FIN-9 Produire la paie du personnel du bureau principal : étape 1

 

Références

Tableau des taux et modalités de rémunération du personnel électoral

Politique sur les frais de déplacement remboursables au personnel électoral (sauf DS et DAS)

 

But

Créer et mettre à jour les données relatives aux feuilles de rémunération du personnel électoral. Ces feuilles sont produites pour les assignations d’emploi et les assignations de formation à rémunérer.

 

Informations préalables 

Pour les étapes de paiement 1, 3, 6 et 7, si de nouveaux employés ont été embauchés pour le bureau principal, refaire la procédure FIN-8 pour ces personnes avant de produire la paie.

 

Procédure

1. Récupérer les feuilles de temps du personnel électoral

Sur les feuilles de temps, s’assurer que la colonne «Activités» est complétée pour chaque plage horaire travaillée. Si la personne n’a qu’un seul type d’activité, «FONCT» est écrit par défaut.

Le temps d’arrêt pour les repas n’est pas rémunéré : s’assurer qu’aucune heure de travail n’est inscrite sur la feuille de temps durant ces temps d’arrêt.

Le détail des activités de l’aide ayant le mandat Général se retrouve dans la Description d’emploi de l’aide occasionnel.

La liste du personnel électoral ayant droit à une allocation pour l’utilisation du cellulaire personnel est disponible dans la Liste des catégories d’emploi où le cellulaire personnel est autorisé. Pour l’utilisation du cellulaire personnel, une allocation de 15 $ par jour est versée pour un maximum de 45 $ par personne pour toute la période électorale, peu importe le nombre de postes occupés. Les interurbains effectués dans le cadre des fonctions sont remboursés sur présentation des pièces justificatives, en suivant la procédure FIN-6.

De plus, une seule personne par endroit de gestion ou par équipe de vote ou de révision a droit à l’allocation.

 

2. Mettre à jour les assignations du poste

Demander à l’assistant au recrutement, s’il y a lieu, d’apporter les corrections sur les assignations d’emploi et de formation du personnel électoral (chaise musicale).

Suivre les instruction du document Effectuer le suivi des séances de formation pour effectuer le suivi de formation.

 

3. Enregistrer les feuilles de rémunération du personnel électoral

Suivre les instructions du document Enregistrer les feuilles de rémunération pour effectuer l’enregistrement des feuilles de rémunération à l’unité.

 

• Si une modification au suivi de formation doit être apportée et que la feuille de rémunération est déjà créée, cette dernière doit d’abord être supprimée avant d’apporter les modifications au suivi de formation. Une fois celles-ci terminées, la feuille de rémunération peut être recréée.

• Si une modification à l’assignation d’emploi ou de formation doit être effectuée par l’assistant au recrutement et que la feuille de rémunération est déjà créée, cette dernière doit d’abord être supprimée avant que l’assistant au recrutement puisse apporter les modifications. Une fois celles-ci terminées, la feuille de rémunération peut être recréée. Transmettre les feuilles de temps du personnel

 

4. Transmettre les feuilles de temps du personnel

Après avoir terminé d’enregistrer les feuilles de rémunération, numériser les feuilles de temps du personnel signées par le DS et les transmettre via GEP.

Suivre les instructions du document Déposer un document dans GEP pour effectuer cette tâche.

Procédure pour faire la numérisation des documents : Comment numériser un document.