- Échéancier
- Premier jour : Aucun
- Dernier jour :
- Intervenant et mandat
- Directeur du scrutin
But
Enregistrer dans GEP les données relatives aux bureaux secondaires, aux bureaux et aux commissions de révision et aux sections de vote qui y sont associés.
Informations préalables
La majorité des informations qui serviront à faire la saisie proviennent de la procédure ENG-0.9.
S’aider du document de référence suivant :
Procédure
1. Créer le bureau secondaire du directeur du scrutin (BSDS)
Établissements et endroits de gestion > Bureaux, commissions de révision et sections de vote > Gérer les bureaux de vote et les commissions de révision
Cliquer sur Créer.
Choisir « BSDS » dans le champ « Type », puis inscrire le numéro BSDS à attribuer dans le champ « numéro » (numéro séquentiel en fonction du nombre de bureaux secondaires que vous avez).
Cliquer sur Sauvegarder.
Lorsque vous créez un bureau secondaire du directeur du scrutin (BSDS), GEP crée automatiquement un nouveau BVDS et 2 nouvelles commissions de révision (CR et CRS). Il leur attribue également le numéro séquentiel suivant pour chacun des types de bureaux et commissions.
2. Associer les sections de vote à la CR et à la CRS du bureau secondaire
Établissements et endroits de gestion > Bureaux, commissions de révision et sections de vote > Gérer les bureaux de vote et les commissions de révision
Pour les circonscriptions qui n’ont qu’un bureau principal, toutes les sections de vote doivent être assignées à la CR-1 ainsi qu’à la CRS-1. Se référer à ENG-0.6.
Lorsqu’on ajoute un bureau secondaire, il est nécessaire de distribuer les sections de vote entre la CR-1 et la CR-2 et entre la CRS-1 et la CRS-2. Cette distribution permettra d’indiquer à l’électeur où est située la commission de révision la plus près de son domicile. Pour associer les sections de vote aux commissions:
- Dans la section Section(s) de vote associée(s), sélectionner les sections de vote à associer à la commission dans la colonne SV non associée(s) et cliquer sur les flèches pour les transférer dans la colonne SV associée(s). Vous pouvez sélectionner plusieurs sections de vote en appuyant sur la touche Ctrl de votre clavier. Se référer à ENG-0.9, au point 6 pour connaître les sections de vote à associer.
- Cliquer sur sauvegarder et répéter pour chacune des commissions.
Chaque section de vote de la circonscription doit être associée à une CR ainsi qu’à une CRS. Cette information est essentielle à la production de l’Avis d’inscription, elle permet d’indiquer aux électeurs des sections de vote concernées l’endroit où ils devront se rendre pour la révision.
4. Créer l’endroit de gestion pour le bureau secondaire
Établissements et endroits de gestion > Gestion des endroits de gestion > Enregistrer les endroits de gestion
-
Utiliser la section Endroits de gestion du document de référence suivant pour vous aider dans la saisie des données:
Créer l’endroit de gestion en appuyant sur le bouton « Créer » au bas de la fenêtre.
Cliquer sur le bouton « Sélectionner » pour choisir parmi les établissements déjà enregistrés dans GEP celui que vous désirez utiliser comme endroit de gestion, puis cliquer sur le bouton « OK ».
RAPPEL : Un endroit de gestion provient exclusivement de la banque d’établissements. Le bureau secondaire doit porter le nom de la place d’affaires, si d’usage courant, ou à défaut, « Bureau secondaire du directeur du scrutin #1 » ou #2… Pour créer un établissement ou en modifier son nom, se référer au point 5 et utiliser le lien suivant : Établissements et endroits de gestion > Établissements et contacts > Gérer les établissements
Bouton « Déplacer » : ce bouton permet de transférer, en une seule opération, tous les bureaux et commissions du bureau secondaire à un autre endroit de gestion. On peut s’en servir, par exemple, à la suite d’une résiliation de bail.
4. Créer un établissement pour pouvoir l’utiliser en tant qu’endroit de gestion, le cas échéant
La création d’un établissement est à faire uniquement si vous n’avez pu créer votre endroit de gestion au point 4.
Établissements et endroits de gestion > Établissements et contacts > Gérer les établissements
Utiliser la section Établissements du document de référence suivant pour vous aider dans la saisie des données:
Repérer l’établissement ou, s’il est absent, le créer en appuyant sur le bouton « Créer » au bas de la fenêtre.
Le statut d’un établissement peut passer de « actif » à « inactif » dans certains cas, dont :
- établissement détruit;
- établissement avec un changement de vocation;
- établissement avec un changement de propriétaire;
- établissement devenu désuet.
5. Modifier le statut de « PO » (potentiel) à « S » (sélectionné) pour les bureau(x) et commission(s)
Établissements et endroits de gestion > Gestion des endroits de gestion > Enregistrer les endroits de gestion
Modifier le statut de « PO » (potentiel) à « S » (sélectionné) pour chacun des bureaux et commissions suivants :
- BSDS;
- BVDS;
- CR;
- CRS.
Votre coordonnateur validera les informations et devra ensuite modifier le statut « S » (sélectionné) pour « SV » (sélectionné validé).
7. Vérifier les mises à jour
7.1 Produire les rapports suivants :
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Rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés (OEP2306B) |
Établissements et endroits de gestion > Bureaux, commissions de révision et sections de vote > Produire le rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés Sélectionner les types de couverture : CR et CRS. |
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Rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés (OEP2306A)
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Établissements et endroits de gestion > Endroits de gestion – Listes et rapports > Produire le rapport de vérification des endroits de gestion et des couvertures associées Sélectionner :
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7.2 Prendre connaissance des données et anomalies relevées sur chacun des rapports
Se référer aux documents suivants :
7.3 Supprimer toute commission de révision et tout bureau créé inutilement
Porter une attention particulière à la présence des BVDS. Pour chaque entité créée dans GEP, seront automatiquement créés :
– les postes du personnel et
– une urne correspondante qui apparaîtra dans la compilation des résultats du vote.
7.4 Au besoin, corriger les données dans GEP en reprenant les étapes précédentes
Produire les rapports de vérification et ajuster les données autant de fois que nécessaire pour vous assurer de leur justesse.