Intervenant ou mandat : Soutien administratif
Description - Ce mandat consiste à assister le directeur du scrutin et son adjoint dans l’organisation du bureau, la réalisation du travail administratif et le service à la clientèle.
Principales responsabilités
- s’assurer que les électeurs reçoivent un service à la clientèle de qualité;
- superviser et coordonner le travail d’une équipe d’aides pour assurer une présence à la réception durant les heures d’ouverture du bureau;
- soutenir le DS dans l’organisation des horaires du personnel du bureau;
- transmettre au responsable les demandes de vote ou de révision reçues au bureau;
- collaborer avec le DS pour la transmission à Élections Québec des documents requis tout au long de la période électorale;
- soutenir le DS dans la préparation des ordres du jour et des comptes rendus des différentes réunions avec les instances politiques;
- produire la documentation nécessaire au travail administratif du DS et du DAS;
- communiquer avec les différents fournisseurs au besoin;
- assurer l’inventaire des fournitures de bureau pour répondre aux besoins du personnel du bureau;
- soutenir le DS dans la réception des déclarations de candidature;
- transmettre aux différents intervenants politiques les documents prévus par la loi.
Compétences requises
- connaître le processus électoral et les renseignements nécessaires pour informer les électeurs;
- habileté à utiliser des applications informatiques;
- habileté avec le service à la clientèle.
Nombre d’heures allouées et période de travail :
Ce mandat d’une envergure de 340 heures requiert une présence soutenir tout au long de la période électorale. Il peut être jumelé avec des mandats qui requièrent peu d’heures.
Principaux collaborateurs :
- DS et DAS
- Tous le personnel du bureau du DS
-
Formation
- Déroulement d’une élection (Capsule)
- Capsule bibliothèque
- Protection des renseignements personnels :
- Partie 1 – Accessibilité et utilisation des renseignements personnels (10 min)
- Partie 2 – Sécurité de l’information (8 min)
- Partie 3 – Signalement des atteintes à la vie privée (10 min)
- Partie 4 – Responsabilités du directeur du scrutin et de son adjoint (7 min)
- Mandats au bureau du DS (Capsule)
- Vue d’ensemble Information à l’électeur (lecture)
- Vérification des signatures d’appui
- Module de transmission des documents GEP
- Office 365
- Module de gestion des rapports (Capsule)
Outils, guides, aide-mémoires
| Activités à réaliser | Premier jour | Dernier jour |
|---|---|---|
| REV-2 Recevoir une demande de révision par correspondance par courrier ou par télécopieur | -33 | -14 |
| PER-4 Assurer le suivi de la formation obligatoire sur la protection des renseignements personnels et la cybersécurité pour le personnel du bureau du DS | -33 | -13 |
| PER-42.3 Recueillir les informations du personnel inscrit à l'autoformation (NAS et spécimen de chèque) | -33 | -1 |
| PER-42.2 Préparer les étiquettes à apposer sur la Directive pour l'autoformation | -33 | -1 |
| PER-102 Former et superviser le personnel de l'accueil afin d'assurer un service à la clientèle de qualité | -33 | 0 |
| PER-100 Transmettre des documents à Élections Québec | -33 | 0 |
| VOT-79 Recevoir une demande de vote BVI ou BVDE par correspondance | -32 | -14 |
| PER-101 Soutenir le DS dans la réception des déclarations de candidature | -31 | -16 |
| EDU-4 Recevoir, compiler et transmettre les résultats du dépouillement des urnes «Électeurs en herbe» | 0 | +1 |
| ENG-58 Préparer les documents à conserver par le DS | +1 | +8 |