Intervenant ou mandat : Recrutement
Description - Ce mandat consiste à assister le directeur du scrutin et son adjoint dans la planification et l’organisation du recrutement du personnel électoral pour l’ensemble de la circonscription.
Principales responsabilités :
- organiser le recrutement et effectuer le suivi des dossiers du personnel électoral :
- assignation à un poste;
- assignation aux séances de formation;
- contrôle des présences;
- gestion des remplacements;
- cueillette et traitement sécuritaire des données nominatives;
- utilisation du Postulez en ligne;
- superviser et coordonner le travail d’une équipe d’aides afin d’assurer le bon déroulement des opérations et le respect des délais;
- ajuster le calendrier de formation après consultation auprès du DS et, le cas échéant, du formateur;
- communiquer régulièrement avec les partis politiques afin d’échanger les informations concernant les recommandations du personnel électoral;
- produire l’état du recrutement, en assurer le suivi, et en rendre compte au DS;
- préparer les nominations, les feuilles de présences et autres formulaires, s’il y a lieu;
- collaborer étroitement avec le responsable du mandat Rémunération et Finances.
Compétences requises
- capacité à travailler sous pression et à résoudre des problèmes;
- dynamisme et entregent;
- habileté à utiliser des applications informatiques.
Nombre d’heures allouées et période de travail
Ce mandat d’une envergure de 320 heures requiert une présence soutenue dès le décret et ce, jusqu’au jour +8, soit le jour de production de la paie pour le personnel du scrutin. En raison de l’ampleur de ce mandat, il n’est pas conseillé de jumeler ce mandat à un autre. Il est d’ailleurs incompatible avec le mandat Rémunération et finances.
Principaux collaborateurs
- DS et DAS
- Assistant Rémunération et finances
- Assistant Formation
Formation
- Déroulement d’une élection (Capsule)
- Vue d'ensemble Personnel électoral
- Problèmes fréquemment rencontrés
- Capsule bibliothèque
- Protection des renseignements personnels :
- Partie 1 – Accessibilité et utilisation des renseignements personnels (10 min)
- Partie 2 – Sécurité de l’information (8 min)
- Partie 3 – Signalement des atteintes à la vie privée (10 min)
- Partie 4 – Responsabilités du directeur du scrutin et de son adjoint (7 min)
- Capsule Office 365
- Capsule GEP – Recrutement
- Présentation générale GEP
- Module de gestion des rapports (Capsule)
Outils, guides, aide-mémoires :
- Qu’est-ce qu’un substitut
- Séquence des activités pour le recrutement, la formation et la rémunération du personnel électoral.
- Principales activités à réaliser en lien avec l'autoformation
- Ajouter, supprimer modifier mandat sans supprimer assignation
- Assigner une personne à une séance de formation
- Corriger la date de nomination pour un mandat
- Enregistrer et rechercher le personnel électoral
- Gérer les doublons
- Enregistrer le calendrier des séances de formation
- Enregistrer et imprimer le calendrier des séances de formation
- Mettre à jour le dossier de la personne
- Mettre fin au mandat d'une personne et la remplacer par un substitut
- Produire et imprimer les feuilles de temps
- Produire les formulaires de nomination et d'assermentation DGE-2.3
- Produire les fiches d'appel
- Produire les listes
- Produire l'état du recrutement
- Transférer les postulants dans la réserve
- Liste des formations à attribuer par poste (Vote)
Activités à réaliser | Premier jour | Dernier jour |
---|---|---|
PER-1.7 Enregistrer et imprimer le calendrier des séances de formation | -33 | -31 |
PER-12 Imprimer, pour chacun des partis politiques, la liste des postes dont le personnel est recommandé | -33 | -28 |
PER-14 Enregistrer le nom et les coordonnées des personnes dans la réserve (banque de noms) | -33 | -1 |
PER-1.5 Enregistrer les informations sur le personnel du bureau principal et secondaire dans GEP | -33 | Jour de fermeture |
PER-11 Enregistrer les informations sur les secrétaires de commission de révision, les présidents réviseurs et les substituts dans GEP et les convoquer aux séances de formation | -32 | -26 |
PER-25 Enregistrer les informations sur les réviseurs, les agents réviseurs et les substituts dans GEP et les convoquer aux séances de formation | -30 | -26 |
PER-32.5 Produire les listes officielles DGE-2.8 pour le personnel de la révision | -25 | -22 |
PER-35 Donner accès à GEP aux présidents réviseurs et aux secrétaires des CRO, CRI et CRS | -25 | -22 |
PER-32 Mettre à jour les informations sur le personnel de la révision dans GEP après une formation | -25 | -22 |
PER-30 Imprimer les documents nécessaires à la formation du personnel de la révision (DGE-2.3, feuilles de présence et feuilles de temps) | -25 | -22 |
PER-39 Puiser dans la réserve pour combler les postes vacants | -25 | 0 |
PER-36 Effectuer le suivi du temps d'attente fait par les substituts | -22 | 0 |
PER-40 Enregistrer les informations sur le personnel du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE (+ dépouillement de leur urne) et les substituts dans GEP et les convoquer aux séances de formation | -21 | -14 |
PER-95 Produire le rapport de suivi des séances de formation et effectuer les relances auprès du personnel au besoin | -21 | 0 |
PER-94 Mettre fin au mandat d'une personne et la remplacer par un substitut | -21 | +5 |
PER-49.5 Donner accès à GEP aux préposés - BVDS ou BVEE, aux préposés et rév. - BVIRE, aux présidents réviseurs et aux secrétaires des CRS et CRSEE | -17 | -11 |
PER-51.2 Produire les listes officielles DGE-2.8 pour le personnel du BVA et BVIH, du BVI-BVDE et du dépouillement | -14 | -12 |
PER-51 Mettre à jour les informations sur le personnel du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE dans GEP après une formation | -14 | -11 |
PER-48 Imprimer les documents nécessaires à la formation du personnel du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE (DGE-2.3 et feuilles de présence) | -14 | -11 |
PER-61 Enregistrer les informations sur le personnel du BVO et les substituts dans GEP et les convoquer aux séances de formation | -12 | -4 |
PER-51.3 Produire et imprimer les documents pour le personnel du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE | -11 | -9 |
PER-67.5 Produire la liste officielle DGE-2.8 pour le personnel du BVO | -8 | -1 |
PER-67 Mettre à jour les informations sur le personnel du BVO dans GEP après une formation | -8 | -1 |
PER-64 Imprimer les documents nécessaires à la formation du personnel du BVO (DGE-2.3 et feuilles de présence) | -8 | -1 |
PER-68.5 Produire et imprimer les documents pour le personnel du BVO et pour le personnel du dépouillement des votes anticipés | -3 | -1 |
PER-91 Imprimer les documents nécessaires aux formations du personnel pour le dépouillement des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE (DGE-2.3 et feuille de présence) | -3 | 0 |
PER-90 Communiquer avec le personnel pressenti pour le dépouillement des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE | -3 | 0 |
PER-87 Identifier le personnel du BVO qui peut obtenir une autorisation à voter et produire celle-ci | -3 | 0 |
PER-92.5 Mettre à jour les informations sur le personnel du dépouillement des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE dans GEP après les séances de formation | 0 | +1 |