PER-64 Imprimer les documents nécessaires à la formation du personnel du BVO (DGE-2.3 et feuilles de présence)

But

S’assurer que les divers documents produits par GEP soient à jour et imprimés pour les besoins de chaque formation. Ces documents concernent la nomination et les informations personnelles de chaque participant.

Informations préalables

Les documents à imprimer doivent être le plus à jour possible. L’impression doit donc se faire un peu avant chaque formation, au moment indiqué par le DS. Cette procédure se répète autant de fois que nécessaire au cours d’un événement lors des périodes de formation. 

 

Procédure

1. Produire et imprimer le calendrier des séances de formation pour le personnel du BVO

Personnel électoral > Formation – Listes et rapports > Produire le calendrier des formations

Le calendrier permet à l’assistant responsable du matériel de distinguer les différentes séances et de bien préparer leurs documents respectifs.

Veuillez vous référer au document Imprimer les documents pour la formation.

 

2. Imprimer les feuilles de présence aux séances de formation pour le personnel du BVO 

Personnel électoral  > Formation du personnel   > Produire les feuilles de présence aux séances de formation

Veuillez vous référer au document Imprimer les documents pour la formation.

Les feuilles de présence aux séances de formation permettent de recueillir la signature des personnes présentes.

S’assurer qu’il n’y a pas de « X » dans la colonne « À contacter ». Un « X » indique que la personne n’a pas été appelée et qu’elle sera donc absente à la formation. Toutefois, il est possible que la personne ait été appelée, mais que sa présence n’ait pas été confirmée (« Présence confirmée » est à « Non »).

 

3. Obtenir l’autorisation du DS pour produire les formulaires Nomination et serment DGE-2.3 pour ce personnel 

 

4. Produire en lot les formulaires DGE-2.3

Personnel électoral > Gestion du personnel > Produire les formulaires de nomination

Veuillez vous référer au document Produire les formulaires de nomination et assermentation DGE-2.3.

Avant d’effectuer cette action, assurez-vous que le DS a confirmé l’utilisation de sa signature électronique. SEUL le directeur du scrutin peut effectuer cette action et elle doit être faite AVANT la production des nominations en lot.

Si la signature du DS n’a pas été apposée sur un formulaire DGE-2.3, vous en serez avisé par l’entremise du Rapport de nomination non produite qui est généré automatiquement à la toute fin de l’impression des formulaires DGE-2.3.

Pour tous les scrutateurs et les secrétaires BVO et les membres TVI SANS cumul de fonction, les formulaires de nomination et assermentation DGE-2.3 doivent être produits au jour -1 et être remis à l’assistant responsable du mandat matériel. C’est le PRIMO de l’endroit de gestion qui remettra les formulaires au personnel et qui procèdera à l’assermentation. Dans ce cas, la date de nomination correspond au jour de travail de la personne. Pour les autres catégories de personnel (PRIMO et aides-PRIMO), la date de nomination correspond généralement à la date de la formation.

5. Imprimer des formulaires DGE-2.3 vierges

Afin de pouvoir nommer et assermenter un participant dont la présence à la formation n’était pas prévue, vous pouvez demander au DS un formulaire DGE-2.3 vierge. Vous n’aurez qu’à l’imprimer en plusieurs copies.

 

6. Remettre les documents à l’assistant responsable du matériel avant chaque formation