- Échéancier
- Premier jour : Aucun
- Dernier jour :
- Intervenant et mandat
- Directeur du scrutin
But
Enregistrer et mettre à jour dans GEP les données relatives à l’endroit utilisé pour la formation ou pour le dépouillement, lorsque le bureau principal ne peut convenir à ces fins.
Informations préalables
La majorité des informations qui serviront à faire la saisie proviennent de la procédure ENG-0.7.
S’aider du document de référence suivant:
Procédure
1. Créer un bureau AUT
Établissements et endroits de gestion > Bureaux, commissions de révision et sections de vote > Gérer les bureaux de vote et les commissions de révision
Cliquer sur Créer.
Choisir « AUT » dans le champ « Type », puis inscrire le numéro à lui attribuer (numéro séquentiel) . Se référer à la procédure ENG-0.7.
Cliquer sur Sauvegarder.
2. Créer l’endroit de gestion
Établissements et endroits de gestion > Gestion des endroits de gestion > Enregistrer les endroits de gestion
Créer l’endroit de gestion en appuyant sur le bouton « Créer » au bas de la fenêtre.
Cliquer sur le bouton « Sélectionner » pour choisir parmi les établissements déjà enregistrés dans GEP celui que vous désirez utiliser comme endroit de gestion, puis cliquer sur le bouton « OK ».
Utiliser la section Endroits de gestion du document de référence suivant pour vous aider dans la saisie des données:
RAPPEL : Un endroit de gestion provient exclusivement de la banque d’établissements. Il doit porter le nom de la place d’affaires. Pour créer un établissement ou en modifier son nom, se référer au point 3 et utiliser le lien suivant : Établissements et endroits de gestion > Établissements et contacts > Gérer les établissements
Bouton « Déplacer » : ce bouton permet de transférer, en une seule opération, le bureau de type « AUT » à un autre endroit de gestion. On peut s’en servir, par exemple, à la suite d’un changement d’endroit pour la formation.
3. Créer un établissement pour pouvoir l’utiliser en tant qu’endroit de gestion, le cas échéant
La création d’un établissement est à faire uniquement si vous n’avez pu créer votre endroit de gestion au point 2.
Établissements et endroits de gestion > Établissements et contacts > Gérer les établissements
Repérer l’établissement ou, s’il est absent, le créer en appuyant sur le bouton « Créer » au bas de la fenêtre.
Utiliser la section Établissements du document de référence suivant pour vous aider dans la saisie des données:
Le statut d’un établissement peut passer de « actif » à « inactif » dans certains cas, dont :
- établissement détruit;
- établissement avec un changement de vocation;
- établissement avec un changement de propriétaire;
- établissement devenu désuet.
4. Modifier le statut de « PO » (potentiel) à « S » (sélectionné) pour les bureau(x)
Établissements et endroits de gestion > Gestion des endroits de gestion > Enregistrer les endroits de gestion
Modifier le statut de « PO » (potentiel) à « S » (sélectionné) pour chacun des bureaux et commissions suivants :
- AUT.
Votre coordonnateur validera les informations et devra ensuite modifier le statut « S » (sélectionné) pour « SV » (sélectionné validé).
5. Vérifier les mises à jour
5.1 Produire le rapport suivant :
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Rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés (OEP2306A)
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Sélectionner :
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5.2 Prendre connaissance des données et anomalies relevées sur le rapport
Se référer au document suivant :
5.3 Supprimer tout bureau créé inutilement
5.4 Au besoin, corriger les données dans GEP en reprenant les étapes précédentes
Produire le rapport de vérification et ajuster les données autant de fois que nécessaire pour vous assurer de leur justesse.