.
- Si le candidat n’est pas inscrit sur la liste électorale avant l’ouverture de la commission de révision: le DS peut remplir avec lui le formulaire DGE-24 Demande d’inscription ou de changement à la liste électorale et le remettre à l’assistant qui occupe le mandat révision. L’assistant pourra alors mettre la demande à Prendre en charge dans GEP. La demande sera traitée par la commission suite à son ouverture.
- Si le candidat n’est pas inscrit à la liste électorale après l’ouverture de la commission de révision: inviter le candidat à se présenter devant la commission de révision pour compléter une demande d’inscription.
6. Utiliser le formulaire « Contrôle de la réception de la déclaration de candidature et des documents joints » (DGE-42.3) pour vérifier la présence de tous les éléments requis dans le dossier de candidature
Le formulaire DGE-42.3 est disponible dans la bibliothèque, dans la section « Outils – Formulaires ».
Imprimer le formulaire, le remplir, le signer et le joindre à la déclaration de candidature.
Voici plusieurs points à vérifier attentivement :
L’adresse sur la pièce d’identité pourrait différer de celle sur la déclaration de candidature (DGE-42). La pièce sert à prouver l’identité du candidat et non son adresse.
Si le nom ou le prénom du candidat sur la déclaration de candidature (DGE-42) n’est pas identique à celui figurant sur la pièce d’identité, valider auprès du candidat s’il s’agit d’une erreur. Porter attention aux traits d’union, aux accents, aux initiales, etc.
Si le nom ou le prénom du candidat sur la déclaration de candidature (DGE-42) diffère de la pièce d’identité, s’assurer que la case relative aux nom et prénom usuels est cochée dans la section Identification de la personne candidate. Dans ce cas, le formulaire DGE-42.1 doit être imprimé, rempli et signé par le candidat et le DS.
Lettre du chef du parti
L'originale de la lettre du chef du parti devrait être présente au dossier de candidature pour tous les candidats de parti politique, à l'exception du chef de parti. Pour sa part, le candidat indépendant doit avoir coché s'il désire que la mention Indépendant apparaisse sur le bulletin de vote ainsi que la langue de la mention.
Coordonnées de l’agent officiel et sa signature
Un agent officiel est obligatoire pour tout candidat, qu’il soit candidat de parti ou candidat indépendant.
Coordonnées du ou des mandataires, leurs signatures et leurs initiales
Un mandataire n’est pas obligatoire. Le candidat peut recueillir les signatures d’appui lui-même. S'il a recueilli des signatures d'appui, les initiales du candidat doivent être apposées sous sa signature, à la page 2 de la déclaration de candidature.
Il est essentiel de s’assurer que les initiales du mandataire sont présentes, tant aux pages 2 et 3 de la déclaration de candidature qu’à côté de chacune des signatures d’appui qu’il a recueillies.
Photographie conforme
La photo doit être signée au verso par l’électeur lui-même avec ses nom et prénom clairement indiqués en lettres moulées ainsi que son appartenance politique ou la mention « indépendant ».
Pour plus d’information, voir le document Informations complémentaires pour remplir une déclaration de candidature DGE-42.2.
La photo jointe à la déclaration de candidature sert à produire le bulletin de vote. Si la photo n’est pas conforme, un candidat peut soumettre une autre photo avant 14 h le 16e jour précédant celui du scrutin, pourvu qu’elle soit conforme aux dispositions du document Informations complémentaires pour remplir une déclaration de candidature DGE-42.2.
L’inscription du nom du candidat en lettres moulées au verso de la photo vise à prévenir les erreurs lors de la confection des bulletins de vote.
Le candidat doit avoir coché la case se rapportant à la photographie à la page 4 de la déclaration de candidature.
Le nombre de signatures d’appui
S’assurer que la déclaration de candidature compte au minimum 100 signatures d’appui et que les adresses des électeurs qui l’ont signée sont complètes : numéro civique, nom de la voie de circulation, municipalité. La vérification de ces signatures avec la liste électorale sera faite ultérieurement.
