Les activités préparatoires
Les activités préparatoires visent à mettre en place l’infrastructure et la logistique qui permettront aux DS et aux DAS de tenir une élection dans leur circonscription. C’est un moment privilégié afin de mettre l’accent sur la préparation de l’événement, l’anticipation de situations problématiques et la mise en place de mesures correctrices.
À l’image d’une fondation pour un immeuble, les activités préparatoires sont l’un des principaux facteurs de réussite d’un événement lorsqu’elles sont bien menées.
Une bonne préparation est essentielle puisqu’il est impossible de retarder l’échéance ou de planifier une reprise.
Les activités préparatoires sont presque exclusivement sous la responsabilité du DS et de son DAS, seuls les travaux en matière d’accessibilité sont effectués par l’assistant responsable du mandat Accessibilité et endroits de gestion. Selon les caractéristiques de la circonscription, chaque DS se voit attribué un nombre d’heures de travail à accomplir qu’il ne doit pas dépasser sans raison valable.
Les activités préparatoires sont lancées environ un an avant la date prévue du décret pour des élections générales et elles se déroulent en plusieurs phases. Toutefois, le contexte politique peut amener Élections Québec à les accélérer s’il est permis de croire que les élections seront déclenchées plus tôt que prévu.
Dans le cas des élections partielles, les activités préparatoires sont accélérées et sont adaptées au contexte particulier qui s’applique à ce type de scrutin.
Les principales tâches à accomplir pendant cette période sont les suivantes :
- Prendre connaissance de la documentation disponible dans la bibliothèque des scrutins provinciaux (directives du DGE au DS, procédures, formation, etc.)
- Prendre connaissance des particularités de sa circonscription et des changements survenus depuis les dernières élections
- Trouver un bureau principal et, le cas échéant, un ou des bureau(x) secondaire(s)
- Déterminer les endroits de gestion pour le vote et la révision, et en faire la saisie dans GEP
- Faire le repérage de tous les endroits de gestion afin de s’assurer de leur conformité aux normes d’Élections Québec en matière d’accessibilité
- Communiquer avec les administrateurs des centres d’hébergement et des établissements d’enseignement en vue du passage des équipes de la révision et du vote durant la période électorale
- Trouver un imprimeur pour les bulletins de vote et les affiches
- Recruter le personnel du bureau principal
Procédures, outils et références