- Échéancier
- Premier jour : Aucun
- Dernier jour :
- Intervenant et mandat
- Directeur du scrutin
But
Enregistrer dans GEP les données relatives au bureau principal, aux bureaux, aux commissions de révision et aux sections de vote qui y sont associés.
Informations préalables
La majorité des informations qui serviront à faire la saisie proviennent de la procédure ENG-0.3.
S’aider du document de référence suivant :
Procédure
1. S’assurer que les sections de vote sont liées à la CR et à la CRS
Établissements et endroits de gestion > Bureaux, commissions de révision et sections de vote > Gérer les bureaux de vote et les commissions de révision
La CR-1 et la CRS-1 sont toujours créées automatiquement et toutes les sections de vote de la circonscription y sont associées.
Vous en assurer en vérifiant les lignes correspondants à la CR-1 et à la CRS-1 dans la liste des bureaux et commissions:
- La colonne Section de vote associées devrait inclure l’ensemble des sections de vote de la circonscription. Si des sections de vote sont manquantes, cliquer sur la commission (CR ou CRS) et modifier l’assignation des sections de vote dans la zone Section(s) de vote associée(s). Les SV non associée(s) devront être transférées dans la liste des SV associée(s). Vous pouvez sélectionner plusieurs sections de vote en appuyant sur la touche CTRL de votre clavier.
- Cliquer sur Sauvegarder.
Chaque section de vote de la circonscription doit être associée à une CR ainsi qu’à une CRS. Cette information est essentielle pour les fins de publication de l’Avis à l’électeur, car elle permet d’indiquer aux électeurs des sections de vote concernées l’endroit où ils devront se rendre pour la révision.
2. Créer un BVDS supplémentaire au bureau principal, le cas échéant
Exécuter cette étape seulement si vous avez décidé d’avoir plus d’un BVDS à votre bureau principal. Se référer à la procédure ENG-0.3. Sinon, poursuivre au point 3 de la présente procédure.
Établissements et endroits de gestion > Bureaux, commissions de révision et sections de vote > Gérer les bureaux de vote et les commissions de révision
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Utiliser la section Bureaux et commissions de révision du document de référence suivant pour vous aider dans la saisie des données:
Cliquer sur Créer.
Choisir « BVDS » dans le champ « Type », puis inscrire le numéro du BVDS à attribuer (numéro séquentiel)
Cliquer sur Sauvegarder.
3. Créer l’endroit de gestion pour le bureau principal
Établissements et endroits de gestion > Gestion des endroits de gestion > Enregistrer les endroits de gestion
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Utiliser la section Endroits de gestion du document de référence suivant pour vous aider dans la saisie des données:
Créer l’endroit de gestion en appuyant sur le bouton « Créer » au bas de la fenêtre.
Cliquer sur le bouton « Sélectionner » pour choisir parmi les établissements déjà enregistrés dans GEP celui que vous désirez utiliser comme endroit de gestion, puis cliquer sur le bouton « OK ».
RAPPEL : Un endroit de gestion provient exclusivement de la banque d’établissements. Le bureau du DS doit porter le nom de la place d’affaires, si d’usage courant, ou à défaut, « Bureau du directeur du scrutin » ou « Bureau de la directrice du scrutin ». Pour créer un établissement ou en modifier son nom, se référer au point 4 et utiliser le lien suivant : Établissements et endroits de gestion > Établissements et contacts > Gérer les établissements
Bouton « Déplacer » : ce bouton permet de transférer, en une seule opération, tous les bureaux et commissions du bureau principal à un autre endroit de gestion. On peut s’en servir, par exemple, à la suite d’une résiliation de bail.
4. Créer un établissement pour pouvoir l’utiliser en tant qu’endroit de gestion, le cas échéant
La création d’un établissement est à faire uniquement si vous n’avez pu créer votre endroit de gestion au point 3.
Établissements et endroits de gestion > Établissements et contacts > Gérer les établissements
Utiliser la section Établissements du document de référence suivant pour vous aider dans la saisie des données:
Repérer l’établissement ou, s’il est absent, le créer en appuyer sur le bouton « Créer » au bas de la fenêtre.
Le statut d’un établissement peut passer de « actif » à « inactif » dans certains cas, dont :
- établissement détruit;
- établissement avec un changement de vocation;
- établissement avec un changement de propriétaire;
- établissement devenu désuet.
5. Modifier le statut de « PO » (potentiel) à « S » (sélectionné) pour les bureau(x) et commission(s)
Établissements et endroits de gestion > Gestion des endroits de gestion > Enregistrer les endroits de gestion
Modifier le statut de « PO » (potentiel) à « S » (sélectionné) pour chacun des bureaux et commissions suivants :
- BDS;
- BVDS;
- CR;
- CRS.
Votre coordonnateur validera les informations et devra ensuite modifier le statut « S » (sélectionné) pour « SV » (sélectionné validé).
6. Vérifier les mises à jour
6.1 Produire les rapports suivants :
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Rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés (OEP2306B) |
Sélectionner les types : CR et CRS. |
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Rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés (OEP2306A)
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Sélectionner :
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6.2 Prendre connaissance des données et anomalies relevées sur chacun des rapports
Se référer aux documents suivants :
6.3 Supprimer toute commission de révision et tout bureau créé inutilement
Porter une attention particulière à la présence des BVDS. Pour chaque entité créée dans GEP, seront automatiquement créés :
– les postes du personnel
– une urne correspondante qui apparaîtra dans la compilation des résultats du vote.
6.4 Au besoin, corriger les données dans GEP en reprenant les étapes précédentes
Produire les rapports de vérification et ajuster les données autant de fois que nécessaire pour vous assurer de leur justesse.