- Échéancier
- Premier jour : Aucun
- Dernier jour :
- Intervenant et mandat
- Directeur du scrutin
Référence légale
Articles 300, 301.1 et 301.2 de la Loi électorale
But
Enregistrer et mettre à jour dans GEP les données relatives à l’endroit utilisé pour le BVA.
Informations préalables
La majorité des informations pour la saisie proviennent de la procédure ENG-0.23.
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S’aider du document de référence suivant :
Procédure
1. Créer un bureau BVA
Établissements et endroits de gestion > Bureaux, commissions de révision et sections de vote > Gérer les bureaux de vote et les commissions de révision
Cliquer sur Créer.
Choisir « BVA » dans le champ « Type », puis inscrire le numéro du BVA à attribuer (numéro séquentiel). Pour connaître le nombre de BVA à créer, se référer à la procédure ENG-0.23.
Cliquer sur Sauvegarder.
2. Associer les sections de vote aux BVA
Chaque section de vote de la circonscription doit être obligatoirement associée à un bureau BVA, incluant (PL7) les sections de vote relatives aux IH de 50 et plus. Cette information est essentielle à la production de l’Avis d’inscription, elle permet d’indiquer aux électeurs des sections de vote concernées l’endroit où ils devront se rendre pour la révision.
Établissements et endroits de gestion > Bureaux, commissions de révision et sections de vote > Gérer les bureaux de vote et les commissions de révision
- Dans la section Section(s) de vote associée(s), sélectionner les sections de vote à associer au BVA dans la colonne SV non associée(s) et cliquer sur les flèches pour les transférer dans la colonne SV associée(s). Vous pouvez sélectionner plusieurs sections de vote en appuyant sur la touche Ctrl de votre clavier.
- Le nombre total d’électeurs des sections de vote associées au BVA est disponible. Se référer à ENG-0.23 pour obtenir les limites.
- Cliquer sur sauvegarder et répéter pour chacun des BVA.
3. Créer l’endroit de gestion
Établissements et endroits de gestion > Gestion des endroits de gestion > Enregistrer les endroits de gestion
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Utiliser la section Endroits de gestion du document de référence suivant pour vous aider dans la saisie des données:
Créer l’endroit de gestion en appuyant sur le bouton « Créer » au bas de la fenêtre.
Cliquer sur le bouton « Sélectionner » pour choisir parmi les établissements déjà enregistrés dans GEP celui que vous désirez utiliser comme endroit de gestion, puis cliquer sur le bouton « OK ».
RAPPEL : Un endroit de gestion provient exclusivement de la banque d’établissements. Il doit porter le nom de la place d’affaires. Pour créer un établissement ou en modifier son nom, se référer au point 4 et utiliser le lien suivant : Établissements et endroits de gestion > Établissements et contacts > Gérer les établissements
Bouton « Déplacer » : ce bouton permet de transférer, en une seule opération, tous les bureaux BVA à un autre endroit de gestion. Par exemple, à la suite d’un sinistre, tous les BVA placés au Centre Paul-Gilbert doivent maintenant être associés au à la Salle municipale de Ville-Marie.
4. Créer un établissement pour pouvoir l’utiliser en tant qu’endroit de gestion, le cas échéant
La création d’un établissement est à faire uniquement si vous n’avez pu créer votre endroit de gestion au point 3.
Établissements et endroits de gestion > Établissements et contacts > Gérer les établissements
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Utiliser la section Établissements du document de référence suivant pour vous aider dans la saisie des données:
Le statut d’un établissement peut passer de « actif » à « inactif » dans certains cas, dont :
- établissement détruit;
- établissement avec un changement de vocation;
- établissement avec un changement de propriétaire;
- établissement devenu désuet.
5. Modifier le statut de « PO » (potentiel) à « S » (sélectionné) pour les bureau(x)
Établissements et endroits de gestion > Gestion des endroits de gestion > Enregistrer les endroits de gestion
Modifier le statut de « PO » (potentiel) à « S » (sélectionné) pour chacun des bureaux et commissions suivants :
- BVA
Votre coordonnateur validera les informations et devra ensuite modifier le statut « S » (sélectionné) pour « SV » (sélectionné validé).
6. Vérifier les mises à jour
6.1 Produire les rapports suivants :
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Rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés (OEP2306BR1) |
Sélectionner le type :
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Rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés (OEP2306AR1)
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Sélectionner:
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Établissements et endroits de gestion > Endroits de gestion – Listes et rapports > Produire les listes officielles des endroits de gestion Sélectionner:
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6.2 Prendre connaissance des données et anomalies relevées sur les rapports
Se référer aux documents suivants :
6.3 Supprimer tout BVA créé inutilement
Porter une attention particulière à la présence des BVA. Pour chaque entité créée dans GEP, seront automatiquement créés:
– les postes du personnel et
– une urne correspondante qui apparaîtra dans la compilation des résultats du vote.
6.4 Au besoin, corriger les données dans GEP en reprenant les étapes précédentes
Produire le rapport de vérification et ajuster les données autant de fois que nécessaire pour vous assurer de leur justesse.