- Échéancier
- Premier jour : -32
- Dernier jour : -26
- Intervenant et mandat
- Recrutement
But
Enregistrer les informations sur les secrétaires de commission de révision, les présidents réviseurs et les substituts dans GEP et les convoquer aux séances de formation les concernant :
- Personnel pour la révision – Formation théorique;
- Formation d’appoint – Personnel pour la révision cumulant la fonction de PTVI ou membre TVI;
- Personnel pour la révision – Formation pratique.
Procédure
1. Recueillir, auprès du DS, la liste des secrétaires, des personnes pressenties pour agir à titre de président réviseur et des substituts qu’il a élaborée en activités préparatoires
2. Enregistrer les informations sur ces personnes et les assigner aux séances de formation
Personnel électoral > Gestion du personnel > Enregistrer le personnel électoral
Si une personne occupe un poste de secrétaire ou de président réviseur pour la révision ordinaire et pour la révision spéciale, elle doit avoir deux assignations d’emploi.
Pour enregistrer le personnel, veuillez vous référer au document Enregistrer et rechercher le personnel électoral.
Pour assigner le personnel aux séances de formation, veuillez vous référer au document Assigner une personne à une séance de formation.
Après la rencontre avec les délégués officiels
3. Recueillir, auprès du DS, le nom des personnes qui ont reçu un avis favorable de la part des participants à la rencontre avec les délégués officiels pour agir à titre de président réviseur et celles qui ont reçu un avis défavorable
4. Mettre à jour le dossier des présidents réviseurs si des changements sont survenus à la suite de cette rencontre
Personnel électoral > Gestion du personnel > Enregistrer le personnel électoral
Veuillez vous référer au document Mettre à jour le dossier de la personne.
5. Produire les fiches d’appel, tant pour les secrétaires que pour les présidents réviseurs et les substituts
Personnel électoral > Gestion du personnel > Produire les fiches d’appel
La fiche d’appel prend la forme d’un message formulé à l’interlocuteur et présente toutes les informations pertinentes sur le poste proposé et la formation qui y est associée.
Veuillez vous référer au document Produire les fiches d’appel.
6. Appeler les personnes identifiées pour agir à titre de secrétaire, de président réviseur et de substitut afin de leur offrir un poste et de les convoquer aux séances de formation
Lorsque vous effectuez les appels, n’oubliez pas de mentionner aux personnes qu’elles doivent apporter un spécimen de chèque à l’une ou l’autre des séances de formation si elles désirent se prévaloir du dépôt direct. Prenez en note sur la fiche d’appel toutes les informations obtenues.
7. Mettre à jour le dossier de ces personnes à la suite des appels
Personnel électoral > Gestion du personnel > Enregistrer le personnel électoral
Portez une attention particulière lorsque vous saisissez l’adresse et le numéro d’assurance sociale (NAS)
Toute erreur dans la saisie de l’adresse occasionnera des délais de poste supplémentaires, car les chèques de paie seront retournés à Élections Québec. Il est donc important de bien saisir le numéro civique et le numéro d’appartement, et ce, dans les cases appropriées.
L’absence du NAS n’empêche pas la création d’une feuille de rémunération, mais il doit absolument être saisi avant l’autorisation de cette feuille de rémunération.
La sauvegarde du dossier d’une personne dans GEP est impossible si le NAS est invalide ou débute par 9. Consulter la page Quoi faire si un NAS débute par un 9 afin de traiter ce type de dossier.
8. S’assurer que tous les postes sont comblés (« Occupe l’emploi » est à « Oui »)
Sinon, selon les indications du DS, combler les postes des personnes qui se sont, par exemple, désistées ou qui ont reçu un avis défavorable.
9. Aviser le DS dès que l’enregistrement est terminé afin que celui-ci autorise l’utilisation de sa signature électronique sur les formulaires Nomination et serment DGE-2.3 avant leur impression
En apposant sa signature électronique sur les formulaires DGE-2.3, le DS procède ainsi à la nomination du personnel de la révision, voir PER-29.