ENG-36 Aménager le bureau secondaire

But

Le DS doit aménager, s’il y a lieu, chaque bureau secondaire selon les directives d’Élections Québec. L’endroit servira principalement à recevoir des électeurs et leur donner accès aux services de révision (CR et CRS) et au vote au bureau du DS (BVDS).  Dans certains cas, il peut servir pour la formation du personnel électoral.

 

Informations préalables

En activités préparatoires, le DS a recherché un local pour le bureau secondaire.  Au décret, il a vérifié la disponibilité de l’endroit et a produit le formulaire Adresse du bureau secondaire DGE-3.20 lors de l’activité ENG-2.

 

Procédure

1. Recevoir l’ameublement et l’équipement

Se référer à la Liste de l’ameublement et de l’équipement que les DS sont autorisés à se procurer pour les bureaux principal et secondaire, aux ententes prises avec les locateurs, et aux commandes placées avec les fournisseurs.

 

2. S’il y a lieu, faire installer une rampe d’accès aux personnes à mobilité réduite le plus rapidement possible

Concernant la commande et la facturation, se référer au document Construction d’une rampe d’accès.

 

3. Procéder à l’aménagement du local

Se référer au plan d’aménagement préparé et approuvé par le DGE en activités préparatoires (ENG-0.9) et aux exemples suivants:

 

4. Installer l’équipement téléphonique

Se référer à la procédure ENG-0.27.

 

5. Installer le matériel informatique à l’aide du plan d’aménagement préparé et approuvé par Élections Québec en activités préparatoires

Se référer aux documents suivants:

 

6. S’assurer de la présence d’un système d’alarme

En activités préparatoires, les démarches pour prévoir un système d’alarme ont été entreprises. Se référer à ENG-0.9.

Faire installer et activer le système d’alarme.

Dans le cas où il n’y a pas de système d’alarme, contacter votre coordonnateur qui vous indiquera la marche à suivre.

 

7. S’assurer que les mesures d’urgence sont applicables

Se référer à la procédure URG-1.

 

8. Bien identifier le local

  • une affiche en plexiglas Directeur du scrutin DGE-622 ou Directrice du scrutin DGE-622.1, affiche qui ne doit pas être altérée puisqu’elle est récupérée pour les événements suivants;
  • une affiche en carton recto-verso Directeur du scrutin / Directrice du scrutin DGE-608, si nécessaire à une meilleure identification du local;
  • des étiquettes autocollantes de symbole d’accessibilité universelle ACM-41;
  • des flèches de direction DGE-662 à utiliser, au besoin, selon la configuration.

Ces éléments font partie du matériel expédié par le DGE au début de l’événement.  Se référer à la procédure ENG-18 .

 

9. Afficher le formulaire DGE-3.20 et copie du décret

Le formulaire Adresse du bureau secondaire DGE-3.20 a été produit à la procédure ENG-2.

Date de mise à jour : 19 août 2022