ENG-0.31 Visiter les établissements d’enseignement et tester le matériel informatique

Référence légale

Articles 262 et 301.23 à 301.28 de la Loi électorale

Directives du DGE au DS : DIR-16

But

Visiter les établissements d’enseignement pour planifier la CRSEE et le BVEE dans ces lieux et s’assurer du bon fonctionnement du matériel informatique.

Informations préalables

Apporter votre portable, le modem (Netgear) et votre cellulaire lors de vos visites afin d’effectuer tous les tests requis et d’en confirmer le tout à Élections Québec.

Procédure

1. Prendre connaissance des documents suivants en lien avec la technologie :

• Exigences techniques d’Élections Québec concernant la connexion pour le service internet des ensembles pour les bureaux de vote dans les établissements d’enseignement (BVEE);
• Guide destiné aux responsables des technologies de l’information dans les établissements d’enseignement.

 

2. Prendre rendez-vous avec les responsables des établissements d’enseignement

Les visites se font soit par le DS soit par le DAS, mais pas conjointement.

Vous assurer de la disponibilité des responsables des secteurs suivants: ressources matérielles, technologies de l’information, communications à l’interne, ressources financières.

 

3. Visiter les établissements d’enseignement et recueillir les renseignements

Afin de planifier l’aménagement des lieux, obtenir un plan de l’espace retenu et prendre note des caractéristiques physiques du local, de ses dimensions et de l’emplacement des portes d’accès, des fenêtres et des prises électriques.

Remplir la partie 2 de la Fiche d’information – Établissement d’enseignement.

Recueillir également les informations suivantes :

• nom et adresse de l’établissement;
• identification du local (lieu spécifique);
• adresse exacte du local, si différente de l’établissement;
• nom et coordonnées des contacts;
• superficie;
• possibilités de stationnement;
• renseignements requis pour Produire les ententes de location et de réservation DGE-18.

*Il n’est pas requis de compléter une grille d’évaluation de l’accessibilité. Élections Québec considère les établissements d’enseignement comme des lieux de vie choisis par la personne qui le fréquente. Ainsi, ils ne sont pas assujettis à l’évaluation de l’accessibilité.

Vous devrez demander au locateur s’il possède, relativement à l’immeuble, une assurance couvrant sa responsabilité pour dommages à la personne et bris des lieux loués. Cette clause sera ajoutée au formulaire DGE-18 seulement pour la location d’espace.

Transmettre par l’entremise de GEP les fiches d’information – Établissement d’enseignement. Se référer à la procédure ENG-0.33.

 

4. Vérifier si l’utilisation d’un téléphone cellulaire est possible dans chaque local identifié pour la révision et le vote

Si l’utilisation d’un cellulaire est impossible, vous devrez prévoir l’installation d’un téléphone filaire. Au besoin, cette étape sera effectuée lors de la prochaine phase des activités préparatoires.

 

5. Tester la connexion internet cellulaire dans chaque local identifié pour la révision et le vote :

• ouvrir et démarrer votre portable d’Élections Québec;
• brancher simplement votre modem (Neatgear) (comme si vous étiez à la maison) au portable;
• ouvrir votre session et vérifier les accès à la bibliothèque, à votre Outlook et à GEP;
• naviguer dans les différentes applications afin de garantir le bon fonctionnement et la connectivité internet cellulaire.

Ne pas tester en branchant le lien filaire qui serait fourni par l’établissement puisque le test sert à tester la connexion au réseau cellulaire qui servira de plan B si le réseau filaire ne fonctionne pas.
Aviser votre coordonnateur rapidement en cas de problème. 

 

6. Confirmer par courriel à votre coordonnateur le bon fonctionnement du matériel informatique dans les établissements d’enseignement

Transmettre un courriel à votre coordonnateur confirmant l’ensemble des tests effectués dans les établissements d’enseignement, en exposant les difficultés rencontrées et les solutions trouvées, le cas échéant.

 

7. Préparer un plan d’aménagement pour chaque local identifié pour la révision et le vote

S’inspirer du document Exemple d’aménagement d’un endroit de gestion dans un établissement d’enseignement en tenant compte des caractéristiques physiques de l’endroit. Indiquer sur le plan l’emplacement d’une ligne téléphonique si l’utilisation d’un cellulaire est impossible.

 

8. Procéder à la réservation du local (à réaliser lors de la phase III des activités préparatoires)

Produire un formulaire à titre de projet pour établir avec le futur locateur l’entente concernant la location ou la réservation du local. Se référer à la procédure FIN-0.3.