Feuilles de temps et frais de déplacement
Les frais de déplacement des DS et des DAS, incluant le kilométrage et les frais de repas, doivent toujours être réclamés via le formulaire DGE-565. Ils ne doivent pas être réclamés via les demandes de remboursement dans GEP.
DGE-1522 – Directive sur les frais remboursables lors d’un déplacement
DGE-565 – Feuille de temps et de déplacement des DS et des DAS
Réservations (hébergement, transport)
Lors d’événements spéciaux, les réservations d’hébergement et de transport sont effectuées directement par un membre d’Élections Québec. Il faut alors que le DS et le DAS complètent le « Formulaire de demande de réservation DGE-514 » et le transmettent l’adresse suivante : cef@electionsquebec.qc.ca.
DGE-514 – Formulaire de demande de réservation (DS et DAS)
Guide des tarifs préférentiels hôteliers
Si la location d’un véhicule ou d’un camion est nécessaire pour le transport du matériel électoral ou du matériel sanitaire, les DS et DAS peuvent se prévaloir des clauses tarifaires d’un regroupement d’achat auquel le directeur général des élections a adhéré auprès du Centre d’acquisition gouvernemental.
Guide de location de véhicules automobiles – Liste des fournisseurs pour les prix, se fier à la version Excel
Clauses tarifaires – location de véhicules
Lorsque la réservation d’un véhicule est effectuée directement par le DS ou le DAS, il faut utiliser le « Bon de commande – Location de véhicules » et l’envoyer directement à la compagnie de location afin de confirmer la réservation auprès des entreprises participantes au regroupement. Ce bon de commande sert uniquement à la location de véhicules (Le formulaire « bon de commande 99.4 » ne doit pas être utilisé pour confirmer la location de véhicules).
Bon de commande – location de véhicules
Voici les numéros de compte connus à inscrire dans le formulaire selon le fournisseur choisi :
Avis – 189
Budget – 1291
Discount – 42496
Enterprise – 7CA2841
Location Sauvageau – 1395
Il peut y avoir plusieurs conducteurs pour un même véhicule loué, mais seul le permis du locataire principal est demandé lors de la récupération du véhicule. Toutefois, il est de la responsabilité du DS de s’assurer que les conducteurs secondaires ont un permis de conduire valide.