Toutes les signatures doivent être des signatures originales. Une photocopie est inadmissible.
Le candidat peut appuyer sa propre candidature dans la mesure où son nom est inscrit sur la liste électorale de la circonscription au moment du décret.
Vous voulez être certain de n’avoir rien oublié ? Faire réviser votre travail par un autre membre du personnel (ex.: par le DAS) est une excellente mesure de contrôle à mettre en place afin de vous assurer que le dossier de candidature est complet.
7. Consigner le serment des personnes qui ont recueilli des signatures – candidats et/ou mandataires – à la section « Désignation du ou des mandataires et serment des personnes ayant recueilli les signatures d’appui » du formulaire DGE-42. Inscrire le nombre de signatures recueillies par chaque personne
8. Récupérer le formulaire Engagement à suivre la formation obligatoire DGE-42.6
L’agent officiel et l’adjoint doivent, dans un délai de 10 jours suivant leur nomination, suivre une formation sur le contrôle des dépenses électorales, donnée par le directeur général des élections. Le formulaire DGE-42.6 est requis pour l’inscription à cette formation. Vous devez donc vous assurer qu’il a été dûment complété et que les adresses courriel ont été fournies.
Attention : un formulaire DGE-42.6 manquant n’est pas un motif pour refuser le dépôt d’une déclaration de candidature ou d’en retarder le traitement. Si le formulaire n’est pas remis lors du dépôt de la déclaration de candidature, il peut être retourné par courriel ultérieurement. Vous n’avez pas à faire de suivi pour récupérer ce document signé. Dans certaines situations, le formulaire ne sera pas requis. Par exemple, si la formation a déjà été suivi et qu’elle est toujours valide, ou si la personne a déjà joint son engagement à la déclaration de candidature d’un autre candidat. Enfin, toute question en lien avec cette formation obligatoire doit être référée à la Direction du financement des partis politiques (Nous joindre – onglet Autres – Financement).
Même si vous n’êtes pas responsable du suivi des formations obligatoires, vous pouvez vérifier sur le site d’Élections Québec les noms des personnes qui ont respecté cette exigence. Notez toutefois qu’il peut s’écouler de 24 à 48 heures avant que le nom soit affiché sur le site une fois la formation suivie.
9. Faire signer par le candidat le formulaire Engagement à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels (DGE-17.1-VF ou DGE-17.1-VA)
Ce formulaire doit être signé par le candidat lui-même et vous devez vous assurer qu’il ait en mains le document « La confidentialité des renseignements relatifs aux électeurs » DGE-17.4 . Ces documents ont été élaborés pour répondre aux préoccupations concernant l’importance de protéger les renseignements personnels et de bien informer ceux qui ont le droit d’y avoir accès.
Attention : le formulaire DGE-17.1 n’est pas obligatoire en vertu de la Loi électorale. Ainsi, vous ne devez pas refuser de délivrer l’avis de conformité (voir CAN-3) ou de remettre les listes électorales pour la seule raison que le candidat ne l’a pas signé. Si le formulaire n’est pas remis lors du dépôt de la déclaration de candidature, il peut être retourné par courriel ultérieurement.
10. Dans le cas où la déclaration de candidature s’avère incomplète, inviter la personne à compléter les informations manquantes avant d’en accuser réception
Au besoin, revoir avec le candidat les informations souscrites dans le document DGE-42.2-VF et l’inciter à s’y conformer.
11. Accuser réception de la déclaration de candidature (si complète)
- Inscrire la date et l’heure de réception de la candidature sur la dernière page du formulaire DGE-42, à la section Réception, et apposer votre signature;
- Prendre une copie de la première et de la dernière page de la déclaration de candidature et les remettre au candidat pour servir d’accusé de réception en attentant la vérification des signatures.
12. Informer la personne qu’il faut allouer au moins 2 heures à la vérification des signatures d’appui
Si la personne décide de quitter, s’assurer qu’elle peut être jointe rapidement pour l’informer du résultat de la vérification.