ENG-1 Ouvrir le bureau principal et, s’il y a lieu, vérifier la disponibilité du local du bureau secondaire

Échéancier
Premier jour : -33
Dernier jour : -33
Intervenant et mandat
Thème
Bureau principal et secondaire

Référence légale

Articles 128 et 132 de la Loi électorale

Directives du DGE au DS: DIR-1

But

Prendre possession du local qui servira de bureau principal du DS, vérifier et finaliser, s’il y a lieu, la location du bureau secondaire, installer l’ensemble Dispositif d’accès unifié (DAU), contacter les fournisseurs et ouvrir le bureau principal au public. 

Informations préalables

Le DS a déterminé l’endroit accueillant le bureau principal et, s’il y a lieu,  l’endroit du bureau secondaire au cours des activités préparatoires.

L’ouverture du bureau secondaire au public se fera au jour -21. Se référer à la procédure ENG-43.

Procédure

1. Prendre rendez-vous le plus rapidement possible avec le locateur du local du bureau principal et le cas échéant, celui du bureau secondaire

 

Si un bail conditionnel DGE-18.1-VF a été signé :
  • Obtenir les clés. Aucune autre démarche n’est nécessaire puisque le DGE a déjà approuvé le bail conditionnel et apposé sa signature.

 
Si une entente verbale a été conclue en activités préparatoires :
  • Faire signer un Bail conditionnel DGE-18.1-VF en trois exemplaires originaux. S’assurer d’obtenir copie de la résolution du conseil d’administration tel que stipulé en page 1 du bail conditionnel, le cas échéant. Dans le cas d’une sous-location, joindre une copie du bail qui lie le locataire et le propriétaire (locateur).
  • Obtenir les clés.

 
Si un autre local doit être choisi pour établir le bureau principal ou un bureau secondaire :
  • Si un bail conditionnel a été signé, vous devez l’annuler. Aviser le propriétaire par écrit ou obtenir du propriétaire un avis écrit avant de signer un autre bail conditionnel.
  • Aviser immédiatement votre coordonnateur et lui transmettre l’avis de résiliation.
  • Reprendre la procédure ENG-0.3.
  • Faire signer un Bail conditionnel DGE-18.1-VF en trois exemplaires originaux. S’assurer d’obtenir copie de la résolution du conseil d’administration tel que stipulé en page 1 du bail conditionnel, le cas échéant. Dans le cas d’une sous-location, joindre une copie du bail qui lie le locataire et le propriétaire (locateur).
  • Obtenir les clés. 
  • Mettre à jour les données dans GEP. Se référer à la procédure ENG-0.6, en prenant soin de modifier le statut à « C » (confirmé) pour chacun des bureaux et commissions suivants :
    • BDS;
    • BVDS;
    • CR;
    • CRS.

 

Dans les deux derniers cas, transmettre au DGE sans tarder les trois exemplaires du bail conditionnel signé, et copie de la résolution du conseil d’administration tel que stipulé en page 1 du bail conditionnel, le cas échéant. S’il s’agit d’une sous-location, transmettre également la copie du bail qui lie le locataire et le propriétaire (locateur). Se référer à la procédure ENG-8.

 

2. S’assurer de l’installation de l’ensemble Dispositif d’accès unifié (DAU) au bureau principal

Se référer à la procédure ENG-3.

 

3. Contacter les fournisseurs d’équipements et d’ameublement identifiés en activités préparatoires et expédier, s’il y a lieu, les bons de commande pour faire livrer le matériel

Se référer à la procédure FIN-0.5.

 

4. S’il y a lieu, faire installer une rampe d’accès aux personnes à mobilité réduite le plus rapidement possible

Concernant la commande et la facturation, se référer au document Construction d’une rampe d’accès.

 

5. Ouvrir le bureau principal au public

À partir du décret jusqu’au jour du scrutin, le bureau principal doit être ouvert au public :

  • de 9 h à 21 h du lundi au vendredi
  • de 9 h à 17 h les samedi et dimanche.

Par la suite, il est ouvert au public du jour +1 au jour +4, de 9 h à 17 h.

 

Date de mise à jour : 17 mai 2022