ENG-13 Prendre des ententes pour l’élimination sécuritaire des documents

But

Assurer un service de destruction sur place des documents contenant des informations à caractère personnel et confidentiel, et prévoir l’élimination ou le retour au CDRL des autres documents.

 

Renseignements préalables

Il existe trois types de documents utilisés lors d’un événement électoral :

1. les documents contenant des renseignements personnels ou autrement confidentiels (ex. : listes électorales, copie de déclaration de candidature complétée, etc…);
2. les documents ne comportant pas de renseignements à caractère confidentiel (ex. formulaire vierge);
3. les documents envoyés par Élections Québec, qui sont dans leur emballage d’origine, qui n’ont pas servi et qui peuvent être retournés à Élections Québec.

 

1. Déterminer les moyens pour éliminer ou retourner les documents à Élections Québec

Type de document	Outil à privilégier	En dernier recours…
1) Documents contenant des renseignements personnels ou autrement confidentiels	Entente de récupération de documents confidentiels DGE-154 – pour le déchiquetage sécuritaire. Les listes électorales doivent obligatoirement être récupérées au fil de l’événement et retournées au CDRL. Se référer aux procédures LIS-30 et ENG-59.	Retour au CDRL à la fin de l’événement, si aucune entente n’est possible
2) Documents ne comportant pas de renseignements à caractère confidentiel	Recyclage sur place OU mise aux rebuts si approprié	Entente de récupération de documents confidentiels DGE-154
3) Documents envoyés par Élections Québec, qui sont dans leur emballage d’origine, et qui n’ont pas été utilisés	Retour au CDRL à la fin de l’événement

 

2. Signer un contrat avec une entreprise pour la destruction des documents contenant renseignements personnels ou autrement confidentiels

Contacter la firme d’élimination retenue en activités préparatoires. Se reférer à ENG-0.28. Exemples de firmes d’élimination : SHRED-IT, DOCU-DÉPÔT, CINTAS, IRON MOUNTAIN.

Le DS et la firme doivent signer le document contractuel «  Entente de récupération de documents confidentiels DGE-154 » nécessaire pour la destruction de ces documents.

Ce document prévoit le respect des exigences prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels tout en permettant, dans un souci de protection de l’environnement, la récupération du papier.

Si aucune entente n’est possible avec une firme :

• prévoir la location d’une déchiqueteuse pour éliminer au fur et à mesure lesdits documents OU
• entreposer lesdits documents sous clé en attendant de les retourner au CDRL.

 

3. Prévoir des contenants à installer dans le bureau ou dans l’entrepôt en vue du déchiquetage de documents contenant des renseignements personnels ou autrement confidentiels

Le déchiquetage est la méthode utilisée à Élections Québec pour la destruction des documents confidentiels. Les contenants dans lesquels sont déposés les documents comportant des renseignements nominatifs ou confidentiels doivent être clairement identifiés «Documents confidentiels destinés au déchiquetage sécuritaire».

Il est très important que chaque employé, à son poste de travail, soit responsable d’assurer la protection des renseignements personnels et confidentiels qu’il traite. C’est ainsi que vous ne devez pas jeter au rebut ou dans le panier de récupération les documents qui contiennent des renseignements personnels ou confidentiels.

 

4. Prévoir des contenants pour recycler sur place les documents exempts de renseignements personnels ou autrement confidentiels 

 

5. Procéder à la destruction ou au retour des documents à la fin de l’événement

Se référer à ENG-100.