ENG-0.9 Identifier l’endroit du bureau secondaire, s’il y a lieu

En début d’activités préparatoires, des indicateurs financiers sont déposés dans la bibliothèque, afin de fournir à chaque directeur du scrutin un budget relativement au coût de location pour l’endroit devant servir de bureau secondaire. Ce coût est basé sur :

• le nombre de pieds carrés recommandés;
• les coûts de location des événements antérieurs tenus dans la circonscription, lesquels auront été indexés en dollars de l’année courante.

Le budget de location tient compte des éléments suivants :

• le coût du bail;
• la location du système d’alarme;
• la location de cloisons amovibles;
• toutes autres améliorations locatives nécessaires;
• la location de salles de formation, s’il y a lieu.

Se référer à la Liste des endroits de commission de révision ordinaire DGE-3.3 produite à la procédure ENG-0.2 pour vérifier si des bureaux secondaires ont été utilisés lors du dernier événement. En l'occurrence, le bureau principal figure en tête de liste sur la DGE-3.3, suivis des bureaux secondaires.

À partir de la localisation du bureau principal, déterminer les endroits les plus appropriés pour bien desservir les électeurs. Calculer le nombre de kilomètres séparant le bureau secondaire du bureau principal.

Pour tout ajout ou retrait d’un bureau secondaire, communiquer avec votre coordonnateur afin d’obtenir l’approbation du DGE.

• le local doit être disponible pour une durée de 3 à 5 semaines. Cette période doit obligatoirement inclure le jours -21 à -4.

Si vous prévoyez utiliser le bureau secondaire pour la formation et/ou le dépouillement, prendre entente avec le locateur pour faire débuter la location un peu plus tard (le bureau secondaire est rarement utilisé avant le jour -21, qui correspond au début de la révision ordinaire).

• modèle idéal: d’une superficie d’environ 1200 pieds carrés (112 mètres carrés)  ou de 2863 pieds carrés (266 mètres carrés) lorsque le bureau secondaire contient une salle de formation, sur un seul palier, sans murs de séparation en béton, respectant de nouvelles considérations technologiques afin d’assurer un environnement technologique fonctionnel et performant :
  • les technologies déployées dans les bureaux de circonscriptions reposent principalement sur l’utilisation d’un accès Internet à haute vitesse, d’un réseau sans-fil pour relier les postes portables et d’un réseau cellulaire qui pourra être utilisé comme relève en cas d’une panne du fournisseur Internet ;
  • le bureau doit permettre l’utilisation du réseau cellulaire LTE (éviter les sous-sols); vous assurer de vérifier l’accès au réseau à l’aide du DAU fourni pour les résidences des DS
  • l’installation d’un accès Internet Haute Vitesse doit être possible
  • l’utilisation du MIT pour le branchement d’un téléphone mono ligne et de 3 ordinateurs au réseau internet haute vitesse sans fil doit être possible.

• Ces considérations techniques sont de première importance pour le fonctionnement des systèmes en événement. En cas de doute ou pour toute question, contacter votre coordonnateur.

• la superficie doit permettre l'espace pour :
  • l'accueil;
  • une commission de révision ordinaire se prolongeant en commission de révision spéciale;
  • au minimum deux bureau de vote avec une aire d’attente pour les électeurs pour le vote au bureau du directeur du scrutin (BVDS) – se référer au point 7 de la présente procédure;
  • selon les besoins de la circonscription :
    • que la commission de révision itinérante puisse réaliser certaines tâches administratives avant son départ et à son retour;
    • que les équipes de vote itinérant puissent réaliser certaines tâches administratives avant leur départ et à leur retour;
    • l’entreposage et le transit du matériel pour la révision et le vote dans les établissements d’enseignement – l’espace consacré varie selon le nombre d’établissements d’enseignement de votre circonscription. Au besoin, communiquer avec votre coordonnateur;
    • le marquage en lot du vote itinérant et par anticipation;
    • idéalement, le dépouillement des différents votes anticipés : BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVEE (vote intra circonscription exercé dans les établissements d’enseignement) et BVDS. Si l’espace est trop restreint, vous devrez prévoir d’autres locaux pour le dépouillement de ces votes – se référer à ENG-0.7;
    • la compilation des résultats du vote le soir du scrutin;
    • idéalement, la formation du personnel électoral en région : prévoir un espace pouvant contenir des groupes de 30 à 50 personnes, des chaises,  des tables et de l'équipement audio-visuel – cet espace est de préférence fermé afin d'éviter la perturbation du travail du personnel et de permettre la concentration des participants durant la formation. Si le bureau n’est pas adéquat pour ce volet, vous devrez prévoir d’autres locaux pour la formation – se référer à ENG-0.7.

• accessible aux personnes à mobilité réduite – se référer au document Guide accessibilité des locaux pour la tenue d’un événement électoral;

• facile d’accès pour les électeurs, central par rapport à la population et aux services de transport en commun ou au réseau routier;

• comprenant des espaces de stationnement;

• permettant l’installation de 2 lignes téléphoniques (selon les besoins), d'une ligne pour Internet et d'une ligne pour un télécopieur;

• situé dans un édifice public ou commercial;

• non situé dans le même édifice que celui où se trouvent les bureaux de campagne des candidats ou des partis politiques;

• acceptant idéalement l’affichage intérieur et extérieur.

Si l’endroit privilégié nécessite l’aménagement d’une rampe d’accès, informer votre coordonnateur et vous référer au document Construction d’une rampe d’accès.

Une autorisation est nécessaire en cas de dépassement du montant pré-autorisé par le directeur général des élections (montant indiqué dans les indicateurs financiers au moment des activités préparatoires); vous adresser à votre coordonnateur, le cas échéant.

