Le directeur du scrutin doit répondre aux demandes d’information des électeurs de sa circonscription. Il donne l’information relative au vote et à la révision de la liste électorale et, le cas échéant, à la façon de se porter candidat.
Dans certains cas, le directeur du scrutin peut être appelé à interagir avec les représentants des médias, de concert avec Élections Québec.
Noter que l’ensemble des tâches réalisées en activités préparatoires (sélection des endroits de gestion, horaire des visites en installations d’hébergement ou en établissements d’enseignement) ont une incidence directe sur la production de l’information diffusée aux électeurs.
Demandes de renseignements
Essentiellement, la tâche d’informer les électeurs consiste à s’assurer qu’ils reçoivent l’information demandée, par téléphone ou en personne, relativement au vote, à la révision ou à la possibilité de déposer une candidature. Le directeur du scrutin (DS) doit donc former le personnel de l’accueil afin qu’il sache où trouver les renseignements ou encore qu'il dirige l’électeur au Centre de renseignements s’il n’est pas en mesure de l’assister. La section Communications aux électeurs de la bibliothèque est, à cet égard, une bonne référence.
Utilisation des médias sociaux
Les DS peuvent, s’ils le souhaitent, utiliser leurs propres comptes de médias sociaux pour transmettre des renseignements aux électrices et aux électeurs de leur circonscription qui font partie de leur réseau; ils peuvent, par exemple, relayer de l’information officielle préparée par la Direction des communications et des affaires publiques et publiée sur les plateformes sociales officielles d’Élections Québec. Ils peuvent aussi utiliser leurs comptes personnels pour transmettre de l’information liée à une situation particulière à leur circonscription. Les DS peuvent aussi communiquer avec leur coordonnatrice ou coordonnateur s’ils pensent que des informations importantes pour les électeurs (par exemple, le changement d’un lieu de vote) devraient être diffusées sur les plateformes sociales officielles d’Élections Québec.
Les DAS peuvent partager les informations officielles publiées par Élections Québec sur ses plateformes sociales ou repartager les publications du DS.
Cependant, que les DS et DAS utilisent ou non leurs comptes de médias sociaux à titre professionnel, ils doivent respecter plusieurs obligations, notamment l’obligation de neutralité politique, l’obligation de n’être membre d’aucun parti politique et l’obligation d’impartialité. Ces obligations accompagnent les DS et DAS en tout temps, y compris sur les médias sociaux.
Communiquer à la suite d’un imprévu
Différentes situations peuvent nécessiter de communiquer avec les électeurs, que ce soit pour les informer d’un changement au processus électoral ou pour les rassurer à la suite d’un incident. Communiqué de presse, publication sur les médias sociaux, affiche, message radio : une foule de moyens peuvent être mis en place. La Direction des communications et des affaires publiques vous apportera son soutien.
Envois personnalisés
Élections Québec transmet aux électeurs, par la poste, l’information nécessaire à l’exercice de leur droit de vote. À cet égard, le DS le DS intervient dès les activités préparatoires en saisissant dans GEP les données relatives aux endroits de gestion pour le vote anticipé et le vote le jour du scrutin. Ces données comportent des précisions sur les critères d’accessibilité propres à ces endroits.
ENG-0.6 (bureau principal), ENG-0.12 (bureau secondaire), ENG-0.24 (BVA),
ENG-0.35 (horaires CRI et BVIH), ENG-0.26 (BVO)
Lors de la saisie, le DS doit respecter les Règles d'écriture des noms d'établissements et des lieux spécifiques d'endroits de gestion afin d’assurer l’uniformité des données et de faciliter le repérage des lieux par l’électeur.
Enfin, dans les premières heures suivant le décret, le DS joue ensuite un rôle essentiel en confirmant les informations qui se trouvent sur ces documents, soit les lieux du vote par anticipation, de la révision de la liste électorale et du vote au bureau de la directrice ou du directeur du scrutin.
