Intervenant ou mandat : Rémunération et finances

Intervenant ou mandat : Rémunération et finances

Description - Ce mandat consiste à assister le directeur du scrutin et son adjoint dans le paiement du personnel électoral et des divers fournisseurs tout en respectant les directives et les règles établies en matière de rémunération et de facturation.

Principales responsabilités :

  • enregistrer les heures de présence et le kilométrage pour les séances de formation en vue de la préparation de la paie;
  • enregistrer les informations financières pour le dépôt direct et le numéro d’assurance social, s’il y a lieu;
  • saisir les heures de travail dans les feuilles de rémunération;
  • saisir les données relatives au kilométrage et à l’utilisation du cellulaire personnel;
  • procéder à la vérification des données saisies pour s’assurer de leur exactitude;
  • préparer les documents à remettre au directeur du scrutin en vue de sa vérification et de son approbation;
  • fournir au directeur du scrutin tout document de suivi relatif aux heures allouées pour le personnel du bureau principal;
  • s’assurer de l’exactitude des pièces justificatives et enregistrer les diverses demandes de paiement aux fournisseurs;
  • s’assurer de l’exactitude des pièces justificatives et enregistrer les diverses demandes de remboursement au personnel électoral;
  • concilier la petite caisse avec les pièces justificatives à l’appui et les soumettre au directeur du scrutin pour approbation;
  • concilier les cartes d’achat de la circonscription avec les pièces justificatives à l’appui et les soumettre au directeur du scrutin pour approbation en s’assurant que le registre des transactions pour la carte d’achat de la circonscription soit dûment complété;
  • appuyer le directeur du scrutin dans l’application des procédures de travail établies et reliées aux DGE-18.

Compétences requises

  • Aptitudes en gestion financières
  • Aptitudes en informatique

 

Nombre d’heures allouées et période de travail

Ce mandat d’une envergure de 240 heures débute environ 5 jours après le décret et se poursuit jusqu’à la fermeture des bureaux. Il requiert une présence lors des périodes de paie. Il peut être jumelé à d’autres mandats, mais est incompatible avec le mandat Recrutement.

 

Principaux collaborateurs 

  • DS et DAS
  • Assistant Recrutement

Formation

Outils, guides, aide-mémoires :

Activités à réaliser Premier jour Dernier jour
FIN-3 Produire la liste des taux horaires et la liste du suivi des enveloppes d'heures allouées -33 -30
FIN-8 Enregistrer les informations financières du personnel du bureau principal et effectuer le suivi d'une séance de formation : étape 1 -33 -21
FIN-2 Informations essentielles à l'exercice des fonctions d'assistant à la rémunération et aux finances -33 -20
FIN-50 Procéder à la conciliation de la petite caisse -33 Jour de fermeture
FIN-7 Réclamer les frais de déplacement -33 Jour de fermeture
FIN-5 Faire une demande de paiement de factures -33 Jour de fermeture
FIN-52 Demander le rajustement d'une feuille de rémunération -25 Jour de fermeture
FIN-51 Procéder à la conciliation de la carte d’achat -25 Jour de fermeture
FIN-13 Enregistrer les informations financières et effectuer le suivi des séances de formation du personnel de la CRO et de la CRI : étape 2 -21 -12
FIN-12 Vérifier la paie du personnel du bureau principal, après l'autorisation du DS: étape 1 -20 -19
FIN-10 Vérifier la paie du personnel du bureau principal avant l'autorisation du DS : étape 1 -20 -19
FIN-9 Produire la paie du personnel du bureau principal : étape 1 -20 -19
FIN-22 Enregistrer les informations financières et effectuer le suivi des séances de formation du personnel de la CRS et de la CRSEE : étape 4 -13 -4
FIN-17 Vérifier la paie du personnel de la CRO et de la CRI après l'autorisation du DS : étape 2 -12 -11
FIN-15 Vérifier la paie du personnel de la CRO et de la CRI avant l'autorisation du DS : étape 2 -12 -11
FIN-14 Produire la paie du personnel de la CRO et de la CRI : étape 2 -12 -11
FIN-32 Enregistrer les informations financières et effectuer le suivi des séances de formation du personnel du BVDS, BVEE et BVI-BVDE : étape 5b -10 -1
FIN-28 Enregistrer les informations financières et effectuer le suivi des séances de formation du personnel du BVA et du BVIH : étape 5a -10 -1
FIN-37 Enregistrer les informations financières et effectuer le suivi des séances de formation du personnel du BVO et du dépouillement : étape 5c -10 +2
FIN-27 Précisions concernant la paie du personnel du scrutin : étape 5 -10 Jour de fermeture
FIN-30 Vérifier la paie du personnel du BVA et du BVIH avant l'autorisation du DS : étape 5a -7 -1
FIN-29 Produire la paie du personnel du BVA et du BVIH : étape 5a -7 -1
FIN-21 Vérifier la paie du personnel du bureau principal après l'autorisation du DS : étape 3 -6 -5
FIN-19 Vérifier la paie du personnel du bureau principal avant l'autorisation du DS : étape 3 -6 -5
FIN-18 Produire la paie du personnel du bureau principal : étape 3 -6 -5
FIN-26 Vérifier la paie du personnel de la CRS et de la CRSEE après l'autorisation du DS : étape 4 -4 -3
FIN-24 Vérifier la paie du personnel de la CRS et de la CRSEE avant l'autorisation du DS : étape 4 -4 -3
FIN-23 Produire la paie du personnel de la CRS et de la CRSEE : étape 4 -4 -3
FIN-34 Vérifier la paie du personnel du BVDS, BVEE et BVI-BVDE avant l'autorisation du DS : étape 5b -4 -1
FIN-33 Produire la paie du personnel du BVDS, BVEE et BVI-BVDE : étape 5b -4 -1
FIN-41 Vérifier la paie de tout le personnel du scrutin (BVA, BVIH, BVDS, BVEE, BVI-BVDE, BVO) et du dépouillement après l'autorisation du DS : étape 5 +1 +8
FIN-39 Vérifier la paie du personnel du BVO et du dépouillement avant l'autorisation du DS : étape 5c +1 +8
FIN-38 Produire la paie du personnel du BVO et du dépouillement : étape 5c +1 +8
FIN-45 Vérifier la paie du personnel du bureau principal après l'autorisation du DS : étape 6 +8 +9
FIN-43 Vérifier la paie du personnel du bureau principal avant l'autorisation du DS : étape 6 +8 +9
FIN-42 Produire la paie du personnel du bureau principal : étape 6 +8 +9
FIN-49 Vérifier la paie du personnel du bureau principal après l'autorisation du DS : étape 7 +9 Jour de fermeture
FIN-47 Vérifier la paie du personnel du bureau principal avant l'autorisation du DS : étape 7 +9 Jour de fermeture
FIN-46 Produire la paie du personnel du bureau principal : étape 7 +9 Jour de fermeture