PER-1.9 Superviser l’autoformation GEP des assistants ayant des tâches de révision

But

S’assurer que le ou les assistants ayant des tâches de révision disposent de tous les outils nécessaires à leur autoformation et qu’ils s’approprient la matière.   

Informations préalables

Le ou les assistants ayant des tâches de révision disposent de 7 h chacun pour leur autoformation. Ces heures sont inclues dans les banques d’heures allouées pour l’événement et elles sont réparties de la manière suivante :

• 2 h pour la lecture des Directives pour les commissions de révision ordinaire, itinérante et spéciale DGE-21;
• 5 h pour l’autoformation sur GEP.  

Procédure

1. S’assurer que les outils nécessaires à l’autoformation sont fonctionnels

Assurez-vous que les portables destinés aux assistants sont installés au bureau principal avant le moment prévu pour l’autoformation et que vous avez généré les comptes utilisateurs et mots de passe pour accéder à la bibliothèque, car tout ce dont ils ont besoin s’y trouve (voir PER-1.1). 

Le Cahier du participant et le lien vers les capsules d’autoformation sont disponibles dans la section Formation > Personnel du bureau du DS de la bibliothèque. 

 

2. Accueillir les participants à leur arrivée, puis :

• leur faire signer la feuille de présence ;
• leur expliquer les modalités de la Politique sur les frais de déplacement remboursables au personnel électoral (sauf DS et DAS). En résumé, le temps de déplacement pour se rendre au bureau principal pour l’autoformation et en revenir n’est pas rémunéré. Toutefois, le kilométrage peut être réclamé, tant pour les assistants ayant des tâches de révision, si le déplacement est effectué uniquement aux fins de l’autoformation;
• leur préciser qu’aucune allocation pour l’utilisation du cellulaire personnel n’est accordée pour la période d’autoformation.

 

3. Présenter l’objectif de l’autoformation et remettre les documents

L’autoformation est composée de courtes vidéos explicatives, suivies d’exercices. Il est important de respecter l’ordre de visionnement et de réalisation des exercices.

Les documents à préparer et à remettre sont :

• Les directives pour les commissions de révision ordinaire, itinérante et spéciale DGE-21 (matériel électoral transmis par Élections Québec);
• Le cahier du participant pour l’autoformation à l’intention des assistants (Formation > Personnel du bureau du DS).

 

4. Vérifier l’état d’avancement de leur autoformation et se rendre disponible pour répondre à leurs questions

Le ou les assistants sont complètement autonomes dans leur autoformation. Cependant, il est bon de vérifier l’état d’avancement de leur autoformation, de leur rappeler l’importance de prendre connaissance des documents remis pour l’autoformation et de vérifier leur compréhension par quelques questions.

C’est aussi un bon moment pour les sensibiliser à l’importance de lire attentivement leurs procédures.

 

Après l’autoformation

5. Remettre la feuille de présence à l’assistant responsable de la rémunération et des finances

Ce dernier effectuera le suivi de la séance d’autoformation afin de s’assurer que le ou les assistants soient rémunérés pour ces heures.