Intervenant ou mandat : Directeur du scrutin

Pour remplir son mandat, en période électorale, la personne titulaire de ce poste dirige une équipe multidisciplinaire d’une quinzaine de personnes à laquelle s’ajoutent, aux moments forts de l’événement, entre 600 et 800 personnes. Toutes ces personnes doivent être formées, assermentées et supervisées. Étant donné l’étendue des tâches à effectuer et le nombre important de personnes employées, la personne titulaire du poste doit déléguer d’importantes tâches aux membres de son équipe rapprochée. Elle doit donc mettre en place une organisation du travail et un système de gestion complexe.

Avant un événement électoral, la personne titulaire de ce poste doit :

► Planifier les besoins en locaux et en personnel en fonction des caractéristiques de sa circonscription;
► Trouver et réserver des locaux pour établir son bureau principal, ses bureaux secondaires, le cas échéant, et tous les locaux utilisés pour le vote. Elle doit s’assurer que ces locaux répondent aux normes d’Élections Québec, notamment en matière d’accessibilité aux personnes en situation de handicap;
► Sélectionner et recruter les membres de son équipe rapprochée, qui l’appuiera dans ses travaux;
► Trouver des fournisseurs aptes à lui fournir les biens et les services requis pour rendre les bureaux opérationnels rapidement.

Au cours d’un événement, la personne titulaire de ce poste doit :

► Voir à la saine gestion des fonds publics mis à sa disposition;
► Planifier les horaires, le nombre d’équipes, les installations et le matériel requis pour la révision ainsi que pour le vote dans les établissements d’hébergement pour personnes aînées et dans les établissements d’enseignement situés sur son territoire;
► Sensibiliser les responsables des établissements d’hébergement et des établissements d’enseignement à leurs devoirs et responsabilités consignés dans la Loi électorale et chercher à obtenir leur pleine collaboration;
► Former et superviser les membres de l’équipe qui l’assistera tout au cours de l’événement (assistantes, assistants et aides);
► Planifier et superviser le recrutement, la nomination et la formation du personnel électoral (pour la révision et le scrutin);
► Veiller au bon déroulement des travaux, en assurer la qualité et veiller au respect de la Loi et des échéances;
► Recevoir, vérifier et accepter les déclarations de candidature remplies conformément aux dispositions de la Loi électorale;
► Autoriser les personnes candidates indépendantes et les intervenants particuliers conformément aux dispositions de la Loi électorale;
► Fournir, de manière équitable, toute l’information nécessaire aux candidates, aux candidats et aux partis politiques en respectant les règles législatives et administratives;
► S’assurer de la collaboration des personnes candidates et de leurs organisations locales et résoudre les situations litigieuses pour que les activités se déroulent conformément aux règles électorales;
► Procéder au recensement des votes et proclamer la personne candidate élue;
► Répondre aux médias et aux électrices et électeurs;
► Autoriser le paiement des fournisseurs et la rémunération du personnel;
► Procéder à la fermeture du bureau principal et des bureaux secondaires, le cas échéant;
► Rendre compte de sa gestion, notamment en effectuant une reddition de comptes et en faisant rapport du déroulement de l’élection.

Hors événement, la personne titulaire doit :

► Être à l’affût des nouveaux développements immobiliers dans sa circonscription et des établissements pouvant servir d’endroits de gestion;
► Participer aux travaux de rééquilibrage des sections de vote;
► Trouver des fournisseurs de services;
► Développer et maintenir son réseau afin de faciliter la recherche et l’embauche de personnel;
► Développer et maintenir une connaissance des intervenants locaux afin de planifier la présence des commissions de révision et des bureaux de vote, notamment dans les installations d’hébergement et dans les établissements d’enseignement;
► Approfondir ses connaissances des dispositions de la Loi, des règlements électoraux, des directives et des procédures administratives;
► Participer à des rencontres de travail et échanger avec les membres de l’institution dans le cadre de comités de travail ou de consultations particulières :
• Comité des DS;
• Comité grandes étendues et mesures particulières;
• Comité accessibilité;
• Tournées régionales et activités de formation;
• etc.

L’emploi est régi par les lois, les politiques, les directives et les normes suivantes :

► Loi électorale du Québec;
► Loi sur la consultation populaire;
► Règlements électoraux;
► Directives émises à l’intention des directeurs du scrutin et du personnel électoral;
► Procédures et directives administratives provenant d’Élections Québec;
► Guide d’éthique à l’intention de la directrice ou du directeur du scrutin, de ses adjointes et adjoints ainsi que de son personnel.

Étant donné la structure administrative et les responsabilités qui lui sont confiées, la personne titulaire doit posséder une grande connaissance des principes de la gestion des ressources humaines, matérielles et financières ainsi qu’une connaissance approfondie des procédures administratives qui encadrent l’ensemble du processus électoral.

