ENG-9 Aménager le bureau principal

But

Le DS doit aménager le bureau principal selon les directives du DGE pour être en mesure de recevoir les électeurs, les délégués et les candidats, et leur remettre tous les documents pertinents. Du même coup, il aménage les espaces prévus pour les commissions CR et CRS et le bureau BVDS.

 

Informations préalables

L’aire d’entreposage du matériel électoral devra pouvoir recevoir au décret environ :

  • 25 boîtes de plastique
  • 90 boîtes de carton
  • les équipements informatiques

Le tout livré sur 4 à 6 palettes de bois (48″ de longueur X 40″ de largeur X 60″ de hauteur).

Espace requis externe : 216 pi2 (12 X 18).

Cet espace peut varier à la hausse, d’autant plus lorsqu’il y a des établissements d’enseignement à desservir dans la circonscription. Dans de tels cas, des équipements informatiques supplémentaires doivent être entreposés pour les BVEE et les CRSEE.

 

Procédure

 1. Recevoir l’ameublement et l’équipement

Se référer à la Liste de l’ameublement et de l’équipement que les DS sont autorisés à se procurer pour les bureaux principal et secondaire, aux ententes prises avec les locateurs, et aux commandes placées avec les fournisseurs.

 

2. S’il y a lieu, faire installer une rampe d’accès aux personnes à mobilité réduite le plus rapidement possible

Concernant la commande et la facturation, se référer au document Construction d’une rampe d’accès.

 

3. Procéder à l’aménagement du local

Se référer au plan d’aménagement préparé et approuvé en activités préparatoires à l’activité ENG-0.4 et aux exemples suivants:

Aménager l’espace pour recevoir le matériel

  • Assembler les unités d’étagères : au moins 6 unités de 48″ de longueur X 80″ de hauteur X 18″ de profondeur avec 8 tablettes de 10″ de largeur, louées par le DS.

 

4. Se procurer les fournitures nécessaires pour ouvrir les boîtes de livraison

Prévoir pinces coupantes (ou gros ciseaux) et exacto.

 

5. S’assurer de la présence d’un système d’alarme

En activités préparatoires, les démarches pour prévoir un système d’alarme ont été entreprises.

Dans le cas où le système d’alarme n’est pas encore en fonction, engager les services d’une firme de sécurité afin de permettre la surveillance du bureau pendant les heures de fermeture. Cette mesure doit être temporaire, jusqu’à l’installation du système d’alarme.

 

6. Au besoin, prévoir une estampe ou des étiquettes autocollantes à imprimer

Vous procurer, selon vos besoins, une estampe avec l’adresse et le numéro de téléphone du bureau principal ou des étiquettes autocollantes à imprimer. Ces items peuvent être apposés, notamment, sur:

  • les formulaires de paiement, en ajoutant signature et date;
  • les dépliants à l’intention des électeurs;
  • les formulaires Message important de la commission de révision DGE-20.

 

7. S’assurer que les mesures d’urgence sont applicables

Se référer à la procédure URG-1.

 

8. Afficher le formulaire signé DGE-3 et la copie du décret

Le formulaire DGE-3 a été produit à la procédure ENG-2.

 

9. Bien identifier le local

  • une affiche en plexiglas Directeur du scrutin DGE-622 ou Directrice du scrutin DGE-622.1, affiche qui ne doit pas être altérée puisqu’elle est récupérée pour les événements suivants;
  • une affiche en carton recto-verso Directeur du scrutin / Directrice du scrutin DGE-608, si nécessaire à une meilleure identification du local;
  • des étiquettes autocollantes de symbole d’accessibilité universelle ACM-41;
  • des flèches de direction DGE-662 à utiliser, au besoin, selon la configuration.

Ces éléments font partie du matériel expédié par le DGE au début de l’événement.  Se référer à la procédure ENG-18 .

 

 

Date de mise à jour : 22 août 2022