FIN-7 Réclamer les frais de déplacement

Références

Disposition de pièces justificatives

Politique sur les frais de déplacement remboursables au personnel électoral (sauf DS et DAS)

But

Demander le remboursement des frais assumés par un membre du personnel électoral autre que le DS et le DAS pour des déplacements effectués dans l’exercice de ses fonctions, autre que le kilométrage (ce dernier doit toujours être réclamé directement sur la paie).

Informations préalables

Le formulaire DGE-511 – Réclamation pour frais de déplacement est utilisé pour rembourser des frais assumés par un membre du personnel électoral autre que le DS et le DAS, tels que :

• stationnement;
• repas.

Si les frais de kilométrage sont assumés par le DS ou le DAS, la réclamation doit être faite à l’aide du formulaire DGE-565 – Feuille de temps et de déplacement des DS et des DAS. Consulter la procédure FIN-0.4 pour connaître les modalités.

Les frais de kilométrage assumés par un membre du personnel électoral dans l’exercice de ses fonctions doivent toujours être réclamés directement dans la paie, lors de l’enregistrement des feuilles de rémunération.

Veuillez vous référer à la Politique sur les frais de déplacement remboursables au personnel électoral (sauf DS et DAS) pour plus de détails sur les frais de déplacement.

Procédure

1. Obtenir de la personne qui a effectué le déplacement :

• ses coordonnées complètes (nom et adresse de la résidence)
• la fonction occupée lors du déplacement
• la ou les dates de déplacement
• les heures de départ et d’arrivée (cette information est essentielle afin de pouvoir déterminer les frais de repas admissibles)
• les points de départ et d’arrivée
• la raison du déplacement
• les pièces justificatives telles que factures ou reçus exigés

 

2. Disposer les pièces justificatives telles que factures ou coupons de caisse originaux sur des feuilles 8½’’ x 11’’

 

3. Numéroter par ordre successif chaque pièce justificative dans le coin supérieur droit, dans le même ordre que leur description sur le formulaire

 

4. Remplir le formulaire DGE-511

• sélectionner le nom de votre circonscription électorale
• saisir les coordonnées complètes de la personne à qui le remboursement doit être effectué (nom, prénom, adresse personnelle complète et poste occupé)
• lister dans l’ordre chronologique les frais de déplacement effectués (date, trajet, raison du déplacement et dépenses reliées à celui-ci selon les tarifs en vigueur)

Veuillez indiquer clairement les remboursements des dépenses pour lesquelles aucune pièce justificative n’est produite, tels que transport en commun ou parcomètre, afin de bien les identifier.

 

5. Faire signer la personne qui réclame les frais de déplacement

 

6. Faire signer le DS et inscrire la date

 

7. Numériser le formulaire DGE-511  dûment complété et signé ainsi que toutes les pièces justificatives correspondantes

Utiliser la procédure Comment numériser un document, pour vous guider.

8. Transmettre au fur et à mesure, via GEP, les formulaires accompagnés des pièces justificatives :

Transmettre à la Division du soutien aux opérations en utilisant le module de transmission de document.

Suivre les instructions du document Déposer un document dans GEP pour effectuer cette tâche. 

Il est demandé d’attendre d’avoir en main toutes les pièces justificatives d’une même réclamation (DGE-511), de les numériser ensemble et de ne faire qu’un seul dépôt par réclamation dans GEP.

Pour ce type de réclamation, il faut sélectionner le service Rémunération (DSO) et choisir le type de document Autres BV – Feuilles de temps du personnel électoral (Étape 5 Autres).

 

9. Conserver les originaux au classeur du DS

• la photocopie du formulaire DGE-511
• la photocopie de toutes les pièces justificatives correspondantes.