VOT-500 Gérer le vote par correspondance

 

Le vote par correspondance est entièrement administré en circonscription par la directrice ou le directeur de scrutin.   La supervision et la gestion de ce vote relève de la responsabilité de l’assistante ou assistant au vote en itinérance.

Documents pertinents : 

• Guide du vote par correspondance
• Registre VPC
• Guide de gestion du «Registre VPC»
• Schéma VPC
• Liste matériel VPC
• Annexe-1

 Cette personne aura pour tâche de :

 I – Recevoir les demandes des électrices et électeurs

II – Superviser la préparation des trousses de vote par correspondance

III – Comprendre le processus du vote par correspondance

(Ce que l’électrice ou l’électeur doit faire pour voter)

IV – Tout au long de l’événement, superviser la réception et le traitement des trousses de votes dument remplies

(Phase du pré-dépouillement)

V – Superviser le dépouillement des urnes contenant les bulletins de vote par correspondance au jour « 0 »

 

I – Recevoir les demandes des électrices et électeurs :

Au moment où une demande de vote par correspondance est faite, il faut :

• Vérifier si l’électeur est bien inscrit sur la liste électorale.
  • Si cette personne n’est pas inscrite sur la liste électorale, il faudra – lorsque c’est possible – la rediriger vers la commission de révision. 

• Inscrire les informations relatives à l’électrice ou l’électeur ayant fait cette demande dans le registre VPC .
  • Le registre VPC servira à :
    • Consigner les demandes de chaque électrice ou électeur
    • Aider au marquage du vote (aux jours -10, -9, -6, -5 et -4)
    • Permettre de faire les vérifications nécessaires lors du pré-dépouillement

 

 

Marquage du vote par correspondance : 

• Le vote doit être marqué dès que la trousse est expédiée ou qu’elle est récupérée par la personne qui vient la chercher au nom de l’électeur.
• À l’aide du registre VPC, il faudra à partir des jours -10 et -9 ainsi qu’aux jours -6 jusqu’au jour -4 à 14H00; marquer le vote de l’électrice ou de l’électeur dans GEP.
  • Prenez note qu’aux jour -8 et -7 (jours de vote du BVA), le marquage ne sera pas possible dans GEP. 

• Le marquage de ces votes dans GEP se fera dans un bureau de vote dédié au vote par correspondance: le BVDS-100 

• Pour les demandes faites après le jour -4 à partir de 14H00, il ne sera plus possible de marquer le vote dans GEP.

• Il faudra à partir de ce moment-là, marquer le vote directement sur les extraits de listes papier si celles-ci ne sont pas déjà dans les urnes, en route pour le BVO. Dans ce dernier cas, il faudra contacter le PRIMO de l’endroit de gestion concerné pour faire marquer l’électrice ou l’électeur visé sur la liste de sa section de vote.

 

Électrices et électeurs admissibles :

 Deux catégories d’électeurs sont admissibles au vote par correspondance :

• Les personnes à risque de développer des complications en cas de contamination du COVID-19 en raison de leur état de santé. 
  • Voir référence : Régie de la santé

• Les personnes en isolement en raison du COVID-19

 

Moyens d’effectuer une demande de vote par correspondance :

L’électrice ou l’électeur a trois moyens pour nous faire parvenir une demande de vote par correspondance. Ces derniers peuvent le faire :

• En faisant parvenir une lettre à la directrice ou au directeur de scrutin
• En plaçant un appel téléphonique au bureau de la directrice ou du directeur de scrutin
• En accédant à la page Web d’Élections Québec : https://www.electionsquebec.qc.ca/ Une page web dédiée au vote par correspondance y sera accessible afin de permettre à l’électrice ou l’électeur d’effectuer sa demande en ligne. Celle-ci sera aussitôt acheminée à la directrice ou au directeur du scrutin de la circonscription
  • À cet effet, la directrice ou le directeur de scrutin recevra dans un premier temps par courriel, un message l’avisant qu’une demande de vote par correspondance a été faite en ligne par une électrice ou un électeur de sa circonscription.
  • La ou le DS de la circonscription pourra ensuite informer le membre de son équipe responsable du vote par correspondance. Ainsi, celui-ci pourra se rendre par la suite sur le portail. La demande de vote par correspondance y sera accessible et il sera alors possible de la traiter.

 

L’électrice ou l’électeur peut faire sa demande :

• Dès la prise du décret si cette personne est immunosupprimée

• À partir du jour -21 si cette personne est infectée du COVID

 

La date limite pour déposer une demande est :

• Pour une personne immunosupprimée :              – Jour -8

• Pour une personne en isolement :                          – Jour -8 pour la recevoir par la poste

                                                                                                 – Jour 0 avec l’intervention d’un tiers

 

À PARTI DU JOUR -7 jusqu’au jour 0 :

 Les personnes infectées après le jour -8 peuvent tout de même demander une trousse de vote par correspondance. Cependant :

• À partir du jour -7, les trousses de vote par correspondance devront être récupérées et retournées en personne par le biais d’un tiers.

