- Échéancier
- Premier jour : -21
- Dernier jour : -16
- Intervenant et mandat
- Directeur du scrutin
Référence légale
Articles 136, 144, 510 et 512 de la Loi électorale
But
Engager, nommer et assermenter le personnel pour la simulation et la compilation des résultats.
Informations préalables
L’embauche et la nomination du personnel pour la simulation et la compilation des résultats sont de votre responsabilité. Par contre, vous pouvez déléguer les actions décrites ci-dessous à l’assistant responsable du recrutement.
Le personnel pour la simulation et la compilation des résultats peut être sélectionné à même le personnel de votre bureau principal.
Procédure
1. Appeler et engager le personnel pour la simulation et la compilation des résultats
Pour la simulation, vous aurez besoin:
- d’un assistant aux résultats qui réalisera lui-même la saisie
Pour la compilation le soir du vote, vous aurez besoin:
- d’un assistant aux résultats
- de quatre aides pour réaliser la saisie
De plus, l’assistant responsable du matériel travaillera le soir de la compilation.
Lorsque vous effectuez les appels, n’oubliez pas de mentionner aux personnes qu’elles doivent apporter un spécimen de chèque lors de leur nomination et de leur assermentation si elles désirent se prévaloir du dépôt direct, si ce n’est déjà fait.
2. Enregistrer les informations sur le personnel pour la simulation et la compilation des résultats
Personnel électoral > Gestion du personnel > Enregistrer le personnel électoral
Veuillez vous référer au document Enregistrer et rechercher le personnel électoral.
Portez une attention particulière lorsque vous saisissez l’adresse et le numéro d’assurance sociale (NAS)
Toute erreur dans la saisie de l’adresse occasionnera des délais de poste supplémentaires, car les chèques seront retournés au DGEQ. Il est donc important de bien saisir le numéro civique et le numéro d’appartement, et ce, dans les cases appropriées.
L’absence du NAS n’empêche pas la création d’une feuille de rémunération, mais il doit absolument être saisi avant l’autorisation de cette feuille de rémunération.
La sauvegarde du dossier d’une personne dans GEP est impossible si le NAS est invalide ou débute par 9. Consulter la page Quoi faire si un NAS débute par un 9 afin de traiter ce type de dossier.
3. Autoriser l’utilisation de votre signature électronique sur les formulaires Nomination et serment DGE-2.3 afin de nommer le personnel pour la simulation et la compilation
Pour que l’assistant responsable du recrutement soit en mesure de produire les formulaires DGE-2.3 en lot, vous devez autoriser l’utilisation de votre signature électronique sur ceux-ci avant leur impression. En apposant votre signature sur ces formulaires, vous procédez ainsi à la nomination du personnel pour la simulation et la compilation.
Personnel électoral > Gestion du personnel > Apposer la signature électronique ou destituer le personnel électoral
- Sélectionner le choix « Apposer la signature électronique » dans la section « Action à effectuer ».
- Faire un choix dans la section « Sélection pour ».
- Cliquer sur le bouton « Ajouter » dans la section « Sélectionner-XXX » pour faire afficher la liste selon le choix fait au point 2.
- Sélectionner un ou des choix. Pour sélectionner tous les éléments, cocher la case dans la première ligne du tableau.
- Cliquer sur « Ok ». Une liste de personnes s’affiche dans la section « Personnel concerné ».
- Cliquer sur le bouton « Apposer la signature électronique ».
4. Donner à l’assistant responsable du recrutement l’autorisation de produire les formulaires DGE-2.3
5. Produire les feuilles de temps du personnel
Personnel électoral > Gestion du personnel > Produire les feuilles de temps
Veuillez vous référer au document Produire et imprimer les feuilles de temps.
6. Recevoir, de la part de l’assistant responsable du recrutement, les formulaires DGE-2.3, les feuilles de temps du personnel et, s’il y a lieu, les documents en lien avec le statut indien et la demande d’exonération d’impôt
Il faut demander aux membres du personnel pour la simulation et la compilation s’il y en a parmi eux qui ont le statut indien ou qui désirent demander l’exonération d’impôt.
Vous devez donc imprimer en quelques copies les formulaires suivants :
- Statut indien et demande d’exonération d’impôt;
- TD-1 – Déclaration des crédits d’impôt personnels de l’Agence du revenu du Canada;
- TP-1015.3 – Déclaration pour la retenue d’impôt de Revenu Québec.
Les personnes qui ont le statut indien ou qui désirent se prévaloir de l’exonération d’impôt doivent inscrire leur nom et signer le formulaire Statut indien et demande d’exonération d’impôt.
Les formulaires TD1 et TP-1015.3 ne doivent être remplis que par les personnes désirant se prévaloir de l’exonération d’impôt (aucune retenue d’impôt).
Ces documents remplis devront être remis à l’assistant responsable de la rémunération et des finances.
7. Assermenter le personnel pour la simulation et la compilation
Prendre note que le DAS et les assistants peuvent également recevoir le serment.
8. Remettre une feuille de temps à chaque employé et lui demander de la remplir au cours de ses journées de travail
Pour les aides, le détail des activités à inscrire sur la feuille de temps se trouve dans la description d’emploi de l’aide général.
9. Classer les formulaires DGE-2.3 avec les spécimens de chèque brochés une fois l’assermentation effectuée et remettre les documents remplis en lien avec le statut indien et la demande d’exonération d’impôt à l’assistant responsable de la rémunération et des finances
10. Identifier le personnel avec un autocollant d’identification
Le personnel pour la simulation et la compilation doit porter, en tout temps, un autocollant d’identification afin qu’on puisse facilement les identifier. Celle-ci est fournie dans le matériel électoral :
- Autocollant d’identification – personnel électoral DGE-605 pour toutes les catégories d’emploi.
Afin de prolonger la durée de vie de l’autocollant, il est suggéré que le personnel l’insère tout simplement dans leur insigne de convention avec corde ACM-39.