REV-24 Traiter un doublon potentiel

Référence légale

Article 213 de la Loi électorale

Directive aux commissions de révision (DGE-21)

But

Obtenir les renseignements nécessaires pour traiter un doublon.

Informations préalables

La plupart des cas de doublons surviennent lorsque la commission de révision effectue mal la recherche de l’électeur dans la liste électorale. Soyez très attentif lors de la recherche de l’électeur dans GEP.

Les situations suivantes peuvent également générer un doublon :

• l’électeur n’a pas fourni son adresse précédente;
• l’ancienne adresse fournie par l’électeur n’est pas celle qui apparaît dans le module « Rechercher un électeur »;
• l’identité de l’électeur qui désire s’inscrire (nom et prénom) est légèrement différente de son identité sur la liste électorale à la même adresse;
• une autre personne possède la même identité (nom, prénom, date de naissance et sexe) ou une identité similaire (les trois premières lettres du nom de famille et la première lettre du prénom).

Dans les trois premiers cas, l’électeur inscrit en double devrait être inscrit une seule fois sur la liste électorale, à l’adresse de son domicile. Dans le dernier cas, les deux électeurs doivent rester inscrits. C’est pourquoi les doublons sont considérés a priori comme potentiels et doivent faire l’objet d’une vérification.

Procédure

Au moment d’accepter une demande d’inscription, la fenêtre suivante s’affiche :

1. Répondre à la question « S’agit-il bien d’un doublon? » selon la situation

Demandeur présent

Si le demandeur est présent, le questionner sur l’ancienne adresse de l’électeur : Quelle ville habitait-il auparavant? Sur quelle rue?

Situation 1

L’électeur a déjà habité à l’adresse de l’électeur déjà inscrit.

Il s’agit bien d’un doublon, cliquer sur « Oui ».

• GEP affiche le dossier de l’électeur pour créer une demande de déménagement. La demande d’inscription est abandonnée.
• L’activité « Faire l’enquête pour les doublons » est créée et automatiquement complétée.
• Fin de la procédure

Situation 2

L’électeur n’a jamais habité à l’adresse de l’électeur inscrit.

Il s’agit de deux électeurs différents, cliquer sur « Non ».

• GEP présente la fenêtre de confirmation de l’inscription. Cliquer sur « Confirmer » pour confirmer l’inscription.
• L’activité « Faire l’enquête pour les doublons » est créée et automatiquement complétée.
• Fin de la procédure

Demandeur absent

Si le demandeur est absent ou incapable de confirmer les renseignements de l’électeur, on ne sait pas s’il s’agit vraiment d’un doublon. Cliquer sur Peut-être.

• GEP présente la fenêtre de confirmation de l’inscription. Cliquer sur « Confirmer » pour confirmer l’inscription.
• L’activité « Faire l’enquête pour les doublons » est créée et doit être réalisée sur le champ ou plus tard.

 

2. Réaliser l’enquête

Tenter de joindre l’électeur par téléphone (deux tentatives au besoin) ou par courriel.

Les inscriptions à comparer sont inscrites dans le champ « Doublon ».

• Vérifier les nom, prénom et date de naissance de l’électeur, de même que son adresse actuelle.
• Questionner l’électeur au sujet de l’adresse de l’électeur avec lequel il est en doublon. (Connaît-il cette adresse, est-ce celle de son ancien domicile, d’un domicile antérieur, d’un chalet, etc.?)

 

3. Rechercher la demande

Si la demande d’inscription est ouverte, aller à 5.

Révision > Rechercher et lister des demandes > 03 – Activités  >Enquête doublon

Les demandes reliées à des doublons potentiels avec le statut « À faire » apparaîtront en premier dans la liste.

 

4. Accéder à la demande en cliquant sur le numéro

 

5. Inscrire les renseignements liés à l’enquête et régler le doublon

Lire le document Étapes à suivre pour le traitement des doublons dans GEP.  

 

6. Vérifier quotidiennement que les doublons sont solutionnés

Révision > Rechercher et lister des demandes > 07 – Doublons confirmés à solutionner