• La personne « tiers » allant chercher la trousse devra être identifiée lors de la demande.

• Une preuve d’identité sera exigée lorsque cette dernière ira récupérer la trousse.

• Les trousses complétées devront être retournées en personne au : 

• • Bureau principal de la directrice ou du directeur du scrutin,
  • Bureau secondaire
  • Bureau de vote BVO le plus proche au jour du vote (jour « 0 »).

 

Si par la suite une électrice ou un électeur ayant fait une demande de vote par correspondance venait à se présenter en personne le jour du vote, celle-ci serait admise à voter à la condition qu’elle prête le serment DGE-48 : « Serment de l’électeur admis à voter après qu’un autre a voté sous son nom ». Elle démontrera de cette façon sa bonne foi comme quoi elle n’a pas déjà voté en faisant usage de la trousse qui lui a été envoyée.

 

II – Superviser la préparation des trousses de vote par correspondance :

Avant d’expédier la trousse de vote par correspondance l’assistante ou l’assistant au vote en itinérance doit s’assurer que celle-ci soit complète.

 Cette dernière devra contenir :

• L’enveloppe d’expédition (ENV-765-VC) sur laquelle sera déjà collée une étiquette « Colis accéléré» * de Poste Canada
  • • • * Concernant la gestion de des étiquettes « Colis accéléré », voir  le document ANNEXE-1 

À l’intérieur de cette enveloppe se trouvera :

• Un bulletin de vote ordinaire BVO déjà plié et paraphé par l’assistant «Itinérance IH et DE» et inséré dans l’enveloppe A (ENV-766.1-VC). Celle-ci est destinée à recevoir le bulletin de vote une fois qu’il aura été marqué. 
• Un feuillet d’instructions du vote par correspondance (DGE-35.VC-VB)
• Un feuillet « Déclaration de l’électrice ou de l’électeur » (DGE-38.VC-VB)
• Une enveloppe de retour (ENV-766.3-VC) déjà préaffranchie à l’aide d’une seconde étiquette « Colis accéléré » * de Poste Canada. L’étiquette doit déjà être collée sur l’enveloppe.

 

À partir du moment où les bulletins de vote sont imprimés, et pour tous les jours suivant jusqu’au jour du vote, il faut faire parvenir dans les meilleurs délais possibles, les trousses de vote par correspondances (VPC) aux électrices et électeurs ayant fait une demande.

 

 Il est bien entendu, possible d’envoyer la trousse par la poste mais n’hésitez pas à suggérer aux électrices et électeurs qui le peuvent, d’envoyer un proche pour récupérer et rapporter la trousse de vote.

 

III – Comprendre le processus du vote par correspondance (Ce que l’électrice ou de l’électeur doit faire pour voter)

 

À l’aide du feuillet d’instructions du vote par correspondance (DGE-35.VC-BV), l’électrice ou l’électeur se voit indiquer les six (6) étapes à suivre pour voter :

 

Assistance à un électeur :

 

Tout individu ayant fait une demande de vote par correspondance peut demander qu’on l’assiste pour compléter la trousse de vote. Cette aide peut provenir de :

• Un membre de la famille autorisé à aider plusieurs fois différents membres de sa famille

• Un individu autre (voisin, tiers, etc.) autorisé à apporter son aide une seule fois à des gens extérieurs à sa famille

 

 IV – Tout au long de l’événement, superviser la réception et le traitement des trousses de vote dument rempli  (Phase du pré-dépouillement) :

  

• Les procédures du « pré-dépouillement » peuvent commencer en événement et ce, dès la réception des premières enveloppes retournées au bureau de la directrice ou du directeur de scrutin.