L’extraction de ces données sert à la production de la carte d’information à l’électeur qui sera transmis par Élections Québec dans un premier envoi avec le manuel de l'électeur, au plus tard le jour -22.
La carte d’information à l’électeur présente les jours, heures et lieux où l’électeur peut :
- Voter par anticipation
- S’inscrire ou modifier son inscription à la liste électorale
- Voter au bureau de la directrice ou du directeur du scrutin
Quant à lui, le manuel de l’électeur informe l’électeur sur :
- Les conditions pour voter et les options pour le faire
- Les contributions politiques et les dépenses électorales
Une semaine après la confirmation des lieux pour le vote anticipé, le DS doit confirmer les adresses des bureaux pour le jour du scrutin.
Ces données servent à la production de la carte de rappel, transmise au plus tard le jour -4 par Élections Québec.
Au plus tard le jour -2, les électeurs recevront une carte de rappel. La carte de rappel informe l’électeur de l’endroit où il pourra voter le jour de l’élection, précise si le bureau de vote est accessible aux personnes à mobilité réduite et donne la liste des personnes candidates dans la circonscription.
Exceptionnellement, des corrections peuvent être apportées aux renseignements qui doivent figurer sur l’avis à l’électeur ou sur la carte de rappel après la production de ceux-ci. Il est alors de la responsabilité du DS d’informer les électeurs visés par ces corrections en convenant du meilleur moyen avec son coordonnateur.
Affiches et dépliants
Installations d’hébergement
Cette clientèle est desservie dans son installation. En plus des communications personnalisées, des affiches et dépliants sont placés à la vue des électeurs afin de bien faire connaître les jours et les heures du passage des équipes de révision et de vote.
Établissements d’enseignement
La clientèle étudiante est visitée par des équipes afin de permettre la révision et le vote dans l’établissement d’enseignement (en élections générales seulement). Cette information n’est pas transmise par des envois personnalisés, mais des affiches sont placées à la vue des étudiants pour annoncer le lieu, les jours et les heures auxquels ils peuvent exercer leur droit de vote. Ces renseignements sont également diffusés sur le site Web d’Élections Québec.
Pour en savoir plus sur les différents moyens de communication prévus par Élections Québec pour bien informer et sensibiliser les électeurs, vous pouvez consulter la page Communications aux électeurs
Demandes des médias
Les médias peuvent communiquer avec un directeur du scrutin (DS) pour lui demander de l’information ou pour réaliser une entrevue sur des thèmes susceptibles d’intéresser les électeurs et de favoriser l’exercice du vote. Dans la mesure où la demande d’information ou d’entrevue concerne le processus de vote dans la circonscription du DS, ce dernier peut répondre à la demande du média. Au besoin, l’équipe des relations avec les médias d’Élections Québec est disponible pour l’épauler, par exemple en lui fournissant un aide-mémoire contenant les messages clés à véhiculer lors de l’échange avec le journaliste. Le DS peut aussi choisir de relayer la demande d’un média à l’équipe du service des relations avec les médias, par exemple s’il n’a pas le temps d’y répondre ou s’il n’est pas à l’aise de le faire. Il doit alors fournir les coordonnées du média à l’équipe des relations avec les médias afin que cette dernière communique avec le journaliste. Il doit placer son coordonnateur en copie conforme.
Coordonnées du service des relations avec les médias
418 644-3320
1 888 870-3320
servicemedias@electionsquebec.qc.ca
Toute demande d’information ou d’entrevue sur des sujets qui ont des répercussions potentielles au-delà de la circonscription du DS ou qui portent sur un incident ou des enjeux compromettant le bon déroulement du scrutin doit toutefois être relayée au service des relations avec les médias.
Prises de vue des médias dans un lieu de vote
Lorsqu’un journaliste souhaite envoyer un photographe ou une équipe de tournage pour prendre des images dans un endroit de vote, le DS doit expliquer ce qui est permis et ce qui ne l’est pas, en plus d’informer le PRIMO concerné de cette visite.