REV-47 Fermer les travaux de la révision ordinaire

But

Terminer le traitement de toutes les demandes de révision ordinaire. 

Informations préalables

À la fin de la période de révision ordinaire, la commission dispose de deux jours (-13 et -12) pour terminer ses travaux après le dernier jour d’ouverture au public (-14).

Procédure

1. Produire le Rapport sur l’état d’avancement des travaux de la révision (DGE-30-CR)

Révision > Rapports sur les travaux de la révision > Rapport sur l’état d’avancement des travaux de la révision CR (DGE-30CR)

Ce rapport présente, par sections de vote touchées, le nombre total de demandes reçues, les demandes en traitement, les demandes traitées et les demandes acceptées. Les demandes de transfert d’électeurs hors Québec sur la liste électorale de la circonscription sont incluses dans les statistiques du rapport.

La commission doit produire ce rapport une première fois le matin. Ceci lui permettra de mesurer le travail à accomplir. Par la suite, elle devrait l’imprimer à nouveau, deux ou trois fois dans la journée, selon le volume de transactions, en s’assurant d’en avoir une version finale à l’heure de clôture des travaux.

Le Rapport sur l’état d’avancement des travaux de la révision remplace l’ancien certificat des résultats de la révision.

 

2. Annuler les demandes incomplètes

L’assistant responsable du mandat supervision de la révision a fait préalablement un examen des demandes incomplètes pour s’assurer qu’elles doivent bien être annulées. Par la suite, la commission de révision doit accéder à chacune des demandes et les annuler en donnant comme motif « Fin de la révision ordinaire ». Toute activité non traitée rattachée à la demande sera aussi éliminée.

 Révision > Rechercher et lister des demandes > 05 Incomplètes (révision)

• Accéder à chacune des demandes
• Sélectionner « Modifier la demande »
• Sélectionner « Annuler la demande »

 

3. Traiter les demandes à l’étude ou à prendre en charge, au besoin

La révision ne peut être fermée s’il reste des demandes à l’étude ou à prendre en charge.

Révision >  Rechercher et lister des demandes > 06 – À l’étude

Révision > Rechercher et lister des demandes > 04 – À prendre en charge

 

Traiter les demandes en suspens :

Doublons	Les activités en suspens concernant les doublons qui ne peuvent être réglées avant la fermeture des travaux de la révision ordinaire pourront l’être pendant la période de révision spéciale. Dans ce cas, il faut laisser le statut à « À faire ».
Électeurs non recoupés	Les demandes de vérification concernant les électeurs non recoupés doivent être terminées en indiquant comme motif : « Électeur non rejoint ».
Électeurs convoqués	Des électeurs pourraient avoir été convoqués pour le dernier jour des travaux de la commission de révision ordinaire. Si certains électeurs convoqués ne se sont pas présentés à 14 h, la commission peut rendre sa décision. Elle pourra la modifier au besoin avant la clôture des travaux à 21h si l’électeur s’est présenté entre-temps.
Avis de décision	Tous les avis de décision doivent avoir été envoyés avant de fermer les travaux.

 

4. Comparer le rapport sur l’état d’avancement avec les dossiers papier

Les dossiers papier doivent concorder avec le rapport. Lors de cette vérification, la commission doit rectifier les erreurs :

• imprimer les documents qui ne l’ont pas été ;
• enregistrer les demandes qui n’ont pas été saisies.

 

5. Signer la version finale du rapport sur l’état d’avancement et le remettre à l’assistant responsable du mandat supervision de la révision

Les trois réviseurs doivent signer le rapport. Si vous ne vous rendez pas au bureau principal, confiez-le au secrétaire (voir le point 7).

 

6. Aviser l’assistant responsable du mandat supervision de la révision de la fin des travaux de la commission de révision

 

7. Au besoin, se rendre au bureau principal

Les réviseurs qui ont terminé tous leurs travaux et n’ont plus d’électeurs à attendre doivent se rendre au bureau principal avec le secrétaire. Ils doivent y apporter tout le matériel.

Pour éviter les déplacements inutiles dans certaines circonscriptions à plus grande étendue, le DS peut décider que seul le secrétaire revient au bureau principal. Dans ce cas, toutes les vérifications du rapport sur l’état d’avancement des travaux de la révision  doivent avoir été faites de manière à ce que qu’il soit exact et signé par les trois réviseurs.

Les réviseurs qui ne se déplacent pas doivent demeurer disponibles jusqu’à 21 h au cas où une question surviendrait.