PER-61 Enregistrer les informations sur le personnel du BVO et les substituts dans GEP et les convoquer aux séances de formation

Référence légale

Articles 310, 310.1, 312 et 312.1 de la Loi électorale

But

Enregistrer les informations sur le personnel du BVO et les substituts dans GEP et les convoquer aux séances de formation les concernant.

Informations préalables

Le nom des travailleurs provient de deux sources :

Une autoformation en ligne est disponible pour les membres de la TVI, avec ou sans cumul de fonction, ainsi que les scrutateurs et secrétaires pour le BVO. Il est recommandé d’inscrire ce personnel à l’autoformation par défaut.

Procédure

1. Recueillir, auprès du DS, la liste des personnes choisies par celui-ci et la liste des personnes recommandées

Il est recommandé d’assigner le personnel du scrutin le jour du vote dans l’endroit de gestion qui dessert sa propre section de vote. Cela vous évitera de produire des DGE-50 en quantité. 

2. Produire et imprimer le calendrier des séances de formation pour le personnel du BVO

Personnel électoral > Formation – Listes et rapports > Produire le calendrier des formations

Veuillez vous référer au document Imprimer les documents pour la formation.

Il est intéressant d’avoir en main l’horaire des séances de formation pour le personnel du BVO lorsque vous effectuez les appels afin d’offrir, s’il y a lieu, une autre séance de formation à la personne appelée. 

3. Enregistrer les informations sur ces personnes et les assigner aux séances de formation les concernant

Personnel électoral > Gestion du personnel > Enregistrer le personnel électoral

Pour enregistrer le personnel, veuillez vous référer au document Enregistrer et rechercher le personnel électoral.

Pour assigner le personnel aux séances de formation, veuillez vous référer au document Assigner une personne à une séance de formation.

Consultez également le document Liste des formations par poste. 

Au besoin, référez-vous aux documents Gérer les doublons ou Corriger la date de nomination pour un mandat.

Pour les membres TVI, avec ou sans cumul de fonction, ainsi que les scrutateurs et secrétaires, sélectionner la plus récente séance d’autoformation en ligne.

4. Produire les fiches d’appel

Personnel électoral > Gestion du personnel > Produire les fiches d’appel

La fiche d’appel prend la forme d’un message formulé à l’interlocuteur et présente toutes les informations pertinentes sur le poste proposé et la formation qui y est associée.

Veuillez vous référer au document Produire les fiches d’appel. 

Lorsqu’une personne est inscrite à une autoformation en ligne, veuillez utiliser le document « Complément d’information pour l’autoformation » afin de fournir toutes les informations nécessaires. Remplissez tous les champs en jaune au préalable en validant l’information auprès du DS au besoin.

Pour l’autoformation, créer une autre séance d’autoformation après avoir produit les fiches d’appel et y inscrire le nouveau personnel. Vous pourrez alors sélectionner cette nouvelle séance lors de la prochaine production des fiches d’appel, et ainsi de suite. Cela évitera de produire des fiches d’appel en double. Afin de faciliter le suivi, attendez d’avoir un bon nombre de personnes inscrites à une séance de formation avant d’imprimer les fiches d’appel.

5. Appeler toutes les personnes afin de leur offrir un poste et de les convoquer aux séances de formation les concernant

6. Mettre à jour le dossier de ces personnes à la suite des appels

Personnel électoral  >  Gestion du personnel  >  Enregistrer le personnel électoral

Veuillez vous référer au document Mettre à jour le dossier de la personne. 

Portez une attention particulière lorsque vous saisissez l’adresse et le numéro d’assurance sociale (NAS)

Toute erreur dans la saisie de l’adresse occasionnera des délais de poste supplémentaires, car les chèques seront retournés au DGEQ. Il est donc important de bien saisir le numéro civique et le numéro d’appartement, et ce, dans les cases appropriées.

L’absence du NAS n’empêche pas la création d’une feuille de rémunération, mais il doit absolument être saisi avant l’autorisation de cette feuille de rémunération.

La sauvegarde du dossier d’une personne dans GEP est impossible si le NAS est invalide ou débute par 9. Consulter la page Quoi faire si un NAS débute par un 9 afin de traiter ce type de dossier.

7. S’assurer que tous les postes sont comblés (« Occupe l’emploi » est à « Oui »)

Tous les postes doivent être comblés. Si nécessaire puiser dans la réserve (banque de noms) pour combler les postes vacants (voir PER-39).