ENG-0.10 Planifier et transmettre le plan du bureau secondaire

But

Planifier l’aménagement physique des lieux et l’installation des lignes téléphoniques.

Informations préalables

Utiliser les informations recueillies à la procédure ENG-0.9.

Procédure

1. Planifier l’aménagement du bureau secondaire

Se référer à l’exemple d’aménagement du bureau secondaire et à la Liste de l’ameublement et de l’équipement que les DS sont autorisés à se procurer pour les bureaux principal et secondaire.

S’inspirer du document Exemple d’aménagement du bureau de la commission de révision en tenant compte des caractéristiques physiques de l’endroit. Chaque endroit d’une commission de révision comprenant une aire d’attente doit disposer d’une superficie d’environ 400 pieds carrés (37 mètres carrés), et doit permettre l’installation d’une ligne téléphonique à l’usage exclusif du personnel de la commission de révision.

Élaborer le plan d’aménagement en identifiant les principaux espaces (ordinateurs et téléphones inclus) :

• l’accueil;
• une aire d’attente pour les électeurs;
• la CR qui se prolonge en CRS;
• les bureaux de vote BVDS;
• selon les besoins de la circonscription :
  • l’assistant en région;
  • la CRI afin de réaliser certaines tâches administratives avant son départ et à son retour;
  • l’équipe de vote itinérant (BVIH, BVI–BVDE) afin de réaliser certaines tâches administratives avant leur départ et à leur retour;
  • le marquage en lot du vote itinérant et du vote par anticipation;
  • la simulation et la compilation des résultats du vote le soir du scrutin;
  • le dépouillement du vote des BVA, BVIH, BVI–BVDE, BVDS et BVEE (vote intra circonscription exercé dans les établissements d’enseignement);
  • la formation du personnel électoral;
  • l’installation des équipements d’infrastructure informatique (Internet, DUCC, Imprimante multifonction) centralisée en considérant que le signal du réseau sans fil couvre un rayon de 70 pieds;
  • l’espace nécessaire pour l’installation du DUCC est de 24″ de largeur, de 15″ de hauteur et de 18″ de profondeur et le câble d’alimentation électrique est d’une longueur de 15 pieds.

Identifier de façon claire et précise la présence des murs de béton et si le bureau est sur des étages différents. Aménager le bureau de sorte que les postes de travail demeurent dans un rayon de 70 pieds du DUCC et dépourvu d’obstacle apparent tel un mur de béton.

Prendre également en considération l’emplacement des outils de travail : ordinateur, téléphone et photocopieur multifonctions avec télécopieur intégré.

De plus, il faut prévoir l’espace pour :

• le classement des documents de la révision et du BVDS;
• au besoin, l’entreposage et le transit du matériel pour la révision et le vote dans les établissements d’enseignement;
• au besoin, le montage des urnes.

 

2. Planifier l’installation du système téléphonique

Les aspects de cette procédure concernant la téléphonie devront être réalisés lors d’une phase ultérieure des activités préparatoires qui reste à déterminer.

Indiquer sur le plan élaboré au point 1 l’emplacement de l’installation téléphonique. La ligne téléphonique prévue pour le bureau secondaire est celle dédiée à la CR et CRS.

En cas de force majeure, l’installation de prises supplémentaires pourrait être nécessaire mais une telle demande doit être approuvée par l’équipe des ressources matérielles d’Élections Québec.

Pour la préparation des réquisitions téléphoniques, se référer à la procédure ENG-0.27.

 

3. S’assurer de l’accessibilité des lieux

Se référer au document  Guide accessibilité des locaux pour la tenue d’un événement électoral.

Se référer au document Construction d’une rampe d’accès pour préparer la demande de prix, s’il y a lieu.

 

4. Transmettre le plan d’aménagement par GEP

Numériser et transmettre le plan d’aménagement élaboré pour le bureau principal, par l’entremise de GEP. Pour ce faire, consulter le document Transmettre des documents à Élections Québec à partir du point 5.