ENG-18 Recevoir le matériel électoral et informatique

But

S’assurer que le matériel électoral et informatique soit reçu selon les procédures de sécurité prévues.

 

Informations préalables

Les équipements informatiques et la plus grande partie du matériel électoral provenant du DGE sont livrés par camion. Chaque palette est enveloppée d’une pellicule transparente. Selon l’entente prise par le DGE avec les compagnies de transport routier, deux livreurs doivent être présents pour effectuer le déchargement du matériel.

Si votre bureau a un stationnement très fréquenté, prévoir de bloquer une allée ou un secteur près de votre porte de réception des marchandises pour faciliter l’arrivée du camion de livraison

Le matériel dans le tableau ci-dessous est exclus du premier envoi:

Matériel	Date de livraison
– Dépliant Si vous ne pouvez vous déplacer DGE-305-VB	jours -27 à -26 Se référer à ENG-18.1
– Papier à bulletin de vote	jour -15 directement à l’imprimeur
– Bulletins de vote hors circonscription – Enveloppes pour insérer le vote hors circonscription ENV-766.1-HC	jours -14 à -13 Se référer à ENG-18.2
– Relevés du dépouillement DGE-76.2	jour -5 Se référer à ENG-50

 

 

Procédure 

 

1. Obtenir de l’un des deux livreurs le Connaissement DGE-86.4

Le connaissement constitue le bordereau de livraison sur lequel est décrit sommairement le matériel livré.

Étant donné que cet envoi contient des équipements informatiques, il est fortement recommandé de laisser une personne de votre équipe en permanence près du camion lors du déchargement pour éviter le vol.

La liste d’emballage du matériel électoral DGE-86.11 est insérée dans l’enveloppe agrafée au connaissement et identifiée au nom de la circonscription; cette liste indique, pour chaque article expédié, le numéro de la boîte dans laquelle se trouve le matériel, de même que la quantité.  Cette liste est conservée pour la prise d’inventaire du matériel électoral reçu.

Dans l’enveloppe contenant la liste d’emballage du matériel électoral DGE-86.11, est jointe une enveloppe contenant des étiquettes pour identifier le matériel électoral sur vos tablettes d’entreposage.

 

2. Prendre l’inventaire du nombre de boîtes reçues et s’assurer qu’il correspond à celui indiqué sur le connaissement DGE-86.4

 Dans la négative :

• apporter la correction sur le connaissement;

• demander au livreur d’y apposer sa signature de manière lisible.

 

3. Vérifier le bon état des boîtes de matériel reçues

Si des boîtes sont endommagées lors du transport :

• indiquer le nombre sur le connaissement;

• demander au livreur d’y apposer sa signature de manière lisible.

 

4. Signer ou faire signer le connaissement par un membre du personnel du bureau principal, à la case Consignataire

Inscrire la date et l’heure approximative d’arrivée du matériel électoral. La donnée de l’heure approximative d’arrivée sur le connaissement sert à des fins de contrôle et de statistiques pour le DGE.

 

5.Remettre une copie du connaissement au transporteur

 

6. Conserver une copie pour vérification ultérieure, le cas échéant

 

7. Conserver les palettes de bois sur lesquelles le matériel a été livré jusqu’à la fin de l’événement

 Elles seront réutilisées lors du retour du matériel restant au CDRL.

 

8. Informer immédiatement le responsable du CDRL des faits suivants :

• présence d’un seul livreur plutôt que deux; le responsable du CDRL pourra ainsi tenter de remédier à la situation le plus tôt possible;

• les boîtes manquantes ou en surplus;

• les boîtes de matériel endommagées;

• toute autre situation particulière.

 

9. Numériser le connaissement et le transmettre par courriel à l’adresse commande-requisition@electionsquebec.qc.ca

 

10. Conserver les boîtes originales de livraison du matériel informatique pour retourner l’équipement à la fin de l’événement

Toutefois, il est important de déposer les équipements en tenant compte des numéros de série déterminés pour chaque boîte.

 

11. Procéder à l’inventaire du matériel reçu

Se référer à la procédure ENG-21.

 

12. Bien identifier le local

Se référer à la procédure ENG-9.