- Échéancier
- Premier jour : -33
- Dernier jour : Jour de fermeture
- Intervenant et mandat
- Recrutement
But
Enregistrer les informations sur le personnel du bureau principal et secondaire dans GEP et produire les documents nécessaires à sa nomination et à son assermentation.
Procédure
1. Enregistrer les informations sur le personnel du bureau
Personnel électoral > Gestion du personnel > Enregistrer le personnel électoral
Veuillez vous référer au document Enregistrer et rechercher le personnel électoral.
Au besoin, référez-vous aux documents Gérer les doublons ou Corriger la date de nomination pour un mandat.
Portez une attention particulière lorsque vous saisissez l’adresse et le numéro d’assurance sociale (NAS)
Toute erreur dans la saisie de l’adresse occasionnera des délais de poste supplémentaires, car les chèques seront retournés à Élections Québec. Il est donc important de bien saisir le numéro civique et le numéro d’appartement, et ce, dans les cases appropriées.
L’absence du NAS n’empêche pas la création d’une feuille de rémunération, mais il doit absolument être saisi avant l’autorisation de cette feuille de rémunération.
La sauvegarde du dossier d’une personne dans GEP est impossible si le NAS est invalide ou débute par 9. Consulter la page Quoi faire si un NAS débute par un 9 afin de traiter ce type de dossier.
| Catégorie d’emploi | Mandat à sélectionner dans GEP |
| Assistant – Soutien administratif | soutien ADMIN |
| Assistant – Rémunération et finances | RÉMUN et FIN |
| Assistant – Matériel | Matériel |
| Assistant – Accessibilité et endroits de gestion | ACCESS et ENG |
| Assistant – Formation | Formation |
| Assistant – Informatique | Informatique |
| Assistant – Recrutement | Recrutement |
| Assistant en région | Assistant – Région |
| Assistant – Résultats | Résultats |
| Assistant – Supervision de la révision | Révision |
| Assistant – Supervision du vote | Vote |
| Assistant – Liste électorale | Liste |
| Assistant – Itinérance établissements d’enseignement | EE |
| Assistant – Itinérance installations d’hébergement et domicile de l’électeur | IH-DE |
| Préposé au marquage | Aide général |
| Préposé à la compilation des résultats | Aide général |
| Préposé au recrutement | Aide général |
| Aide | Aide général |
| Aide à la distribution | Aide – Distribution |
| Aide à la surveillance | Aide – Surveillance |
À noter qu’une personne peut avoir plusieurs mandats simultanément pour une même catégorie d’emploi. Vous n’avez donc pas à mettre fin à une assignation lorsque vous désirez ajouter un autre mandat.
Rappel : Séparation des tâches incompatibles – L’assistant responsable de la rémunération et des finances ne peut effectuer, sous aucune considération, les tâches de saisie suivantes dans le système GEP : 1) la création ou la modification d’un dossier d’employé; 2) l’assignation ou la modification d’assignation à un poste ou à une formation. Un assistant ne peut pas être responsable des mandats Rémunération et finances et Recrutement ni avoir un poste d’aide (saisie) – préposé au recrutement.
2. Aviser le DS dès que l’enregistrement est terminé afin que celui-ci appose sa signature électronique sur les formulaires Nomination et serment DGE-2.3 avant leur impression
En apposant sa signature électronique sur les formulaires DGE-2.3, le DS procède ainsi à la nomination du personnel du bureau principal et secondaire.
3. Obtenir l’autorisation du DS pour produire les formulaires DGE-2.3
4. Produire les formulaires DGE-2.3
Personnel électoral > Gestion du personnel > Produire les formulaires de nomination
Veuillez vous référer au document Produire les formulaires de nomination et assermentation DGE-2.3.
Assurez-vous que la date de nomination est antérieure ou égale à la première journée de travail.
Si la signature du DS n’a pas été apposée sur un formulaire DGE-2.3, vous en serez avisé par l’entremise du Rapport de nomination non produite qui est généré automatiquement à la toute fin de l’impression des formulaires DGE-2.3. Pour en savoir plus. référez-vous au document (à ajouter)
5. Produire les feuilles de temps du personnel
Personnel électoral > Gestion du personnel > Produire les feuilles de temps
Veuillez vous référer au document Produire et imprimer les feuilles de temps.
6. Imprimer le formulaire Statut indien et demande d’exonération d’impôt et les autres documents connexes
Il faut demander aux membres du personnel du bureau principal et secondaire s’il y en a parmi eux qui ont le statut indien ou qui désirent demander l’exonération d’impôt.
Si oui, imprimez, en nombre suffisant, le formulaire Statut indien et demande d’exonération d’impôt et remplissez-le avec eux.
Prévoyez également quelques copies des formulaires TD-1 – Déclaration des crédits d’impôt personnels de l’Agence du revenu du Canada et TP-1015.3 – Déclaration pour la retenue d’impôt de Revenu Québec. Ceux-ci ne doivent être remplis que par les personnes désirant se prévaloir de l’exonération d’impôt (aucune retenue d’impôt).