- Échéancier
- Premier jour : -25
- Dernier jour : -22
- Intervenant et mandat
- Recrutement
But
S’assurer que les divers documents produits par GEP soient à jour et imprimés pour les besoins de chaque formation. Ces documents concernent la nomination et les informations personnelles de chaque participant.
Informations préalables
Les documents à imprimer doivent être le plus à jour possible. L’impression doit donc se faire un peu avant chaque formation, au moment indiqué par le DS. Cette procédure se répète autant de fois que nécessaire au cours d’un événement lors des périodes de formation.
Procédure
1. Produire et imprimer le calendrier des séances de formation pour le personnel de la révision
Personnel électoral > Formation – Listes et rapports > Produire le calendrier des formations
Le calendrier permet à l’assistant responsable du matériel de distinguer les différentes séances et de bien préparer leurs documents respectifs.
Veuillez vous référer au document Imprimer les documents pour la formation.
2. Obtenir l’autorisation du DS pour produire les formulaires Nomination et serment DGE-2.3 pour ce personnel
3. Produire en lot les formulaires DGE-2.3
Personnel électoral > Gestion du personnel > Produire les formulaires de nomination
La date de nomination d’une personne correspond généralement à la date de sa formation. Dans tous les cas, la date de nomination doit être plus petite ou égale au premier jour de travail de la personne.
Veuillez vous référer au document Produire les formulaires de nomination et assermentation DGE-2.3.
Avant d’effectuer cette action, assurez-vous que le DS a confirmé l’utilisation de sa signature électronique. SEUL le directeur du scrutin peut effectuer cette action et elle doit être faite AVANT la production des nominations en lot.
Si la signature du DS n’a pas été apposée sur un formulaire DGE-2.3, vous en serez avisé par l’entremise du Rapport de nomination non produite qui est généré automatiquement à la toute fin de l’impression des formulaires DGE-2.3.
4. Imprimer les feuilles de présence pour chacune des séances de formation pour le personnel de la révision
Personnel électoral > Formation du personnel > Produire les feuilles de présence aux séances de formation
Veuillez vous référer au document Imprimer les documents pour la formation.
Les feuilles de présence pour chacune des séances de formation permettent de recueillir la signature des personnes présentes.
S’assurer qu’il n’y a pas de « X » dans la colonne « À contacter ». Un « X » indique que la personne n’a pas été appelée et qu’elle sera donc absente à la formation. Toutefois, il est possible que la personne ait été appelée, mais que sa présence n’ait pas été confirmée (« Présence confirmée » est à « Non »).
5. Produire les feuilles de temps
Personnel électoral > Gestion du personnel > Produire les feuilles de temps
Veuillez vous référer au document « Produire et imprimer les feuilles de temps ».
6. Imprimer des formulaires DGE-2.3 vierges
Afin de pouvoir nommer et assermenter un participant dont la présence à la formation n’était pas prévue, vous pouvez demander au DS un formulaire DGE-2.3 vierge. Vous n’aurez qu’à l’imprimer en plusieurs copies.
7. Imprimer le formulaire Statut indien et demande d’exonération d’impôt et les autres documents connexes
Lors des séances de formation, il faut demander aux participants s’il y en a parmi eux qui ont le statut indien ou qui désirent demander l’exonération d’impôt (aucune retenue d’impôt).
Avant chaque séance, vous devez imprimer en quelques copies les formulaires suivants :
- Statut indien et demande d’exonération d’impôt;
- TD-1 – Déclaration des crédits d’impôt personnels de l’Agence du revenu du Canada;
- TP-1015.3 – Déclaration pour la retenue d’impôt de Revenu Québec.
Les personnes qui ont le statut indien ou qui désirent se prévaloir de l’exonération d’impôt doivent inscrire leur nom et signer le formulaire Statut indien et demande d’exonération d’impôt.
Les formulaires TD1 et TP-1015.3 ne doivent être remplis que par les personnes désirant n’avoir aucune retenue d’impôt.
Ces documents remplis devront être remis à l’assistant responsable de la rémunération et des finances après chaque séance de formation.