Personnel électoral – vue d’ensemble

Le directeur du scrutin et son adjoint sont responsables d’organiser l’élection. Ils dirigent l’ensemble des activités à partir du bureau principal ou du bureau secondaire, s’il y a lieu. Le nombre de personnes qui travaillent au bureau est variable d’une circonscription à une autre, mais il y a généralement entre 10 et 20 personnes qui se partagent les différentes tâches. Il s’agit de la garde rapprochée du DS. Le personnel du bureau principal est composé d’assistants et d’aides sélectionnés et nommés par le DS.

Les assistants exercent des fonctions de contrôle et d’organisation permettant la tenue des diverses étapes de l’événement électoral. Ils ont des objectifs à atteindre et supervisent des aides. Les assistants sont responsables d’un ou de plusieurs mandats. Les aides agissent ponctuellement et exécutent tous les travaux de nature administrative ou logistique qui leur sont confiés par un assistant, le DS ou le DAS, comme des tâches administratives, des travaux de manutention, de la saisie informatique ou des appels téléphoniques. Ils exécutent le travail qui leur est demandé en respectant les exigences et les délais.

Le personnel du bureau travaille du décret jusqu’au jour de l’élection, et certains membres du personnel un peu plus longtemps, soit une cinquantaine de jours. Il travaille pendant les heures d’ouverture du bureau principal, selon les plages horaires suivantes :

• Lundi au vendredi de 9 h à 21 h
• Samedi et dimanche de 9 h à 17 h

Les horaires sont établis en fonction des disponibilités du personnel et du travail à réaliser.

Le bureau secondaire est ouvert à partir du jour -21, du lundi au vendredi, de 9 h à 21 h, et les samedi et dimanche, de 9 h à 17 h. Des assistants et des aides ainsi que le personnel pour le vote au bureau du directeur du scrutin peuvent également être présents.

Peu importe le type, une commission de révision est toujours composée de quatre personnes, soit trois réviseurs et un secrétaire.

Les réviseurs reçoivent les électeurs qui désirent effectuer une modification à leur inscription sur la liste électorale, analysent les demandes et apportent les changements requis. En cas d’égalité, le réviseur président a un vote prépondérant. Le secrétaire soutient les réviseurs dans leurs tâches et assure, en collaboration avec le réviseur président, la saisie des demandes dans le système informatique.

Des équipes de deux agents réviseurs se déplacent sur le territoire de la circonscription pour livrer les avis et pour recueillir l’information manquante au traitement d’une demande.

Le DS établit le nombre d’équipes, qui est variable d’une circonscription à l’autre. Ce nombre dépend du nombre de commissions de révision, de l’étendue de la circonscription et du volume de travail anticipé.

Les commissions de révision itinérantes (CRI, CRRE) sont sur la route, mais reviennent au bureau principal (ou secondaire) afin d’y effectuer des tâches de saisie informatique.

Puisque les commissions de révision ne travaillent pas toutes durant la même période, il est possible d’affecter une personne à plus d’un poste. Par exemple, le secrétaire d’une CRO peut aussi agir au même titre pour une CRS. Même chose pour le secrétaire d’une CRI qui peut agir au même titre pour une CRSEE.

Pour plus d’information sur le processus de révision, consulter la Révision – vue d’ensemble.

Le personnel du vote entre en fonction dix jours avant le jour du scrutin. Chaque membre du personnel a un rôle précis à jouer et travaille à des moments définis.

Vote au bureau du directeur du scrutin (BVDS)
Vote itinérant et au domicile de l’électeur (BVI-BVDE)
Vote par anticipation (BVA)
Vote dans les installations d’hébergement (BVIH)
Vote itinérant en région éloignée (BVIRE)
Vote le jour du scrutin (BVO)

Cumul des fonctions

Au BVA et au BVO, dans un endroit de gestion qui a trois bureaux de vote ou moins, c’est le scrutateur et le secrétaire qui agissent à titre de membre de la TVI. Si l’endroit de gestion compte 4 bureaux de vote ou plus, ce sont deux personnes recommandées par les partis politiques qui agissent comme membres. Le PRIMO ou l’aide-PRIMO agit comme président.

Le Président réviseur d’une CRSEE cumule aussi les fonctions de président de la TVI et d’assistant au vote dans un établissement d’enseignement.

Personnel du bureau

Le personnel du bureau principal et du bureau secondaire est formé par le DS ou son adjoint avant le décret. L’objectif de cette rencontre est d’informer chaque personne des tâches qu’elle aura à faire lors de l’événement.

Cette formation dure environ quatre heures. Les sujets abordés sont :

• Les grandes étapes d’un événement électoral
• La présentation des mandats de chacun
• La planification des activités
• Les horaires de travail
• L’usage éthique et le partage du matériel informatique

Personnel de la révision

C’est généralement le DS ou son adjoint qui donne la formation au personnel des commissions de révision ordinaires, itinérantes et spéciales.

La formation pour le personnel de la révision est d’une durée de sept heures, auxquelles s’ajoutent cinq heures pour la formation dans GEP. À la fin de la formation théorique, il y a un examen.

Les membres des commissions de révision spéciales seront aussi formés à titre de membres de la table de vérification de l’identité des électeurs (TVI). Ils cumulent donc les fonctions de la TVI pour les bureaux de vote au bureau du DS et dans les établissements d’enseignement.  

