- Échéancier
- Premier jour : Aucun
- Dernier jour :
- Intervenant et mandat
- Directeur du scrutin
- Thème
- Rémunération
But
Payer le DS et le DAS pour les déplacements et les heures effectuées pendant les activités préparatoires et demander un remboursement pour les frais encourus.
Procédure
1. Compléter et signer une feuille de temps et de déplacement des DS et DAS (DGE-565)
Le DS et le DAS doivent compléter chacun leur propre feuille de temps et de déplacement. Le DS doit contresigner la feuille de temps et de déplacement de son DAS.
Les déplacements sont permis pour les activités suivantes :
- tenir des rencontres de travail avec votre adjoint;
- rechercher le bureau principal ou secondaire, s’il y a lieu;
- rechercher un nouvel endroit de gestion, s’il y a lieu;
- après approbation, visiter une installation d’hébergement;
- tenir la rencontre du personnel du bureau principal;
- effectuer une rencontre individuelle avec certains employés sur autorisation du coordonnateur.
Les frais de déplacement autorisés doivent être réclamés en même temps que le temps travaillé en complétant le formulaire DGE-565 – Feuille de temps et de déplacement des DS et des DAS.
Pour connaître les règles relatives au temps de déplacement ainsi qu’aux frais de déplacement admissibles, consulter le document DGE-1522 – Directive sur les frais remboursables lors d’un déplacement.
Ces documents sont aussi disponibles dans la section Outils – Ressources financières – Déplacement et feuille de temps.
Frais non remboursables
À titre de directeur de scrutin, aucun budget n’est alloué pour des frais de fonction (couramment appelés frais de représentation). Voici quelques exemples de dépenses non autorisées :
- Repas ou collations lors des rencontres avec les délégués et/ou les candidats;
- Repas ou collations lors des rencontres du personnel électoral, du bureau principal et des bureaux secondaires, que ce soit avant, pendant ou après la période électorale;
- Repas du personnel lors du BVA.
2. Soumettre une demande de remboursement
Seules les dépenses liées directement à la réalisation du programme des activités préparatoires sont autorisées (frais d’appel, de photocopies, etc.). Ces frais sont remboursés en faisant une demande de remboursement directement dans GEP. Voir la procédure FIN-6.
3. Transmettre les formulaires, par la poste régulière, au Service des ressources financières et de la gestion contractuelle
La transmission par la poste régulière est obligatoire, car la signature est requise sur les documents originaux.
La rémunération est versée après réception et vérification de tous les documents demandés en activités préparatoires.