 Lorsque l’assistante ou l’assistant au vote en itinérance reçoit les trousses complétées, il ou elle doit s’assurer :

• 1) Que le nom de l’électrice ou de l’électeur apparait bien dans le registre VPC (Fichier EXCEL) des personnes ayant fait une demande de vote par correspondance

• 2) De cocher le nom de cette personne dans le registre VPC et vérifier ou marquer le vote dans GEP au besoin (Voir la section « Marquage du vote par correspondance » dans ce présent guide)

• 3) Qu’une copie de la pièce d’identité AVEC signature est bien présente

• 4) Que la « Déclaration de l’électrice ou de l’électeur» (DGE-38.VC-VB) figure parmi les documents se trouvant dans l’enveloppe de retour et est dument remplie

• 5) Que la signature se trouvant sur la « Déclaration de l’électrice ou de l’électeur » correspond bien à celle se trouvant sur la copie de la pièce d’identité

• 6) Que le bulletin de vote a été placé dans l’enveloppe A (ENV-766.1) et que celle-ci est bien scellée

 

Lorsque la conformité de tous les points précédents est vérifiée et confirmée, l’enveloppe A contenant le bulletin de vote marqué, est déposée dans une urne prévue à cet effet : urne BVDS-100

 

Attention : À cette étape-ci, les enveloppes contenant le bulletin de vote (enveloppe A (ENV-766.1)) ne doivent pas être ouvertes

  

Trousse de vote non-conforme :

 Advenant le cas où une trousse est jugée non-conforme, il faudra : 

• Remettre tous les documents à l’intérieur de l’enveloppe de retour (ENV-766.3). 

• Inscrire sur celle-ci la raison du rejet de cette trousse. 

• Conserver le tout dans une grande enveloppe prévue à cet effet.
  • Prenez note que pour des fins de recomptage judiciaire, toutes ces trousses rejetées doivent être conservées.

 

• Il est impératif que le registre VPC (fichier EXCEL) soit rigoureusement tenu à jour tout au long de l’événement. 

• Aux jours -7 et -1 un extrait du registre VPC (fichier EXCEL) sera produite et transmise aux ayants droit. Cet extrait de liste sera accessible dans un onglet apparaissant dans le registre VPC. 

• Aucun candidat ou représentant n’est autorisé à assister aux opérations de pré-dépouillement.

 

 V – Superviser le dépouillement des urnes contenant les bulletins de vote par correspondance au jour « 0 » 

• Le dépouillement de la ou des urnes contenants les bulletins de vote par correspondance sera effectué par un scrutateur et un secrétaire, nommés sur recommandation selon les conditions prévues à la loi électorale. 

• La directrice ou le directeur du scrutin peut constituer autant d’équipe qu’il ou elle le jugera nécessaire en fonction de l’importance en volume de ce type de vote dans sa circonscription. 

• Le dépouillement de cette urne ou de ces urnes pourra débuter en même temps que celui du vote anticipé, c’est-à-dire à partir de 18H00 le jour du vote ordinaire.

 

Après 18H00 :

• Si une électrice ou un électeur fait parvenir sa trousse de vote par correspondance après 18H00 :

• • Au BDS ou au BSDS:
    • Les trousses complétées devront être remises à l’assistante ou l’assistant au vote en itinérance ou à une autre personne désignée à cette fin.

• • • Toutes les trousses reçues devront être conservées dans une enveloppe prévue à cet effet.
      • • À ce stade-ci, les trousses de vote complétées ne devront pas faire l’objet d’un pré-dépouillement.

 

• • Dans un bureau de vote BVO :
    • Les trousses de vote par correspondance devront être déposées dans une urne BVO ordinaire.
      • À cet effet, une urne doit être désignée par le PRIMO dans chaque endroit de gestion pour recevoir les trousses de vote par correspondance (VPC).

 

• Lors du dépouillement du BVO à la fin de la journée, l’équipe de scrutateur et secrétaire BVO désignée pour recevoir dans leur urne les trousses de vote complétées, devra remettre ces dernières au PRIMO après avoir fait le tri de sa boîte.

Tâches du PRIMO relativement au vote VPC :

• Après avoir reçu des mains de l’équipe de scrutateur et secrétaire les trousses de vote VPC, le PRIMO devra :
• Déposer dans une grande enveloppe prévue à cet effet la totalité des trousses de vote reçues.

• Appeler au BDS et mentionner le nombre de trousse se trouvant dans l’enveloppe qu’il détient.

• Rapporter l’enveloppe contenant les trousses au BDS afin de les remettre en main propre à l’assistante ou l’assistant au vote en itinérance ou à la personne assignée à cette tâche.

 

Dépouillement des trousses de vote tardives rapportées au BDS :

• Dans un premier temps, l’assistante ou l’assistant au vote en itinérance ou une personne désignée par celui-ci doit procéder au « pré-dépouillement » des trousses de vote VPC.

• Une fois le pré-dépouillement terminé, les « enveloppes A » contenant les bulletins de vote marqués seront remises à l’équipe responsable du dépouillement de l’urne BVDS-100

• Celle-ci procédera au dépouillement de ces bulletins de vote reçus tardivement.
  • Notez que si l’équipe de dépouillement de l’urne BVDS-100 ne se trouve pas au BDS, elle devra s’y rendre pour procéder au dépouillement des votes VPC reçus tardivement.