Personnel du vote

Le personnel du vote est formé par un ou des formateurs. Cependant, les PRIMO et les aides-PRIMO sont formés par le DS ou le DAS.

PRIMO et aide-PRIMO

Scrutateur et secrétaire du bureau de vote

Membre TVI et PALE

Le temps de formation est rémunéré. Toutefois, cette rémunération n’est pas versée si le personnel manque à l’obligation de se présenter les jours prévus pour l’exercice de sa fonction.

Dès le décret, l'assistant responsable du mandat « Recrutement », appuyé de ses aides, veille à communiquer avec les travailleur potentiels afin de leur offrir les postes disponibles.

Le personnel de la révision est d’abord engagé, suivi du personnel des votes anticipés et finalement du personnel pour le jour du scrutin.

Le personnel électoral est recruté en partie par le DS et en partie par les partis politiques ou les candidats.

Les candidats des partis politiques qui se sont classés premier, deuxième ou troisième doivent recommander au DS au plus tard le vingt-septième jour (révision) et le dix-septième jour (vote) les personnes qui occuperont les postes suivants.

Personnel recommandé par les partis politiques

En l’absence de recommandations, le DS procède à la sélection du personnel à partir des demandes reçues sur le site Web Postulez en ligne, mais aussi parmi les personnes référées par le personnel du bureau et les personnes qui ont donné leur nom directement au bureau. Il peut également sélectionner son personnel parmi les personnes ayant répondu à l'appel de candidatures fait sur les réseaux sociaux ou au moyen de publicités dans les établissements d’enseignement, auprès d'associations communautaires, d'Emploi-Québec, ou publié sur des affiches dans les commerces ou les endroits public pertinents.

Personnel nommé par le DS

Pour travailler en tant que membre du personnel électoral, il est obligatoire d’avoir la qualité d’électeur, c’est-à-dire :

• avoir au moins 16 ans;
• être citoyen canadien;
• avoir son domicile au Québec depuis six mois;
• ne pas être sous curatelle / ne pas être frappé d’une incapacité de voter résultant d’un jugement rendu en vertu de l’article 288 du Code civil;
• ne pas être privé de ses droits électoraux.

Substitut 

Un substitut est un travailleur potentiel qui peut être appelé pour remplacer certains membres du personnel électoral qui ne se sont pas présentés pour travailler ou qui sont incapables de compléter leur période de travail. Pour avoir un nombre suffisant de travailleurs substituts, il faut prévoir en embaucher l'équivalent de 20 % de l’ensemble du personnel  électoral, pour arriver à en former 10 %.

Pour connaître les taux horaires, consulter le Tableau des taux et modalités de rémunération du personnel électoral.

Les tâches reliées à la rémunération du personnel électoral sont effectuées par l’assistant responsable du mandat rémunération et finances et sont approuvées par le DS.

Elles consistent principalement à :

Les tâches doivent être effectuées consciencieusement afin d’éviter toute erreur qui pourrait affecter le montant de la paie (ex. : erreur de saisie du nombre d’heures travaillées ou du nombre de kilomètres effectués) ou le délai de paiement (ex. : adresse ou coordonnées bancaires erronées) du personnel électoral.

L’assistant responsable du mandat rémunération et finances doit connaître les conditions de travail générales du personnel électoral. Celles-ci sont décrites dans le Tableau des conditions de travail du personnel électoral.

De plus, l’assistant responsable du mandat rémunération et finances doit travailler en étroite collaboration avec l’assistant responsable du mandat recrutement, car les tâches effectuées par ce dernier ont un impact direct sur les tâches reliées à la rémunération.

Étapes de paiement

Les jours où l’assistant responsable du mandat rémunération et finances doit faire l’enregistrement des données pour la rémunération sont définis selon un calendrier des étapes de paiement. Ces étapes de paiement ont été établies en fonction des jours de travail des différentes catégories d’emploi. Les données doivent être enregistrées, vérifiées, approuvées et soumises le lendemain du dernier jour de l’étape de paiement concernée.

Les procédures sont distinctes pour chaque étape de paiement.

Sécurité des informations

L’assistant responsable du mandat rémunération et aux finances est appelé à manipuler divers documents contenant des renseignements personnels sur le personnel électoral (formulaire DGE-2.3, listes de vérification de la paie, NAS, etc.). Tous ces documents doivent être conservés de manière confidentielle et sécuritaire dans un classeur verrouillé.

Délai de paiement

Le délai de paiement du personnel du bureau principal, c’est-à-dire les aides et les assistants, est de deux à trois semaines après la transmission de la paie à Élections Québec. Pour tout le personnel de la révision et du scrutin, le délai est de quatre à six semaines après la réception et la vérification de la paie par Élections Québec. 

Les bulletins de paie (pour ceux qui ont le dépôt direct) et les chèques de paie sont postés directement à leur domicile.

Numéro d’assurance sociale (NAS)

Le NAS est obligatoire pour autoriser la paie de toute personne à rémunérer. Cependant, l’enregistrement du personnel par l’assistant responsable du mandat recrutement peut se faire sans le NAS. Les listes de travail ainsi que le formulaire de nomination peuvent être imprimés sans celui-ci. Une personne dont le NAS débute par « 9 » ne peut travailler, car elle n’a pas la citoyenneté canadienne.

• Personnel du bureau principal
• Personnel de la révision
• Personnel du vote
• Recrutement du personnel
• Formation du personnel
• Rémunération du personnel