- Échéancier
- Premier jour : -8
- Dernier jour : -1
- Intervenant et mandat
- Recrutement
But
Mettre à jour les informations sur le personnel du BVO dans GEP après une formation.
Informations préalables
En plus de faire la saisie des spécimens de chèque, la personne responsable de la rémunération et des finances s’occupera:
- de faire la saisie des NAS;
- d’inscrire le consentement à communiquer les coordonnées aux paliers scolaire, municipal et fédéral s’il y a lieu;
- d’apporter les ajouts ou les corrections en ce qui concerne les informations contenues dans la section «Identification».
Elle ne peut par contre faire les modifications concernant les nom et prénom du personnel ni changer ou corriger son assignation. Vous êtes responsables de ces modifications.
Procédure
1. Après la formation, recevoir du DS :
- tous les formulaires Nomination et serment DGE-2.3, même ceux des personnes absentes, accompagnés des spécimens de chèque;
- la feuille de présence.
2. Mettre à jour les informations sur le personnel du BVO si des changements sont survenus suite à la formation
Veuillez vous référer aux documents Mettre à jour le dossier de la personne et Ajouter, modifier ou supprimer un mandat .
Au besoin, référez-vous aux documents Gérer les doublons ou Corriger la date de nomination pour un mandat.
Si vous devez retirer une assignation à une personne après qu’elle ait suivi la formation, attention de ne pas supprimer son assignation de formation afin qu’elle puisse être rémunérée pour celle-ci. Veuillez conserver l’assignation, mettre le champ « Occupe l’emploi » à « Non » et indiquer la raison la plus appropriée.
Il est possible qu’un membre du personnel électoral ait rectifié à la main ses renseignements personnels sur le formulaire DGE-2.3 ou sur la feuille de présence lors de la formation. Il pourrait également y avoir des changements dans son assignation.
Assurez-vous de modifier ces informations dans le dossier de la personne (section Identification et Assignation(s)).
Personnel électoral > Gestion du personnel > Enregistrer le personnel électoral
La nomination (DGE-2.3) ne doit pas être réimprimée. Même si des modifications ont été apportées à la main, le formulaire demeure valide.