BUL-4 Rencontrer l’imprimeur

Références légales

Articles 320 à 332 de la Loi électorale

Directives du DGE au DS : DIR-9

But

Informer l’imprimeur des spécifications techniques, des dates de tombée ainsi que du nombre de bulletins de vote et d’affiches à imprimer. Compléter le bordereau de prix (DGE-65.6) et le contrat (DGE-65.7)

 

Informations préalables

Le calcul des bulletins de vote et des affiches à imprimer a déjà été effectué. Voir les procédures BUL-2 et BUL-3.  Le guide d’impression a été remis à l’imprimeur lors de la première rencontre en activités préparatoires ou en début d’événement si l’imprimeur choisi en activités préparatoires n’est plus disponible. Voir les procédures BUL-0.1 et BUL-1.

 

Procédure

1. Prendre rendez-vous avec l’imprimeur et s’assurer qu’il a en mains la version en vigueur Guide d’impression des bulletins de vote et des affiches avec photographies des candidats

2. Revoir avec lui les spécifications techniques du guide et y indiquer les dates réelles des diverses opérations transmises par note de service en cours d’événement

Noter aussi la quantité d’affiches à imprimer. Voir BUL-3.

Rappeler à l’imprimeur qu’une fois le travail complété, il devra remettre au directeur du scrutin tout le matériel utilisé, incluant les paquets de feuilles intacts et emballages ouverts, retailles, épreuves de presse et livrets de bulletins restants.

3. Remettre à l’imprimeur une copie du formulaire DGE-66.1b complété

Voir BUL-2.

Inscrire les informations requises. L’imprimeur et le DS doivent signer le document.

4. Remettre à l’imprimeur la soumission  (bordereau de prix-DGE-65.6) et lui indiquer le nombre potentiel de candidats qui apparaîtront sur le bulletin de vote. Demander le prix selon les situations possibles.

L’imprimeur doit inscrire, à l’aide du formulaire DGE-66.1b, le nombre de bulletins au milles et l’arrondir à l’entier supérieur. Toutes les section du bordereau doivent être remplies, incluant le nombre d’affiches.

5. Comparer le bordereau de prix DGE-65.6 avec la grille des tarifs qui vous a été remise en activités préparatoires, pour vous assurer que les prix de l’imprimeur respectent les maximums édictés dans la grille. Ne pas divulguer ces tarifs à l’imprimeur.

Si la différence de prix entre le bordereau et et la grille sont majeurs, veuillez communiquer avec votre coordonnatrice ou votre coordonnateur.

L’imprimeur doit compléter le bordereau de prix, le signer et vous remettre une copie (signée et complétée) pour vos dossiers.

6. Remettre à l’imprimeur le contrat d’impression des bulletins de vote (DGE-65.7).

Le numéro du contrat à inscrire correspond au suivant : 2022- (code de votre circonscription)-01

Inscrire les informations requises. L’imprimeur et le DS doivent signer le contrat. Une fois le contrat complété, remettre une copie à l’imprimeur et conserver une copie pour vos dossiers.

7. Numériser les deux documents et les transmettre à Élections Québec.

Utiliser le module « Transmission de documents de GEP ». 

Transmission de documents > Gérer les documents transmis

En cas de problème avec GEP, vous pouvez également transmettre le formulaire à l’adresse suivante : receptiondoc@electionsquebec.qc.ca