Intervenant ou mandat : Recrutement

Intervenant ou mandat : Recrutement

Description - Ce mandat consiste à assister le directeur du scrutin et son adjoint dans la planification et l’organisation du recrutement du personnel électoral pour l’ensemble de la circonscription.

Principales responsabilités :

  • organiser le recrutement et effectuer le suivi des dossiers du personnel électoral :
    • assignation à un poste;
    • assignation aux séances de formation;
    • contrôle des présences;
    • gestion des remplacements;
    • cueillette et traitement sécuritaire des données nominatives;
    • utilisation du Postulez en ligne;
  • superviser et coordonner le travail d’une équipe d’aides afin d’assurer le bon déroulement des opérations et le respect des délais; 
  • ajuster le calendrier de formation après consultation auprès du DS et, le cas échéant, du formateur;
  • communiquer régulièrement avec les partis politiques afin d’échanger les informations concernant les recommandations du personnel électoral;
  • produire l’état du recrutement, en assurer le suivi, et en rendre compte au DS;
  • préparer les nominations, les feuilles de présences et autres formulaires, s’il y a lieu;
  • collaborer étroitement avec le responsable du mandat Rémunération et Finances.

Compétences requises

  • capacité à travailler sous pression et à résoudre des problèmes;
  • dynamisme et entregent;
  • habileté à utiliser des applications informatiques.

 

Nombre d’heures allouées et période de travail

Ce mandat d’une envergure de 320 heures requiert une présence soutenue dès le décret et ce, jusqu’au jour +8, soit le jour de production de la paie pour le personnel du scrutin. En raison de l’ampleur de ce mandat, il n’est pas conseillé de jumeler ce mandat à un autre. Il est d’ailleurs incompatible avec le mandat Rémunération et finances.

 

Principaux collaborateurs 

  • DS et DAS
  • Assistant Rémunération et finances
  • Assistant Formation

Formation


Outils, guides, aide-mémoires :

Activités à réaliser Premier jour Dernier jour
PER-1.7 Enregistrer et imprimer le calendrier des séances de formation -33 -31
PER-12 Imprimer, pour chacun des partis politiques, la liste des postes dont le personnel est recommandé -33 -28
PER-14 Enregistrer le nom et les coordonnées des personnes dans la réserve (banque de noms) -33 -1
PER-1.5 Enregistrer les informations sur le personnel du bureau principal et secondaire dans GEP -33 Jour de fermeture
PER-11 Enregistrer les informations sur les secrétaires de commission de révision, les présidents réviseurs et les substituts dans GEP et les convoquer aux séances de formation -32 -26
PER-25 Enregistrer les informations sur les réviseurs, les agents réviseurs et les substituts dans GEP et les convoquer aux séances de formation -30 -26
PER-32.5 Produire les listes officielles DGE-2.8 pour le personnel de la révision -25 -22
PER-35 Donner accès à GEP aux présidents réviseurs et aux secrétaires des CRO, CRI et CRS -25 -22
PER-32 Mettre à jour les informations sur le personnel de la révision dans GEP après une formation -25 -22
PER-30 Imprimer les documents nécessaires à la formation du personnel de la révision (DGE-2.3, feuilles de présence et feuilles de temps) -25 -22
PER-39 Puiser dans la réserve pour combler les postes vacants -25 0
PER-36 Effectuer le suivi du temps d'attente fait par les substituts -22 0
PER-40 Enregistrer les informations sur le personnel du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE (+ dépouillement de leur urne) et les substituts dans GEP et les convoquer aux séances de formation -21 -14
PER-95 Produire le rapport de suivi des séances de formation et effectuer les relances auprès du personnel au besoin -21 0
PER-94 Mettre fin au mandat d'une personne et la remplacer par un substitut -21 +5
PER-49.5 Donner accès à GEP aux préposés - BVDS ou BVEE, aux préposés et rév. - BVIRE, aux présidents réviseurs et aux secrétaires des CRS et CRSEE -17 -11
PER-51.2 Produire les listes officielles DGE-2.8 pour le personnel du BVA et BVIH, du BVI-BVDE et du dépouillement -14 -12
PER-51 Mettre à jour les informations sur le personnel du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE dans GEP après une formation -14 -11
PER-48 Imprimer les documents nécessaires à la formation du personnel du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE (DGE-2.3 et feuilles de présence) -14 -11
PER-61 Enregistrer les informations sur le personnel du BVO et les substituts dans GEP et les convoquer aux séances de formation -12 -4
PER-51.3 Produire et imprimer les documents pour le personnel du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE -11 -9
PER-67.5 Produire la liste officielle DGE-2.8 pour le personnel du BVO -8 -1
PER-67 Mettre à jour les informations sur le personnel du BVO dans GEP après une formation -8 -1
PER-64 Imprimer les documents nécessaires à la formation du personnel du BVO (DGE-2.3 et feuilles de présence) -8 -1
PER-68.5 Produire et imprimer les documents pour le personnel du BVO et pour le personnel du dépouillement des votes anticipés -3 -1
PER-91 Imprimer les documents nécessaires aux formations du personnel pour le dépouillement des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE (DGE-2.3 et feuille de présence) -3 0
PER-90 Communiquer avec le personnel pressenti pour le dépouillement des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE -3 0
PER-87 Identifier le personnel du BVO qui peut obtenir une autorisation à voter et produire celle-ci -3 0
PER-92.5 Mettre à jour les informations sur le personnel du dépouillement des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE dans GEP après les séances de formation 0 +1