Les aspects de cette procédure concernant la téléphonie devront être réalisés lors d’une phase ultérieure des activités préparatoires qui reste à déterminer.

La compagnie peut ainsi s’assurer que les locaux choisis disposent des infrastructures nécessaires à l’installation du système téléphonique et de l'accès à Internet haute vitesse, avant même la signature du bail conditionnel. L’évaluation de l’infrastructure peut ensuite influencer le choix de votre local.

Consulter la Liste des compagnies de téléphone et leurs coordonnées par circonscription électorale pour connaître la compagnie qui dessert la circonscription.

Afin de planifier l’aménagement des lieux, obtenir un plan de l’espace retenu et prendre note des caractéristiques physiques du local, de ses dimensions et de l’emplacement des portes d’accès, des fenêtres et des prises électriques.

Une ligne filaire est obligatoire dans le bureau secondaire avec téléphones et télécopieur. Un lien internet efficace et sécuritaire est aussi exigé.

Recueillir également les informations suivantes :

• nom et adresse de l’établissement;
• identification du local (lieu spécifique);
• adresse exacte du local, si différente de l’établissement;
• noms et coordonnées des contacts;
• superficie;
• accessibilité;
• possibilités de stationnement;
• présence d’un système d’alarme;
• nom et coordonnées du fournisseur du système d’alarme, et nom et coordonnées du contact associé à ce fournisseur
• autres renseignements requis pour compléter le bail conditionnel DGE-18.1-VF;
• nombre de kilomètres séparant le bureau secondaire du bureau principal.

Pour l’aménagement des lieux, se référer ENG-0.10.

Même si la révision informatisée permet à tout électeur de se rendre à la commission de révision qui lui convient le mieux, celle à laquelle l’Avis à l’électeur et le site du DGE l’inviteront à se rendre est celle qui est la plus proche de son domicile.

Le DS doit associer chacune des sections de vote de la circonscription à une seule CR, ainsi qu'à une seule CRS.

Déterminer les sections de vote à rattacher à la CR et à la CRS du bureau principal versus celles à rattacher au bureau secondaire.

Les listes produites à la procédure ENG-0.2 peuvent être utiles pour connaître le territoire défini pour chaque commission de révision lors du dernier événement. Toutefois, en présence d’une nouvelle carte électorale ou d’une redélimitation des sections de vote depuis le dernier événement, vous devez être vigilants et apporter les ajustements requis.

7.1 Évaluer le nombre de bureaux de vote au bureau secondaire du DS (BVDS)

D’office, un BVDS doit être installé au bureau secondaire du DS, et servira également à recevoir le vote hors circonscription. Pour évaluer le nombre de bureaux requis, tenir compte des éléments suivants :

• l’affluence au vote au bureau secondaire lors du dernier événement;
• le nombre d’étudiants ou de travailleurs domiciliés temporairement sur le territoire de votre circonscription;
• la proximité de collèges et d’universités, une forte concentration de logements et de chambres pour étudiants;
• l’achalandage dans les environs du bureau secondaire (ex. centre commercial);
• la possibilité d’ajouter des bureaux avant ou après les séances de formation du personnel électoral, de manière à permettre au personnel électoral de se prévaloir de ce type de vote – il faut toutefois respecter les périodes prévues pour le BVDS.

Lors d’une élection partielle tenue pour une seule circonscription, il n’y a pas de vote hors circonscription.

7.2 Attribuer un numéro séquentiel à chaque bureau

Dans GEP, les bureaux associés au vote au bureau du directeur du scrutin sont identifiés par l’acronyme BVDS. Le BVDS-1 est toujours associé à l’endroit du bureau principal.

S’il existe un bureau secondaire,  BSDS-1, le système créera automatiquement le bureau BVDS-2.

Dans ces conditions, si d’autres BVDS doivent être ajoutés au bureau secondaire, il faudra leur attribuer des numéros séquentiels qui tiendront compte de ceux déjà enregistrés automatiquement dans le système pour le ou les bureaux secondaires. À ce stade-ci, ne faites que consigner sur papier les numéros à attribuer aux BVDS supplémentaires. Ce n’est qu’à la procédure ENG-0.10 que vous aurez à saisir l’information dans GEP.

Identifier si nécessaire un autre local pour la tenue de certaines activités si l’espace est trop restreint au bureau secondaire, particulièrement pour la formation des grands groupes ou pour le dépouillement du vote.  Dans l’affirmative, se référer à la procédure ENG-0.7.

Pour les circonscriptions électorales dont certaines sections de vote sont concernées par des mesures particulières: Le DS peut déterminer un lieu pour le dépouillement du vote le jour du scrutin lorsque les urnes ne peuvent être dépouillées dans le lieu où le vote a été exercé.

Le bail conditionnel DGE-18.1-VF est signé par le DS et le locateur. S’il est signé par un représentant du locateur, obtenir aussi une copie signée de la résolution précisant qu’il est le représentant attitré et la date à laquelle il a été désigné comme tel.

En page 3 du bail, dans le haut, cocher "Bureau secondaire" et compléter avec les dates requises. Dans la majorité des cas, la date d'occupation à inscrire est le 8 septembre 2022.
En page 4 du bail:
     - cocher "Bureau secondaire"
     - clause 4), inscrire la date suivante : 31 décembre 2022

Si le locateur ne veut s’engager que verbalement, vous devez confirmer le tout par courriel à votre coordonnateur.

Au besoin, se référer au document Bail conditionnel et entente verbale.

Transmettre à votre coordonnateur les exemplaires du bail et les documents connexes. Se référer à la procédure ENG-0.11.