ENG-0.43 Superviser la vérification des endroits de gestion sur le plan de l’accessibilité

Référence légale

Selon la Loi électorale , les locaux choisis pour la tenue d’un événement et les services qui y sont offerts doivent être accessibles : 

• le bureau principal et les bureaux secondaires (article 132);
• les commissions de révision (article 180);
• les bureaux de vote par anticipation (article 300);
• les bureaux de vote le jour du scrutin (article 303).

But

Superviser et accompagner l’assistant à l’accessibilité pour la vérification des endroits de gestion sur le plan de l’accessibilité et décider des mesures pour améliorer l’accessibilité d’un bâtiment en éliminant les barrières qui peuvent nuire aux électeurs.

Informations préalables

 Se référer aux documents et aux médias suivants :

• Guide accessibilité des locaux pour la tenue d’un événement électoral
• Module de formation Analyser l’accessibilité aux endroits de gestion lors du scrutin provincial (le module sera disponible au cours du mois de novembre)
• Grille d’évaluation de l’accessibilité 
• Arbre de décision – Évaluation de l’endroit de gestion  
• Construction d’une rampe d’accès

 

Procédure

1. Identifier les endroits de gestion à visiter

Préparer avec l’assistant à l’accessibilité un calendrier de visites des endroits de gestion.

 

2. Communiquer avec la personne-ressource de l’endroit de gestion et prendre rendez-vous

Fournir à l’assistant à l’accessibilité les informations relatives aux établissements et endroits de gestion, et voir à ce qu’il communique avec chacun de ces partenaires afin de prendre rendez-vous et d’établir – avec votre accord – un horaire de visite.

 

3. Visiter l’endroit de gestion et vérifier l’accessibilité des lieux

En se référant au Guide accessibilité des locaux pour la tenue d’un événement électoral et aux informations qui y sont contenues, s’assurer que l’assistant à l’accessibilité évalue adéquatement chaque section du parcours que l’électeur devra emprunter les jours du vote, et ce, pour chacun des endroits de gestion de la circonscription. Il devra donc :

• Vérifier tous les critères d’accessibilité tout au long du parcours qu’emprunte l’électeur et rapporter toutes les mesures, obstacles, dimensions, etc. dans la Grille d’évaluation de l’accessibilité.
• Faire des croquis, prendre des photos et ajouter des précisions lorsque la situation l’exige. N.B. Ces informations seront essentielles pour vous permettre de prendre une décision éclairée.
• Utiliser l’Arbre de décision pour bien remplir la section « résultat de l’évaluation » de la Grille d’évaluation de l’accessibilité.
• Au besoin, envisager de trouver un autre local qui répond aux critères de capacité et d’accessibilité.

 

Les informations doivent être précises et lisibles. La grille d’évaluation de l’accessibilité sert à consigner toutes les informations qui seront saisies à Élections Québec pour être diffusées sur le WEB. 

 

4. Faire un état de situation avec l’assistant à l’accessibilité

• Revoir la Grille d’évaluation de l’accessibilité complétée avec l’assistant
• Analyser chaque problème rencontré et déterminer les solutions possibles
• Préparer une demande d’autorisation pour utiliser un endroit de vote non accessible le jour du scrutin DGE-3.8 s’il est impossible de trouver un endroit accessible ou de rendre accessible des locaux existants. Voir la procédure ENG-0.41.

 

5. Voir à la mise en place de solutions visant à rendre un endroit de gestion accessible

Pour toute demande de soumission pour la construction d’une rampe d’accès (temporaire ou non) qui excède 2 000 $ vous devez consulter l’équipe des ressources matérielles. Les soumissions aux fournisseurs sont transmises par le courriel Élections Québec du DS. 

• Se référer à la section Construction d’une rampe d’accès
• Accompagner l’assistant à l’accessibilité dans la saisie des informations devant paraître dans le formulaire Rampe d’accès temporaire Demande de prix pour des travaux de construction DGE-99.5
• Envoyer ces formulaires aux fournisseurs potentiels
• Faire le choix de la soumission retenue

 

6. Transmettre toutes les informations à Élections Québec

Toutes les grilles d’évaluation de l’accessibilité remplies par votre assistant doivent être transmises. Vous pouvez remplir et sauvegarder les informations directement à partir du fichier saisissable ou, si elles ont été remplies de façon manuscrite :

• numériser chaque grille pour chaque endroit de gestion;
• nommer le fichier PDF uniquement avec le nom de l’endroit de gestion (ex. ÉcoleTerre-Soleil.pdf), sans accent, ni virgule;
• transmettre les grilles au fur et à mesure des évaluations de vos endroits de gestion, dans la mesure du possible
• si vous devez soumettre à nouveau une grille, ajouter un chiffre à la fin du nom du fichier pour indiquer la version (ex. v2).

Transmettre par GEP les Grilles d’évaluation de l’accessibilité. Pour ce faire, consulter le document Transmettre des documents à Élections Québec à partir du point 5.