En conformité avec la Loi sur l’administration publique et la Loi sur l’administration financière, le directeur général des élections est tenu de respecter les principes d’une bonne gestion des fonds publics, d’imputabilité et de transparence.
Il doit s’assurer du respect des normes et procédures en matière de contrôle budgétaire et il doit répondre aux demandes de vérification des dépenses du Vérificateur général.
Le directeur du scrutin et son adjoint sont également liés à ces principes. Il est de leur responsabilité d’assurer une saine gestion des ressources financières et d’en rendre compte.
Le directeur du scrutin est responsable de tous les gestes administratifs en ce qui concerne la rémunération de son personnel et la facturation des dépenses engagées dans sa circonscription. Il est secondé par l’assistant responsable du mandat rémunération et finances.
Indicateurs financiers
Le tableau des indicateurs financiers est un outil de gestion transmis en activités préparatoires pour aider les DS à prendre certaines décisions de nature financière.
Il contient des montants de budget alloués pour des catégories de dépenses où le DS a un certain contrôle, comme les locations reliées au bureau principal (loyer, ameublement, photocopieur) et la rémunération du personnel du bureau principal.
Afin d’assurer une bonne gestion des fonds publics et d’obtenir le meilleur prix possible, le DS a aussi l’obligation de faire des demandes de prix pour toute location de 1 000 $ et plus.
Reddition de comptes
À la fin de l’événement, le Service des ressources financières et de la gestion contractuelle (SRFGC) compile les coûts et transmet une fiche au DS comprenant les coûts réels de l’événement.
Le SRFGC demande aux DS d’expliquer les écarts importants, c’est-à-dire les écarts de plus de 25 % pour les locations et de plus 10 % pour la rémunération.
La reddition de comptes sert à documenter les décisions de nature financière, les circonstances ayant entraîné des dépassements importants de coûts et les pistes de solution pour un futur évènement.
Cette reddition de comptes est utile à la SRFGC pour être en mesure de répondre aux demandes de vérification des dépenses du Vérificateur général et pour s’assurer du respect des normes et des procédures en matière de contrôle budgétaire.
Ententes de location ou de réservation d’espace
La location du bureau principal et du bureau secondaire se fait par bail.
Dans tous les autres cas de réservation ou de location, il faut utiliser le formulaire DGE-18 – Location d’espace – Réservation d’espace, par exemple :
- Le vote par anticipation (un formulaire par endroit de gestion)
- Le vote le jour du scrutin (un formulaire par endroit de gestion)
- La révision et vote en installation d’hébergement (un formulaire par endroit de gestion avec une durée spécifique)
- La révision et vote en établissement d’enseignement (un formulaire par endroit de gestion avec une durée spécifique)
- La commission de révision ordinaire*
- La commission de révision spéciale*
- Les commissions de révision itinérantes (en milieu rural et semi-rural) (un formulaire par endroit de gestion avec une durée spécifique)
- Le local de formation*
- Le local pour le dépouillement des votes*
- Le local pour la compilation des résultats du vote*
- Etc.
* Seulement lorsque ces activités sont tenues à l’extérieur du bureau principal et du bureau secondaire.
La DGE-18 est une entente qui est prise en activités préparatoires, mais qui est signée après le décret. Avec ce formulaire dûment complété et signé, pas besoin de facture, le paiement est effectué directement avec la DGE-18.
Il est à noter que, si un même endroit de gestion est loué ou réservé pour plusieurs types de couvertures : BVA, BVO, un seul formulaire sera complété.
La DGE-18 contient, entre autres, le lieu réservé, le nom légal et le numéro d’entreprise du Québec (NEQ), les numéros d’inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ, le nombre de bureaux, les dates et heures de la location, le nombre de tables et de chaises ainsi que le montant de l’entente.
Il existe 2 types d’entente conclue à l’aide de la DGE-18, la réservation et la location.
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Réservation d’espace |
Location d’espace |
Le barème de réservation d’espace ne peut pas faire l’objet de négociation |
Le barème de location d’espace est une base de négociation
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Dépenses et paiements
Les factures doivent être payées par le SRFGC dans les 30 jours suivant la date de réception de la facture par le DS.
Afin de rencontrer ce délai relativement à la facturation, le DS est responsable de :
- transmettre par GEP, de façon hebdomadaire, toutes les factures au fur et à mesure qu’elles sont reçues;
- vérifier et approuver les demandes de paiements de factures.
L’assistant responsable du mandat rémunération et finances doit collaborer avec le DS pour procéder au paiement des factures. Cette tâche doit être effectuée plusieurs fois pendant un événement afin d’éviter les retards de paiements et les frais d’intérêts. Toutes transmissions de factures pour mise en paiement se font via GEP et les procédures sont dans la bibliothèque.
Le chèque (ou un virement bancaire) pour la petite caisse, d’un montant de 500 $, est reçu par le DS au tout début de l’événement. La petite caisse permet d’accélérer le remboursement des menues dépenses de moins de 50 $. Voici des exemples de menues dépenses :
- photocopies
- timbres et frais de poste
- fournitures diverses
Le DS est entièrement responsable de la somme confiée. L’assistant responsable du mandat rémunération et finances doit collaborer avec le DS pour la conciliation dans GEP des dépenses de petite caisse avec les pièces justificatives à l’appui. Cette conciliation doit être préparée à la fin de l’événement électoral et au moment du renouvellement de la petite caisse, au besoin. De plus, le DS doit rembourser tout montant non justifié.
Les demandes de remboursement se font via GEP. En événement, elles sont utilisées pour les dépenses supérieures à 25 $ qui ne peuvent être effectuées à l’aide de la carte d’achat ou par paiement de facture.
Hors événement, les demandes de remboursement sont utilisées pour tout type de dépenses.
L’assistant responsable du mandat rémunération et finances doit collaborer avec le DS pour procéder, dans GEP, aux demandes de remboursements.
Les cartes d’achat sont reçues par le DS au tout début de l’événement. Il existe 2 types de carte d’achat, celle du DS, qui ne peut être utilisée que par lui et celle de la circonscription, qui peut être utilisée par tout membre du personnel désigné par le DS.
Dans le cas de la carte de circonscription, Élections Québec a certaines obligations à respecter en vertu de l’entente signée avec le ministre des Finances et la Banque Nationale, notamment par la conservation d’un registre de tous les employés ayant accès à une Carte Départementale, depuis la date et l’heure de la remise de la carte jusqu’à sa récupération ainsi que les montants et les endroits où les transactions ont été effectué. C’est pour cette raison qu’un registre doit être complété pour chaque achat effectué et ce registre doit être complété au fur et à mesure de l’utilisation de la carte.
L’utilisation de la carte d’achat facilite le paiement des dépenses qui ne peuvent être effectuées avec la petite caisse. La limite par fournisseur, imposée par Revenu Québec pour la compensation fiscale, est de 3 000 $ par événement.
L’assistant responsable du mandat rémunération et finances doit collaborer avec le DS pour procéder à la conciliation mensuelle de la carte d’achat chaque fois qu’un courriel est reçu par le DS l’invitant à procéder à la conciliation ainsi qu’à la fin de l’événement. Toutes les conciliations se font via GEP.