FIN-2 Informations essentielles à l’exercice des fonctions d’assistant à la rémunération et aux finances

Documents de référence

Informations de base – Rémunération et finances

Votre paie DGE-522

Qu’est-ce qu’un substitut?

Liste des catégories d’emploi où le cellulaire personnel est autorisé

Politique sur les cartes d’achat du Directeur général des élections du Québec 

Politique sur les repas de groupe, les collations et les breuvages lors d’une élection

Politique sur les frais de déplacement remboursables au personnel électoral (sauf DS et DAS)

Tableau des taux et modalités de rémunération du personnel électoral

Produire les ententes de location et de réservation DGE-18

But

Afin d’effectuer son travail adéquatement, l’assistant à la rémunération et aux finances doit prendre connaissance de sa description d’emploi ainsi que de certaines informations de base concernant, entre autres, la rémunération et le paiement de factures, avant de débuter ses tâches.

Les tâches doivent être effectuées consciencieusement afin d’éviter toute erreur dans la rémunération qui pourrait affecter le montant de la paie (ex. : erreur de saisie du nombre d’heures travaillées ou du nombre de kilomètres effectués) ou le délai de paiement (ex. : adresse ou coordonnées bancaires erronées) du personnel électoral.

De plus, l’assistant à la rémunération et aux finances doit travailler en étroite collaboration avec l’assistant au recrutement, car les tâches effectuées par ce dernier ont un impact direct sur les tâches reliées à la rémunération.

 

Procédure

Coordonnées à fournir

Suivre le lien suivant pour fournir vos coordonnées au service de rémunération afin qu’il soit plus facile de vous rejoindre directement en cas de besoin : Questionnaire pour assistant à la rémunération et aux finances

 

Calendrier des étapes de paiement du personnel électoral

Le calendrier des étapes de paiement est le principal outil de travail de l’assistant à la rémunération et aux finances. Il est transmis dans la première note de service destinée à l’assistant à la rémunération et aux finances avec l’Info-Fin 1. Il résume, pour chaque étape de paiement, les dates de début et de fin, les jours équivalents au calendrier électoral et les catégories d’emploi reliées à chacune des étapes.

Il est important de l’imprimer et de le conserver dans un endroit où il sera rapide à retrouver pour le consulter tout au long de l’événement.

 

Frais de déplacement

La Politique sur les frais de déplacement remboursables au personnel électoral (sauf DS et DAS) et la Politique sur les repas de groupe, les collations et les breuvages lors d’une élection décrivent l’admissibilité et les modalités de remboursement des frais de repas, de transport et d’hébergement lors d’un déplacement ainsi que les frais de repas, les collations et les breuvages autres que lors d’un déplacement. Il est important d’en prendre connaissance et de la conserver à portée de main.

Utilisation du véhicule personnel dans le cadre des fonctions

Un employé qui a fréquemment à utiliser son véhicule personnel dans le cadre de ses fonctions (par exemple : agent réviseur, messager) doit aviser son assureur automobile de l’utilisation temporaire du véhicule pour l’exécution d’un travail dans le cadre des élections.  

Si l’employé fait face à une surprime d’assurance, il faut que l’assistant à la rémunération et aux finances ou le directeur du scrutin communique avec Diane Desroches au 418 644-1090 poste 3050.

Toutefois, l’utilisation du véhicule personnel pour se rendre à une formation ou pour parcourir la distance entre le domicile et le lieu de travail n’est pas considéré comme une utilisation du véhicule dans le cadre des fonctions.