3.1 Nature et variété des principaux problèmes rencontrés

La personne titulaire de ce poste est directement responsable de la tenue des événements électoraux dans sa circonscription. Ses décisions et ses interventions ont un impact direct sur la réalisation de la mission principale d’Élections Québec et, par conséquent, sur le déroulement d’une élection, sur le droit de vote des électrices et des électeurs et sur l’intégrité des résultats. La personne titulaire agit en tant que représentante du directeur général des élections auprès des personnes candidates, des intervenants politiques, des médias ainsi que des électrices et des électeurs. L’intégrité du processus électoral et la confiance du public envers la démocratie québécoise reposent en grande partie sur elle.

La période électorale est un événement public à haute visibilité. La Loi électorale exige d’ailleurs que plusieurs activités relevant de la personne titulaire du poste soient effectuées en présence de personnes candidates ou de leurs représentantes ou représentants. La personne titulaire doit agir avec la plus grande transparence et avec un souci constant d’équité envers toutes les parties prenantes. Elle doit d’ailleurs occasionnellement intervenir auprès des divers intervenants pour s'assurer que les règles électorales sont respectées et pour résoudre des situations litigieuses. Son comportement et ses actions doivent être irréprochables.

La Loi électorale impose des délais et des paramètres et aucun manquement n’est toléré à cet égard. Une faute pourrait entraîner une contestation d’élection, qui aurait pour conséquence une perte de confiance de la population envers l’institution. La personne titulaire du poste doit donc s’assurer que tous les échéanciers prévus par la Loi sont respectés et que tout le travail effectué par les personnes employées respecte les principes légaux. La personne titulaire doit donc être en mesure d’analyser rapidement toute situation problématique, d’en saisir toute la portée et de prendre des décisions éclairées.

Pour mener à bien son mandat, la personne titulaire doit recruter et former une équipe de travail d’une quinzaine de personnes. Elle doit également planifier, former et superviser le travail de 600 à 800 personnes qui lui sont recommandées par les partis politiques conformément à la Loi. Elle doit aussi combler les autres postes et ceux demeurés vacants au terme de la période prévue pour ces recommandations dans un délai très restreint. Elle doit ensuite s’assurer de la qualité du travail effectué et de sa conformité avec la Loi électorale et avec les directives transmises au personnel.

La personne titulaire doit maintenir à jour ses connaissances démographiques, géographiques, socioéconomiques, politiques et institutionnelles liées à sa circonscription. Elle doit également être à l’affût d’événements ou de contraintes particulières pouvant affecter les opérations électorales sur son territoire afin de mettre en place des moyens d’atténuation.

La personne titulaire doit maintenir à jour ses connaissances légales et administratives. Elle doit également posséder de bonnes habiletés en informatique afin d’être en mesure d’utiliser le système de gestion des événements provinciaux. Elle doit aussi transmettre ces connaissances à son équipe de travail.

Malgré la tenue des élections à date fixe, la personne titulaire doit disposer d’une très grande disponibilité, car il peut toujours y avoir une élection partielle ou une élection générale précipitée. Aussi, elle doit être disponible pour recevoir de la formation et pour participer aux travaux d’Élections Québec lorsque sa présence est requise. Elle doit réaliser les activités préparatoires préalablement à chaque événement électoral et, à terme, produire un rapport d’événement et procéder à une reddition de comptes.

3.2 Compétences et aptitudes requises

La personne titulaire doit avoir diverses connaissances sur la circonscription électorale pour laquelle elle est nommée, plus particulièrement sur le plan de la géographie, de la démographie et des caractéristiques socioéconomiques. Elle doit posséder un sens politique et éthique marqué pour interagir avec les personnes candidates, les intervenants politiques, les électrices, les électeurs et les médias et faire preuve d’une neutralité absolue dans l’exercice de ses fonctions.

Elle doit posséder d’excellentes compétences en gestion des ressources humaines et en organisation du travail, puisqu’elle doit planifier et superviser le travail de 600 à 800 personnes pour mener à bien son événement. Pour ce faire, elle doit pouvoir compter sur une équipe rapprochée d’une quinzaine de personnes qu’elle a embauchées et formées et à qui elle doit déléguer plusieurs fonctions importantes. La personne titulaire du poste doit faire preuve d’un leadership mobilisant et encourager le travail en collégialité.

Elle doit posséder des compétences en gestion des ressources financières et matérielles afin de respecter le cadre financier de sa circonscription. Elle doit être en mesure de faire un suivi serré de son budget et de rendre des comptes à l’institution.

La personne titulaire du poste peut être appelée à agir comme porte-parole d’Élections Québec dans sa circonscription. Elle peut aussi être appelée à représenter Élections Québec dans des événements publics ou auprès de clientèles externes. Elle doit donc posséder des compétences en communication publique.

La personne titulaire doit avoir une bonne capacité d’adaptation et être capable de réagir rapidement aux changements apportés aux directives tout en respectant le déroulement des activités prévues au calendrier électoral établi par la Loi électorale. Elle contrôle l’atteinte des résultats déterminés par le directeur général des élections. Elle doit planifier et organiser son agenda en fonction des priorités à réaliser dans le temps et s’assurer du respect des échéanciers légaux et administratifs pour accomplir l’ensemble des tâches.

