ENG-0.3 Identifier l’endroit du bureau principal

En début d'activités préparatoires, des indicateurs financiers sont déposés dans la bibliothèque, afin de fournir à chaque directeur du scrutin un budget relativement au coût de location pour l'endroit devant servir de bureau principal. Ce coût est basé sur :

• le nombre de pieds carrés recommandés;
• les coûts de location des événements antérieurs tenus dans la circonscription, lesquels auront été indexés en dollars de l'année courante.

Le budget de location tient compte des éléments suivants :

• le coût du bail;
• la location du système d'alarme;
• la location de cloisons amovibles;
• toutes autres améliorations locatives nécessaires;
• la location de salles de formation, s'il y a lieu.

Se référer à la Liste des endroits de commission de révision ordinaire – DGE-3.3 produite à la procédure ENG-0.2 pour connaître l'endroit du bureau principal lors du dernier événement; il s'agit du premier endroit sur cette liste.

• lorsqu'une circonscription regroupe plusieurs municipalités, le bureau principal du directeur du scrutin doit être localisé dans la ville la plus populeuse de la circonscription. Se référer à DIR-6;

Une autorisation du directeur général des élections est nécessaire pour localiser le bureau principal dans une autre ville. Vous adresser à votre coordonnateur, le cas échéant.

• le local doit être disponible pour une durée de 10 semaines à compter de la première des dates suivantes :  soit la date du décret ordonnant la tenue d'élections au Québec ou la date d'occupation déterminée par Élections Québec, soit le 15 août 2022 pour le prochain événement;

• configuration idéale: une superficie d'environ 6 300 pieds carrés (585 mètres carrés) sur un seul palier, sans murs de séparation en béton, respectant de nouvelles considérations technologiques afin d'assurer un environnement technologique fonctionnel et performant :
  • les technologies déployées dans les bureaux de circonscriptions reposent principalement sur l’utilisation d’un accès Internet à haute vitesse, d’un réseau sans-fil pour relier les postes portables et d’un réseau cellulaire qui pourra être utilisé comme relève en cas d’une panne du fournisseur Internet ;
  • le bureau doit permettre l’utilisation du réseau cellulaire LTE ou 4G (éviter les sous-sols);  vérifier l'accès au réseau à l’aide du MIT fourni pour les résidences des DS
  • l'installation d'un accès Internet Haute Vitesse doit être possible
  • l'utilisation du MIT pour le branchement d'un téléphone mono ligne et de 4 ordinateurs au réseau internet haute vitesse sans fil doit être possible.

Ces considérations techniques sont de première importance pour le fonctionnement des systèmes en événement. En cas de doute ou pour toute question, contacter votre coordonnateur.

• la superficie doit permettre l'espace pour :
  • une commission de révision ordinaire se prolongeant en commission de révision spéciale;
  • que la commission de révision itinérante puisse réaliser certaines tâches administratives avant son départ et à son retour;
  • que les équipes de vote itinérant puissent réaliser certaines tâches administratives avant leur départ et à leur retour;
  • l'entreposage et le transit du matériel pour la révision et le vote dans les établissements d'enseignement - l'espace consacré varie selon le nombre d'établissements d'enseignement de votre circonscription. Au besoin, communiquer avec votre coordonnateur;
  • au minimum deux bureaux de vote avec une aire d'attente pour les électeurs pour le vote au bureau du directeur du scrutin (BVDS) - se référer au point 8 de la présente procédure;
  • le marquage en lot du vote itinérant et par anticipation;
  • la compilation des résultats du vote le soir du scrutin;
  • idéalement, le dépouillement des différents votes anticipés : BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVEE (vote intra circonscription exercé dans les établissements d'enseignement) et BVDS. Si l'espace est trop restreint, vous devrez prévoir d'autres locaux pour le dépouillement de ces votes - se référer à ENG-0.7;
  • idéalement, la formation du personnel électoral dans un espace pouvant contenir des groupes de 30 à 50 personnes, des chaises, des tables et de l'équipement audio-visuel - cet espace est de préférence fermé afin d'éviter la perturbation du travail des membres du bureau principal et de permettre la concentration des participants à la formation. Si le bureau n'est pas adéquat pour ce volet, vous devrez prévoir d'autres locaux pour la formation - se référer à ENG-0.7.

• accessible aux personnes à mobilité réduite - se référer au document Guide accessibilité des locaux pour la tenue d'un événement électoral;
• facile d'accès pour les électeurs, central par rapport à la population et aux services de transport en commun ou au réseau routier;
• comprenant des espaces de stationnement;
• permettant l'installation de 13 lignes téléphoniques, d'une ligne pour l'internet et, selon les besoins, d'une ligne pour un télécopieur
• permettant le branchement ou l'installation d'un système d'alarme - se référer à ENG-0.28;
• situé dans un édifice public ou commercial;
• non situé dans le même édifice que celui où se trouvent les bureaux de campagne des candidats ou des partis politiques;
• acceptant idéalement l'affichage intérieur et extérieur.

Si l'endroit privilégié nécessite l'aménagement d'une rampe d'accès, informer votre coordonnateur et vous référer au document Construction d'une rampe d'accès.

Une autorisation est nécessaire en cas de dépassement du montant pré-autorisé par le directeur général des élections (montant indiqué dans les indicateurs financiers au moment des activités préparatoires); vous adresser à votre coordonnateur, le cas échéant.

Les aspects de cette procédure concernant la téléphonie devront être réalisés lors d’une phase ultérieure des activités préparatoires qui reste à déterminer.

