ENG-0.7 Identifier l’endroit pour la formation ou le dépouillement à l’extérieur des bureaux du DS, le cas échéant

But

Déterminer l’endroit qui pourrait servir de lieu de formation ou de dépouillement lorsque le bureau principal ne peut convenir à ces fins.

Informations préalables

L’endroit où est établi le bureau principal accueille généralement l’endroit pour la formation et pour le dépouillement. Se référer à ENG-0.3.

Lorsque le bureau principal ne peut convenir à ces fins, le DS doit trouver un autre local pour ces activités.

Procédure

1. Prendre connaissance des indicateurs financiers

Il importe de respecter les indicateurs tel qu’énoncé dans la procédure ENG-0.3. Ces indicateurs incluent les budgets pour la location de salles de formation et de dépouillement.

Pour les circonscriptions électorales dont certaines sections de vote sont concernées par des mesures particulières : le DS peut déterminer un lieu pour le dépouillement du vote le jour du scrutin lorsque les urnes ne peuvent être dépouillées dans le lieu où le vote a été exercé.

 

2. Vérifier la disponibilité du local

Idéalement, la formation du personnel électoral se fait dans un espace pouvant contenir des groupes de 30 à 50 personnes, des chaises, des tables et de l’équipement audio-visuel.

Pour le dépouillement des différents votes anticipés, soit BVA, BVIH, BVI–BVDE, BVEE (vote intra circonscription exercé dans les établissements d’enseignement) et BVDS, il faut trouver un local suffisamment grand et adéquat en fonction du nombre d’équipes prévues et de l’espace nécessaire pour l’exécution des tâches. Une proximité du local avec le bureau principal est souhaitable pour optimiser la supervision par le DS et son équipe et afin de minimiser le transport des urnes et du matériel entreposés du bureau principal vers ce lieu.

Se référer au document Guide accessibilité des locaux pour la tenue d’un événement électoral. Si l’endroit privilégié nécessite l’aménagement d’une rampe d’accès, informer votre coordonnateur et vous référer au document Construction d’une rampe d’accès.

 

3. Obtenir l’autorisation du coordonnateur pour l’utilisation du local

 

4. Vérifier si l’utilisation d’un téléphone cellulaire est possible

Si l’utilisation d’un téléphone cellulaire est impossible, vous devrez réaliser cette étape de la procédure et indiquer l’emplacement de la ligne téléphonique sur votre plan d’aménagement lors d’une phase ultérieure des activités préparatoires qui reste à déterminer.

Sinon, prévoir l’installation d’un téléphone filaire. Se référer à la procédure ENG-0.27.

 

5. Prendre note de l’endroit retenu et recueillir les renseignements

Afin de planifier l’aménagement des lieux, obtenir un plan de l’espace retenu et prendre note des caractéristiques physiques du local, de ses dimensions et de l’emplacement des portes d’accès, des fenêtres et des prises électriques.

Recueillir également les informations suivantes :

• nom et de l’adresse de l’établissement;
• identification du local (lieu spécifique);
• adresse exacte du local, si différente de l’établissement;
• noms et coordonnées des contacts;
• superficie;
• accessibilité;
• possibilités de stationnement;
• renseignements relatifs pour Produire les ententes de location et de réservation DGE-18.

Une exigence concernant les assurances sera requise lors d’une location d’espace. Vous devrez demander au locateur s’il possède, relativement à l’immeuble, une assurance couvrant sa responsabilité pour dommages à la personne et bris des lieux loués. Cette clause sera ajoutée au formulaire DGE-18 seulement pour la location d’espace.

 

6. Préparer un plan d’aménagement

Dans le cas d’un local servant pour le dépouillement, se référer à l’exemple d’aménagement d’un endroit pour le dépouillement du vote par anticipation.

Indiquer sur le plan l’emplacement d’une ligne téléphonique si l’utilisation d’un cellulaire est impossible.

Au besoin, préparer l’appel d’offres pour la construction d’une rampe d’accès. Se référer au document Construction d’une rampe d’accès.

 

7. Attribuer un numéro séquentiel à chaque bureau de type AUT

Dans GEP, le type de bureau associé à l’endroit utilisé spécifiquement pour ce genre d’usage est identifié par l’acronyme AUT. Il y aura autant de bureaux différents de type AUT qu’il y aura d’endroits de gestion différents retenus (ex. : AUT-1, AUT-2, etc.).  

À ce stade-ci, ne faites que consigner sur papier les numéros à attribuer à ces bureaux. Ce n’est qu’à la procédure ENG-0.8 que vous aurez à saisir l’information dans GEP.

Dans GEP, seuls les endroits de gestion accueillant le bureau principal (BDS), le bureau secondaire (BSDS) et un bureau de type AUT pourront être sélectionnés en tant que locaux pour des fins de formation.

 

8. Procéder à la réservation du local

 Se référer à la procédure FIN-0.3.