ENG-0.4 Planifier et transmettre le plan d’aménagement du bureau principal

But

Planifier l’aménagement physique des lieux et l’installation des lignes téléphoniques.

Informations préalables

Utiliser les informations recueillies à la procédure ENG-0.3.

Procédure

1. Planifier l’aménagement du bureau principal

Se référer à l’exemple d’aménagement du bureau principal et à la Liste de l’ameublement et de l’équipement que les DS sont autorisés à se procurer pour les bureaux principal et secondaire.

Le classeur fourni par Élections Québec dont dispose le DS à son domicile, ne peut être déménagé au bureau principal pour l’événement. En conséquence, le DS doit prévoir la location d’un classeur au bureau principal pour son usage.

S’inspirer du document Exemple d’aménagement du bureau de la commission de révision en tenant compte des caractéristiques physiques de l’endroit. Chaque endroit d’une commission de révision comprenant une aire d’attente doit disposer d’une superficie d’environ 400 pieds carrés (37 mètres carrés), et doit permettre l’installation d’une ligne téléphonique à l’usage exclusif du personnel de la commission de révision.

Élaborer le plan d’aménagement en identifiant les principaux espaces (incluant: ordinateurs, téléphones, photocopieur multifonctions avec télécopieur, scanneur) :

• l’accueil;
• une aire d’attente pour les électeurs;
• la CR qui se prolonge en CRS;
• les bureaux de vote BVDS;
• les bureaux du DS, du DAS et des assistants responsables des mandats soutient administratif, rémunération, finances et matériel;
• la CRI afin de réaliser certaines tâches administratives avant son départ et à son retour;
• l’équipe de vote itinérant (BVIH, BVI-BVDE) afin de réaliser certaines tâches administratives avant leur départ et à leur retour;
• le marquage en lot du vote itinérant et du vote par anticipation;
• la simulation et la compilation des résultats du vote le soir du scrutin;
• le dépouillement du vote des BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS et BVEE (vote intra circonscription exercé dans les établissements d’enseignement);
• la formation du personnel électoral;
• l’installation des équipements d’infrastructure informatiques (Internet, DUCC, Imprimante multifonction) centralisée en considérant que le signal du réseau sans fil couvre un rayon de 70 pieds;
• l’espace nécessaire pour l’installation du DUCC est de 24″ de largeur, 15″de hauteur et 18″ de profondeur et le câble d’alimentation électrique est d’une longueur de 15 pieds.

Identifier de façon claire et précise la présence des murs de béton et si le bureau est sur des étages différents. Aménager le bureau de sorte que les postes de travail demeurent dans un rayon de 70 pieds du DUCC et dépourvu d’obstacle apparent tel un mur de béton.

De plus, il faut prévoir l’espace pour :

• les étagères pour le matériel : au moins 6 unités de 48″ de longueur X 80″ de hauteur X 18″ de profondeur avec 8 tablettes de 10″ de largeur, louées par le DS;
• le classement des documents de la révision et du BVDS;
• l’entreposage et le transit du matériel pour la révision et le vote dans les établissements d’enseignement;
• le montage des urnes.

 

2. Planifier l’installation du système téléphonique

À partir du document de référence Tableau synthèse du système téléphonique du bureau principal, consigner sur le plan élaboré au point 1 :

• l’emplacement de chaque appareil téléphonique (indiquer le numéro 1 à 13);
• les téléphones qui serviront pour plus d’une activité;
• l’emplacement des 4 téléphones réservés aux proposés pour la saisie des résultats.

En cas de force majeure, l’installation de prises supplémentaires pourrait être nécessaire, mais une telle demande doit être approuvée par l’équipe des ressources matérielles d’Élections Québec.

Les détails relatifs à la téléphonie se trouve dans la procédure ENG-0.27.

 

3. S’assurer de l’accessibilité des lieux

Se référer au document Guide accessibilité des locaux pour la tenue d’un événement électoral.

Se référer au document Construction d’une rampe d’accès pour préparer la demande de prix, s’il y a lieu.

 

4. Transmettre le plan d’aménagement par GEP

Numériser et transmettre le plan d’aménagement élaboré pour le bureau principal, par l’entremise de GEP. Pour ce faire, consulter le document Transmettre des documents à Élections Québec à partir du point 5.