La compagnie peut ainsi s'assurer que les locaux choisis disposent des infrastructures nécessaires à l'installation du système téléphonique et de l'accès Internet haute vitesse, avant même la signature du bail conditionnel. L'évaluation de l'infrastructure peut ensuite influencer le choix de votre local.

Consulter la Liste des compagnies de téléphone et leurs coordonnées par circonscription électorale pour connaître la compagnie qui dessert la circonscription.

Afin de planifier l'aménagement des lieux, obtenir un plan de l'espace retenu et prendre note des caractéristiques physiques du local, de ses dimensions et de l'emplacement des portes d'accès, des fenêtres et des prises électriques.

Recueillir également les informations suivantes :

• nom et adresse de l'établissement;
• identification du local (lieu spécifique);
• adresse exacte du local, si différente de l'établissement;
• noms et coordonnées des contacts;
• superficie;
• accessibilité;
• possibilités de stationnement;
• présence d'un système d'alarme;
• nom et coordonnées du fournisseur du système d'alarme, et nom et coordonnées du contact associé à ce fournisseur
• autres renseignements requis pour compléter le bail conditionnel DGE-18.1-VF.

Pour l'aménagement des lieux, se référer ENG-0.4.

Même si la révision informatisée permet dorénavant à tout électeur de se rendre à la commission de révision qui lui convient le mieux, celle à laquelle l'Avis à l'électeur et le site d'Élections Québec l'inviteront à se rendre est celle qui est la plus proche de son domicile.

Le DS doit associer chacune des sections de vote de la circonscription à une seule CR, ainsi qu'à une seule CRS.

Dans les circonscriptions où un bureau secondaire sera établi, il y aura nécessairement plus d'une CR et plus d'une CRS. Il appartient alors au DS de déterminer la commission à laquelle chacune des sections de vote doit être rattachée.

Les listes produites à la procédure ENG-0.2 peuvent être utiles pour connaître le territoire défini pour chaque commission de révision lors du dernier événement. Toutefois, en présence d'une nouvelle carte électorale ou d'une redélimitation des sections de vote depuis le dernier événement, vous devez être vigilants et apporter les ajustements requis.

7.1 Évaluer le nombre de bureaux de vote au bureau du DS (BVDS)

D'office, un BVDS doit être installé au bureau principal du DS, et servira également à recevoir le vote hors circonscription. Pour évaluer le nombre de bureaux requis, tenir compte des éléments suivants :

• l'affluence au vote au bureau du DS lors du dernier événement;
• le nombre d'étudiants ou de travailleurs domiciliés temporairement sur le territoire de votre circonscription;
• la proximité de collèges et d'universités, une forte concentration de logements et de chambres pour étudiants;
• l'achalandage dans les environs du bureau principal (ex. centre commercial);
• la possibilité d'ajouter des bureaux avant ou après les séances de formation du personnel électoral, de manière à permettre au personnel électoral de se prévaloir de ce type de vote - il faut toutefois respecter les périodes prévues pour le BVDS.

Lors d'une élection partielle tenue pour une seule circonscription, il n'y a pas de vote hors circonscription.

7.2 Attribuer un numéro séquentiel à chaque bureau

Dans GEP, les bureaux associés au vote au bureau du directeur du scrutin sont identifiés par l'acronyme BVDS. Le BVDS-1 est toujours associé au du bureau principal du DS.

S'il existe un bureau secondaire,  BSDS-1, le système créera automatiquement le bureau BVDS-2.

Dans ces conditions, si d'autres BVDS doivent être ajoutés bureau principal, il faudra leur attribuer des numéros séquentiels qui tiendront compte de ceux déjà enregistrés automatiquement dans le système pour le ou les bureaux secondaires. À ce stade-ci, ne faites que consigner sur papier les numéros à attribuer aux BVDS supplémentaires. Ce n'est qu'à la procédure ENG-0.6 que vous aurez à saisir l'information dans GEP.

Identifier si nécessaire un autre local pour la tenue de certaines activités si l'espace est trop restreint au bureau principal, particulièrement pour la formation des grands groupes ou pour le dépouillement du vote.  Dans l'affirmative, se référer à la procédure ENG-0.7.

Pour les circonscriptions électorales dont certaines sections de vote sont concernées par des mesures particulières : le DS peut déterminer un lieu pour le dépouillement du vote le jour du scrutin lorsque les urnes ne peuvent être dépouillées dans le lieu où le vote a été exercé.

Le bail conditionnel DGE-18.1-VF est signé par le DS et le locateur.

En page 3 du bail :
     - inscrire, dans l'encadré au haut de la page, la date d'occupation suivante : 15 août 2022
     - cocher "Bureau principal"
En page 4 du bail:    
     - cocher "Bureau principal"
     - clause 4), inscrire la date suivante : 31 décembre 2022

S'il est signé par un représentant du locateur, obtenir aussi une copie signée de la résolution précisant qu'il est le représentant attitré et la date à laquelle il a été désigné comme tel. Si vous avez déjà fourni ce document au dernier événement, vous devez néanmoins le fournir à nouveau.

Si le locateur ne veut s'engager que verbalement, vous devez confirmer le tout par courriel à votre coordonnateur.

Au besoin, se référer au document Bail conditionnel et entente verbale.

Si le locateur demande à recevoir une preuve d’assurance, lui fournir une copie du document Attestation d’assurances confirmant que le Directeur général des élection du Québec est auto-assuré. 

Afin de justifier votre choix de bureau principal, compléter le Formulaire d'identification du locateur du bureau principal.

Transmettre à votre coordonnateur les exemplaires du bail et les documents connexes, incluant le Formulaire d'identification du bureau principal dûment complété. Se référer à la procédure ENG-0.5.