ENG-0.27 Prendre connaissance des informations relatives à la téléphonie

But

Se familiariser avec les services téléphoniques de circonscription et, s’il y a lieu, faire les demandes de lignes filaires auprès des fournisseurs locaux pour les endroits de gestion pour lesquelles l’utilisation d’un cellulaire est impossible.

Informations préalables

Des systèmes téléphoniques IP seront installés dans les bureaux principaux et secondaires. Aucune réquisition ne doit être complétée pour ces bureaux. Un modèle téléphonique général et prédéfini sera implanté par le fournisseur dans l’ensemble des circonscriptions. 

Pour tous problèmes survenant en évènement électoral, vous pourrez contacter le service à la clientèle du fournisseur téléphonique au (418) 644-1090 poste 6666, puis l’option 1 pour le support téléphonique.

Procédure

1. Bureaux principaux

Le fournisseur se chargera de faire l’installation et le branchement des téléphones IP ainsi que de l’adapteur analogique du télécopieur. Lors du passage du technicien, il sera important d’indiquer l’emplacement des 4 téléphones qu’utiliseront les préposés à la saisie des résultats. Si votre aménagement prévoit le déplacement de ces téléphones pour le soir du scrutin, il serait pertinent de valider avec le technicien la faisabilité du passage des câbles réseaux. 

Configuration de base

Le système téléphonique du bureau principal est composé de 13 appareils téléphoniques de type IP. 4 appareils sont multilignes, ce qui permet la prise multiples d’appels. 3 des 4 appareils multilignes sont de type évolués, ce qui permet le transfert d’appels.

• Tableaux synthèse du système téléphonique du bureau principal
• Exemple d’aménagement du bureau principal: système téléphonique

 

2. Bureaux secondaires

Le personnel électoral sera en charge d’installer les téléphones IP ainsi que l’adapteur analogique pour le télécopieur. Le matériel téléphonique requis sera d’abord envoyé au bureau principal, il faudra donc prévoir son transport jusqu’au bureau secondaire. Voir la procédure CSI-272-Guide-de-la-Telephonie-Bureaux-Secondaires

Configuration de base

Le bureau secondaire est équipé de 3 appareils téléphoniques IP de base.

 

3. Autres endroits de gestion

L’utilisation de téléphones cellulaires est privilégiée dans les autres endroits de gestion. Si cela s’avère impossible, vous devrez faire une demande d’installation pour une ligne téléphonique auprès d’un fournisseur local de votre choix sur approbation de votre coordonnateur. La facture doit être acheminée selon la procédure habituelle, voir FIN-5.

 

4. Utilisation des cellulaires

Pour les DS et DAS

Les DS ont tous reçus un cellulaire de la part d’Élections Québec. Les DAS peuvent choisir de recevoir une allocation pour l’utilisation de leur cellulaire personnel ou peuvent, sur demande, obtenir un cellulaire fourni par Élections Québec. 

Pour le personnel électoral

En évènement, aucun appareil cellulaire n’est fourni au personnel électoral. Lors de l’embauche, le DS doit s’assurer que le personnel possède un cellulaire si ce dernier est requis dans le cadre des fonctions du poste occupé. 

Pour l’utilisation du cellulaire personnel dans le cadre des fonctions, une allocation de 15$ par jour est versée pour un maximum de 45$ par personne pour toute la période électorale, peu importe le nombre de postes occupés ou de jours travaillés. Une seule personne par endroit de gestion ou par équipe de vote / révision a droit à cette allocation. L’allocation est versée directement sur la paie. Aucun formulaire n’est requis.

Pour connaitre les catégories d’emploi où l’utilisation de cellulaire personnel dans le cadre des fonctions est autorisée par le DS, consulter la Liste des catégories d’emploi où le cellulaire personnel est autorisé

 

5. Actions à réaliser