Elle doit posséder d’excellentes aptitudes pour la gestion du service à la clientèle. Elle doit superviser les membres de son personnel et s’assurer qu’ils répondent promptement et correctement aux demandes des électrices, des électeurs et des personnes candidates, de façon à assurer le bon déroulement des opérations. La qualité des services qu’elle offre influence directement l’image d’Élections Québec auprès de ces clientèles.

Afin de créer et de maintenir un climat de confiance, la personne titulaire fait preuve de jugement et d’un grand sens de la diplomatie dans sa façon d’interagir avec le personnel, les personnes candidates, les intervenants politiques, les électrices, les électeurs et toute autre personne. Elle doit prendre des décisions et résoudre des cas litigieux tout en respectant les échéanciers légaux, et ce, sans contrevenir au bon déroulement du processus électoral.

Elle doit détenir des aptitudes en relations interpersonnelles afin de gérer les conflits pouvant survenir entre les personnes candidates, les partis politiques, les électrices, les électeurs ainsi que les membres du personnel électoral. Les conflits entre les partis politiques sont nombreux en période électorale. La personne titulaire du poste doit connaître les enjeux politiques nationaux et locaux afin d’anticiper les conflits et les désaccords qui pourraient survenir dans sa circonscription.

Elle doit être apte à utiliser les systèmes informatiques ainsi que les données produites par ces systèmes et elle doit s’assurer que les membres de son personnel peuvent eux aussi le faire.

De plus, elle doit avoir une connaissance adéquate de la langue anglaise lorsque le nombre d’électrices et d’électeurs anglophones de sa circonscription le justifie.

3.3 Étendue et complexité des sujets

La personne titulaire doit posséder une très bonne connaissance de la Loi électorale du Québec, de la Loi sur la consultation populaire et des règlements qui en découlent.

Elle doit avoir une vision globale du processus électoral, puisque les membres de son personnel devront accomplir l’ensemble des activités liées au recrutement, à la formation, à la rémunération, au service à la clientèle et à la gestion du matériel.

Elle doit s’assurer que les activités réalisées par les membres du personnel sous sa gouverne respectent l’encadrement légal, les procédures et les directives émises par l’institution, puisqu’elle doit régulièrement rendre des comptes.

Lorsqu’elle réalise ses activités, la personne titulaire bénéficie de soutien de la part des différentes directions administratives d’Élections Québec. Elle peut aussi communiquer avec une coordonnatrice ou un coordonnateur du Service des scrutins provinciaux pour obtenir des précisions concernant l’interprétation de la Loi et des directives.

3.4 Degré de surveillance exercé par les supérieurs du titulaire de l’emploi

La personne titulaire travaille dans sa circonscription. Elle possède une grande marge de manœuvre et assume ses fonctions avec un minimum de supervision. Elle fait preuve d’autonomie dans ses décisions de gestion et elle est responsable de ses actions.

La personne titulaire du poste est sous l’autorité de l’adjoint au directeur général des élections et directeur des opérations électorales. Les coordonnatrices et coordonnateurs du Service des scrutins provinciaux le soutiennent dans ses tâches d’assistance et de supervision de la personne titulaire du poste.

À la fin d’un événement, la personne titulaire du poste rédige un rapport complet pour rendre compte des situations survenues dans sa circonscription. Elle collabore ainsi à l’amélioration continue du processus électoral et influence les propositions d’amendement à la Loi électorale du Québec.

3.5 Nature et fréquence des communications internes et externes

Communications internes

La personne titulaire a des communications très fréquentes avec la coordonnatrice ou le coordonnateur attitré à sa circonscription. Cette personne conseille la personne titulaire et lui propose des solutions aux divers problèmes inhérents à la préparation et à la bonne gestion de l’événement électoral.

La personne titulaire communique régulièrement avec le personnel des différentes unités administratives de l’institution et assure le suivi des activités qui se déroulent dans sa circonscription.

Elle communique quotidiennement avec le personnel de son bureau principal afin de leur fournir le soutien requis dans l’exercice de ses fonctions et d’assurer le bon déroulement des activités.

Ses responsabilités de gestionnaire l’amènent également à traiter et à résoudre certains conflits entre les membres du personnel.

Communications externes

La personne titulaire communique régulièrement avec les directrices, les directeurs et les responsables des établissements d’enseignement, des centres hospitaliers et des installations d’hébergement pour aînés reconnus par le MSSS afin de leur expliquer leurs devoirs et responsabilités décrits dans la Loi électorale, de manière à faciliter l’exercice du droit de vote de leurs clientèles. De plus, elle doit convenir, avec les responsables de ces établissements, des moyens utilisés pour assurer le bon déroulement du vote et la sécurité des lieux et des personnes.

La personne titulaire communique régulièrement avec les personnes candidates et avec les intervenants politiques, en période électorale, afin de recueillir les listes du personnel électoral recommandé et de leur transmettre les divers documents prévus dans la Loi électorale. Elle doit également les rencontrer, à deux moments précis de la période électorale, afin de leur expliquer l’encadrement légal et les règles administratives, notamment en matière de votation, de publicité partisane et de révision de la liste électorale.

La personne titulaire doit aussi répondre aux demandes d’information et d’entrevues des médias et communiquer avec les électrices et les électeurs qui éprouvent des problèmes particuliers.